PAGE幼兒園檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在幼兒園教育教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職員工在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理、歸檔和保管等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則幼兒園檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映幼兒園各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集幼兒園在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)真實(shí)可靠。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及幼兒園機(jī)密、個(gè)人隱私等的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門幼兒園設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)檔案的集中管理工作。檔案室可隸屬于辦公室或其他合適的部門。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善幼兒園檔案收集管理制度及相關(guān)工作流程。2.組織開(kāi)展檔案收集工作，指導(dǎo)各部門及教職員工正確收集、整理檔案資料。3.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)、保管，維護(hù)檔案的安全，定期檢查檔案保管情況，防止檔案損壞、丟失、霉變等。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作。6.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析，提出改進(jìn)建議，不斷提高檔案管理水平。7.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作。三、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.幼兒園發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。2.園務(wù)會(huì)議、行政會(huì)議記錄、紀(jì)要等。3.上級(jí)部門下發(fā)的與幼兒園相關(guān)的文件、通知、指示等。4.幼兒園規(guī)章制度、崗位職責(zé)、考核辦法等。5.幼兒園機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人事任免、工資福利等文件材料。6.幼兒園對(duì)外交流合作、接待來(lái)訪等活動(dòng)的文件材料。7.幼兒園安全管理、衛(wèi)生保健、后勤保障等方面的文件材料。（二）教育教學(xué)類檔案1.各年齡段教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)反思等。2.教師教學(xué)活動(dòng)記錄、觀摩課記錄、教學(xué)成果等。3.幼兒學(xué)籍檔案，包括入園登記表、體檢表、考勤記錄、成績(jī)報(bào)告單等。4.課程建設(shè)、教材選用、教學(xué)改革等方面的文件材料。5.幼兒教育科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過(guò)程、成果鑒定等材料。6.幼兒園組織的各類教育教學(xué)活動(dòng)方案、總結(jié)、照片、視頻等。（三）師資隊(duì)伍建設(shè)類檔案1.教師招聘、培訓(xùn)、進(jìn)修、考核等文件材料。2.教師專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審、聘任等材料。3.教師師德師風(fēng)建設(shè)相關(guān)材料。4.教師獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)稱號(hào)等復(fù)印件。（四）學(xué)生管理類檔案1.幼兒入園、離園手續(xù)辦理材料。2.幼兒日常行為規(guī)范、品德教育等方面的記錄。3.幼兒在園期間的獎(jiǎng)懲情況記錄。4.家園溝通記錄，包括家長(zhǎng)會(huì)記錄、家長(zhǎng)意見(jiàn)反饋等。（五）財(cái)務(wù)資產(chǎn)類檔案1.幼兒園財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.財(cái)務(wù)收支憑證、賬目報(bào)表等。3.固定資產(chǎn)登記、清查、處置等文件材料。4.采購(gòu)合同、報(bào)銷憑證等與財(cái)務(wù)相關(guān)的資料。（六）基建后勤類檔案1.幼兒園建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等文件材料。2.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等。3.校園設(shè)施設(shè)備采購(gòu)、維修、保養(yǎng)記錄。4.食堂管理、食品采購(gòu)、衛(wèi)生檢查等方面的文件材料。四、檔案收集要求（一）及時(shí)性各部門及教職員工應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的檔案資料收集整理，移交檔案室。一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案資料的收集歸檔工作。（二）完整性檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、簽批單等，確保能夠全面反映工作的全過(guò)程。（三）準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)經(jīng)過(guò)認(rèn)真核對(duì)，確保真實(shí)可靠。（四）規(guī)范性檔案資料應(yīng)按照統(tǒng)一的格式、字體、編號(hào)等要求進(jìn)行整理，書寫工整、字跡清晰，簽字蓋章齊全。（五）真實(shí)性檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得編造、篡改。五、檔案收集流程（一）部門收集各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，并按照檔案分類要求進(jìn)行初步整理。收集過(guò)程中，應(yīng)確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）移交檔案室各部門收集整理好的檔案資料，應(yīng)定期移交至檔案室。移交時(shí)，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。（三）檔案室審核檔案室對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行審核，檢查檔案資料是否齊全完整、符合要求。對(duì)不符合要求的檔案資料，及時(shí)反饋給移交部門，要求其進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（四）整理歸檔檔案室對(duì)審核通過(guò)的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類、編目、裝訂等工作，按照檔案管理的規(guī)范要求進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。六、檔案整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.行政管理類檔案按照年度類別進(jìn)行分類，如20XX年園務(wù)管理、20XX年人事管理等。2.教育教學(xué)類檔案按照學(xué)科年級(jí)年度進(jìn)行分類，如語(yǔ)文小班20XX年、數(shù)學(xué)中班2XXX年等。3.師資隊(duì)伍建設(shè)類檔案按照類別年度進(jìn)行分類，如教師培訓(xùn)20XX年、教師考核20XX年等。4.學(xué)生管理類檔案按照幼兒類別年度進(jìn)行分類，如小班20XX年、中班20XX年等。5.財(cái)務(wù)資產(chǎn)類檔案按照年度類別進(jìn)行分類，如20XX年財(cái)務(wù)預(yù)算、20XX年固定資產(chǎn)管理等。6.基建后勤類檔案按照項(xiàng)目年度進(jìn)行分類，如教學(xué)樓建設(shè)20XX年、食堂改造20XX年等。（三）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于管理和查找。編號(hào)可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如行政管理類檔案編號(hào)為XZ20XX001，其中XZ表示行政管理類，20XX表示年度，001表示該年度此類檔案的順序號(hào)。其他各類檔案編號(hào)規(guī)則類推。（四）編目要求檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。案卷封面應(yīng)填寫檔案類別、年度、案卷題名、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等信息；卷內(nèi)目錄應(yīng)依次填寫序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容；備考表應(yīng)填寫本卷情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期等信息。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜（架）、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映幼兒園主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)幼兒園和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)幼兒園工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（三）定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年至少進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。（四）數(shù)字化管理積極推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作，將重要檔案資料進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的查閱和利用。同時(shí)，做好電子檔案的備份和安全管理工作，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱涉及幼兒園機(jī)密、個(gè)人隱私等重要檔案資料的，需經(jīng)幼兒園分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.幼兒園內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱涉及幼兒園機(jī)密、個(gè)人隱私等重要檔案資料的，需經(jīng)幼兒園主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。九、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)檔案資料的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.對(duì)涉及幼兒園機(jī)密、個(gè)人隱私等重要檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止泄露。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，防止檔案信息被不當(dāng)獲取或傳播。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案室的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如安裝防火設(shè)備、控制溫濕度、放置防蟲藥品等。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保檔案管理工作的安全運(yùn)行。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限和處置方式。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合分析檔案的價(jià)值，確定其保管期限和處置方式。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申