PAGE禁毒社會工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強禁毒社會工作檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在禁毒工作中的作用，依據相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內所有與禁毒社會工作相關的檔案管理工作，包括但不限于服務對象檔案、項目活動檔案、工作記錄檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映禁毒社會工作的實際情況，不得虛假記錄或篡改。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與禁毒工作相關的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴格保護檔案中涉及的個人隱私和敏感信息，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統一的標準和規(guī)范，確保檔案的質量和管理效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善禁毒社會工作檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。4.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，提供檔案管理方面的培訓和咨詢服務。（二）各部門職責1.負責本部門禁毒社會工作檔案的收集、整理和初步分類工作，并及時移交檔案管理部門。2.嚴格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成和保管，確保檔案質量。3.積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協助。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、借閱登記等。3.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完好。4.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案收集（一）收集范圍1.服務對象檔案：包括服務對象基本信息、吸毒情況、戒毒康復記錄、幫扶計劃與實施記錄、評估報告等。2.項目活動檔案：項目策劃書（含可行性研究報告）、實施方案、活動記錄（含照片、視頻、文字資料等）、項目總結報告、資金使用情況報告等。3.工作記錄檔案：會議記錄、培訓記錄、工作臺賬、統計報表、工作總結、工作計劃等。4.其他與禁毒社會工作相關的文件、資料，如上級部門文件、政策法規(guī)、調研報告、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案材料的及時、準確收集。2.收集的檔案材料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保文件的可讀性和完整性。4.檔案收集人員應及時將收集到的檔案材料移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。四、檔案整理（一）分類標準1.年度分類法：按照檔案形成的年度進行分類，將每年的檔案分為若干類別。2.機構分類法：根據本公司/組織內部機構設置，將檔案分為不同的機構類別。3.問題分類法：按照禁毒社會工作涉及的問題，如戒毒康復、預防教育、幫扶救助等進行分類。（二）整理步驟1.區(qū)分全宗：將本公司/組織形成的檔案與其他單位形成的檔案區(qū)分開來，確定全宗范圍。2.分類：按照分類標準，對檔案進行分類，形成一級類目、二級類目等。3.編號：為每個類別和每份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。5.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大項目或緊急事件形成的檔案，應在項目結束或事件處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，檢查檔案的整理質量和完整性。2.審核合格的檔案，按照歸檔要求進行上架存放，并在檔案管理系統中進行登記。3.對不符合歸檔要求的檔案，退回原部門進行補充或整改，直至符合要求后再行歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管要求1.分類存放：按照檔案分類體系，將檔案分類存放，便于查找和管理。2.標識清晰：在檔案柜和檔案盒上標明檔案類別、年度、起止編號等信息，便于識別。3.定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問題及時處理。4.安全防護：加強檔案庫房的安全防護措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設備，確保檔案的安全。5.電子檔案保管：對于電子檔案，應采用安全可靠的存儲設備進行備份，并定期進行數據檢查和維護，防止數據丟失或損壞。七、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關政府部門及其他單位因工作需要查閱檔案。3.司法機關因辦案需要查閱檔案。（二）利用程序1.查閱申請：利用者填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并提交所在部門負責人審核。2.審核批準：部門負責人對查閱申請進行審核，同意后簽字批準，并報檔案管理部門備案。3.查閱登記：檔案管理人員根據批準的查閱申請，辦理查閱登記手續(xù)，記錄查閱者姓名、單位、查閱時間、查閱內容等信息。4.查閱服務：檔案管理人員按照查閱申請，提供相應的檔案供利用者查閱，并在現場進行監(jiān)督。5.歸還歸檔：查閱完畢后，利用者應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還登記手續(xù)，并將檔案歸還原位。（三）借閱規(guī)定1.借閱申請：因工作需要借閱檔案的，利用者填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限、借閱內容等信息，并提交所在部門負責人審核。2.審核批準：部門負責人對借閱申請進行審核，同意后簽字批準，并報檔案管理部門備案。3.借閱登記：檔案管理人員根據批準的借閱申請，辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱者姓名、單位、借閱時間、借閱期限、借閱內容等信息，并向借閱者發(fā)放檔案借閱證。4.借閱服務：檔案管理人員按照借閱申請，提供相應的檔案供利用者借閱，并告知借閱者檔案的保管要求和注意事項。5.歸還歸檔：借閱期限屆滿，利用者應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還登記手續(xù)，并收回檔案借閱證。如因特殊情況需要延期借閱的，利用者應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，利用者應填寫檔案復制申請表，注明復制目的、復制內容、復制份數等信息，并提交所在部門負責人審核。2.部門負責人對復制申請進行審核，同意后簽字批準，并報檔案管理部門備案。3.檔案管理人員根據批準的復制申請，對檔案進行復制，并在復制件上加蓋“本件與原件核對無誤”章和檔案管理部門印章。4.復制后的檔案由檔案管