PAGE殘協(xié)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強殘協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在殘協(xié)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘協(xié)機關(guān)及所屬各部門、各分支機構(gòu)在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：殘協(xié)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映殘協(xié)各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和整理殘協(xié)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設(shè)置殘協(xié)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案管理工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善殘協(xié)檔案管理制度。2.負責組織、指導(dǎo)和監(jiān)督殘協(xié)各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理殘協(xié)各類檔案，做好檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。7.參與涉及檔案的重大活動和重要決策，提供檔案信息支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與殘協(xié)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.殘協(xié)制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.殘協(xié)召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。4.殘協(xié)開展各項業(yè)務(wù)活動形成的文件、資料、報表等。5.殘協(xié)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等。6.殘協(xié)工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。7.殘協(xié)獲得的榮譽證書、獎勵文件等。8.其他與殘協(xié)工作有關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作中形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準確，確保檔案材料的真實性和原始性。3.對重要檔案應(yīng)進行備份，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成檔案損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標準。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，定期進行檢查和維護。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護。3.對重要檔案應(yīng)實行專柜保管，嚴格限制查閱人員。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括殘協(xié)制定的重要規(guī)章制度、涉及重大權(quán)益的文件、重要會議記錄等。3.長期保管的檔案一般為10年至50年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、人事檔案等。4.短期保管的檔案一般為1年至10年，主要包括臨時性的文件、資料等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況準確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理。3.建立檔案清查記錄，詳細記錄清查時間、清查人員、清查結(jié)果等信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合殘協(xié)的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷、逐件審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的價值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合實際情況進行調(diào)整。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報殘協(xié)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案管理部門按照審批意見，編制檔案銷毀清單，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案的清查、鑒定、銷毀等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.采用計算機軟件等手段進行統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。（三）統(tǒng)計報表1.檔案管理部門應(yīng)定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，反映檔案管理工作的基本情況。2.統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、報送及時，確保上級主管部門能夠及時了解殘協(xié)檔案管理工作的動態(tài)。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)大局原則：圍繞殘協(xié)的中心工作，積極提供檔案信息服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和社會公益事業(yè)服務(wù)。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.殘協(xié)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱殘協(xié)檔案。3.司法機關(guān)、社會組織等因依法履行職責需要查閱殘協(xié)檔案。4.其他經(jīng)殘協(xié)批準的單位和個人因特殊需要查閱殘協(xié)檔案。（三）利用手續(xù)1.殘協(xié)內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級機關(guān)、有關(guān)部門查閱殘協(xié)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫檔案查閱申請表，經(jīng)殘協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、社會組織等查閱殘協(xié)檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并填寫檔案查閱申請表，經(jīng)殘協(xié)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。4.其他經(jīng)殘協(xié)批準的單位和個人查閱殘協(xié)檔案，應(yīng)出具單位介紹信或個人身份證明，并填寫檔案查閱申請表，經(jīng)殘協(xié)相關(guān)部門審核同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定進行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（五）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容和數(shù)量等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將工作中形成的電子文件收集齊全，并按照檔案整理的要求進行分類、編號、編目等整理工作。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進行存儲，確保其可讀性和可利用性。3.對電子文件的元數(shù)據(jù)應(yīng)進行規(guī)范采集和整理，保證元數(shù)據(jù)的完整性和準確性。（二）電子檔案的保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行備份存儲，確保電子檔案的安全。2.定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或病毒感染。3.對電子檔案的存儲環(huán)境應(yīng)進行嚴格控制，保持溫度、濕度適宜，防止電子設(shè)備故障。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)平臺或?qū)Ｓ密浖M行，確保利用過程的安全和便捷。2.利用者應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行電子檔案的查閱、下載、打印等操作，不得擅自修改或刪除電子檔案。3.對電子檔案的利用情況應(yīng)進行記錄，包括利用者姓名、單位、