PAGE審計(jì)局檔案三合一制度方案一、總則（一）目的為加強(qiáng)審計(jì)局檔案管理，提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，便于檔案的保管、利用和開發(fā)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合審計(jì)局工作實(shí)際，制定本方案。（二）適用范圍本方案適用于審計(jì)局機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則審計(jì)局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.齊全完整原則全面收集、整理審計(jì)工作中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則嚴(yán)格按照國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號、編目等工作。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)對全局檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.集中統(tǒng)一管理本局各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.組織開展檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱利用工作，提供必要的檔案信息和線索。4.參與檔案管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳活動，提高自身檔案管理意識和能力。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。2.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、分類、編號、編目、上架等工作，保證檔案排列有序，便于查找。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案的編研工作，編寫檔案檢索工具和參考資料，為檔案利用提供便利。5.熱情接待檔案查閱利用者，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，及時(shí)提供所需檔案，并做好利用登記工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類審計(jì)局檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等五大類。1.文書檔案主要包括審計(jì)局在行政管理活動中形成的各類文件材料，如上級文件、本局文件、會議文件、請示報(bào)告、工作計(jì)劃與總結(jié)等。按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行整理。2.業(yè)務(wù)檔案指審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的各類檔案，包括審計(jì)通知書、審計(jì)工作方案、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書等。按照審計(jì)項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目單獨(dú)組卷。3.會計(jì)檔案涵蓋審計(jì)局財(cái)務(wù)活動中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料。按照會計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，按年度保管期限分類整理。4.聲像檔案記錄審計(jì)局重要活動、會議、審計(jì)現(xiàn)場等具有保存價(jià)值的照片、錄音、錄像等資料。按照形成時(shí)間內(nèi)容分類整理。5.電子檔案以數(shù)字形式存儲在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的各類檔案，包括電子文件、電子數(shù)據(jù)等。按照電子檔案管理的要求，進(jìn)行分類存儲和管理。（二）檔案編號1.文書檔案編號采用年度機(jī)構(gòu)代碼保管期限代碼流水號的編號方式。例如：20230110001，其中“2023”表示年度，“01”表示機(jī)構(gòu)代碼，“10”表示保管期限代碼（永久為10，定期30年為20，定期10年為11），“001”表示流水號。2.業(yè)務(wù)檔案編號按照審計(jì)項(xiàng)目編號進(jìn)行管理，審計(jì)項(xiàng)目編號采用年度項(xiàng)目類別代碼流水號的方式。例如：2023SJ001，其中“2023”表示年度，“SJ”表示審計(jì)項(xiàng)目類別代碼，“001”表示流水號。3.會計(jì)檔案編號采用年度類別代碼保管期限代碼流水號的編號方式。例如：2023KJ10001，其中“2023”表示年度，“KJ”表示會計(jì)檔案類別代碼，“10”表示保管期限代碼（同文書檔案），“001”表示流水號。4.聲像檔案編號按照形成時(shí)間順序編號，格式為年度流水號。例如：2023001，表示2023年形成的第1份聲像檔案。5.電子檔案編號與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，在電子文件名中體現(xiàn)編號信息，便于查找和關(guān)聯(lián)。四、檔案整理（一）文書檔案整理1.收集齊全本機(jī)關(guān)在年度內(nèi)形成的各類文件材料，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件等。2.對收集到的文件材料進(jìn)行分類，按照年度機(jī)構(gòu)保管期限的順序進(jìn)行排列。3.對每份文件材料進(jìn)行編號，填寫文件目錄，包括文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。4.按照文件目錄順序，將文件材料裝訂成冊，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊、牢固。5.編制檔案盒封面、盒脊信息，包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等內(nèi)容。（二）業(yè)務(wù)檔案整理1.按照審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施流程，收集整理審計(jì)過程中形成的各類文件材料，包括審計(jì)通知書、審計(jì)工作方案、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書等。2.對每份文件材料進(jìn)行編號，填寫卷內(nèi)目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。3.按照卷內(nèi)目錄順序，將文件材料排列整齊，編寫頁碼，采用A4紙打印卷內(nèi)備考表，放在卷末，記錄卷內(nèi)文件材料的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。4.編制審計(jì)項(xiàng)目檔案卷皮，包括全宗號、目錄號、案卷號、審計(jì)項(xiàng)目名稱、審計(jì)機(jī)關(guān)名稱、審計(jì)時(shí)間、保管期限、密級等內(nèi)容。5.將整理好的審計(jì)項(xiàng)目檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊信息，與文書檔案盒信息填寫要求一致。（三）會計(jì)檔案整理1.按照會計(jì)檔案的類別，收集整理會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等材料。2.對會計(jì)憑證進(jìn)行整理，按照記賬憑證的編號順序排列，檢查憑證的完整性和準(zhǔn)確性，剔除重復(fù)和無用的憑證附件。3.對會計(jì)賬簿進(jìn)行整理，按照賬簿的種類和年度順序排列，檢查賬簿的賬頁是否齊全、賬目是否清晰。4.對財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行整理，按照年度和報(bào)告種類順序排列，檢查報(bào)告內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。5.分別編制會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的卷內(nèi)目錄，填寫卷內(nèi)備考表，編寫頁碼。6.編制會計(jì)檔案卷皮，填寫全宗號、目錄號、案卷號、年度（會計(jì)年度）、類別、保管期限、密級等內(nèi)容。7.將整理好的會計(jì)檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊信息，與文書檔案盒信息填寫要求一致。（四）聲像檔案整理1.對收集到的照片、錄音、錄像等聲像資料進(jìn)行分類，按照形成時(shí)間順序排列。2.為每份聲像資料編寫文字說明，包括拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等基本信息。3.對照片進(jìn)行編號，填寫照片檔案目錄，包括照片號、題名、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、攝影者、文字說明等信息。4.對錄音、錄像資料進(jìn)行編號，填寫錄音（錄像）檔案目錄，包括錄制號、題名、錄制時(shí)間、錄制地點(diǎn)、錄制人、文字說明等信息。5.將聲像資料整理成冊或裝入專用檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊信息，與文書檔案盒信息填寫要求一致。（五）電子檔案整理1.在審計(jì)工作過程中，同步收集和整理電子文件，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照電子檔案分類方案，對電子文件進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。3.對電子文件進(jìn)行命名，文件名應(yīng)體現(xiàn)文件的編號、題名、日期等關(guān)鍵信息，便于查找和識別。4.對電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，包括文件的責(zé)任者、日期、格式、大小等信息，確保電子檔案的可追溯性。5.定期對電子檔案進(jìn)行備份，采用異地備份、磁帶備份等多種方式，確保電子檔案的安全。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間，面積應(yīng)滿足檔案存儲的需求。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、密集架等，檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，牢固耐用，便于檔案的存放和管理。3.庫房內(nèi)設(shè)置溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。4.庫房內(nèi)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，如火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲藥品、防鼠板等。（二）檔案保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案的存儲設(shè)備正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)安全可靠。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。5.建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱、歸還情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的安全。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。2.檔案鑒定工作小組按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合審計(jì)局工作實(shí)際，對已到期的檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保存價(jià)值。4.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.根據(jù)檔案鑒定工作小組的銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，包括檔案名稱、文號、責(zé)任者、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并確保銷毀過程的安全和徹底。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)邀請審計(jì)局紀(jì)檢監(jiān)察部門人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明，并永久保存檔案銷毀清冊。七、檔案利用（一）利用范圍1.審計(jì)局內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱審計(jì)局檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱審計(jì)局檔案。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。如需復(fù)印、拍照檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記1.在檔案查閱利用過程中，檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄檔案查閱利用的時(shí)間、內(nèi)容、查閱人、批準(zhǔn)人等信息。2.檔案利用登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行，確保登記信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯。3.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的頻率、內(nèi)容、對象等情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立涵蓋審計(jì)局各類檔案信息的數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子圖像文件，確保圖像清晰、完整、可讀。同時(shí)，對電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和整理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合審計(jì)局檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全。3.檔案信息資源整合將檔案管理系統(tǒng)與審計(jì)局其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)檔案信息與業(yè)務(wù)信息的互聯(lián)互通，為審計(jì)工作提供有力支持。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段（[具體時(shí)間區(qū)間1]）制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.準(zhǔn)備階段（[具體時(shí)間區(qū)間2]）開展檔案數(shù)字化加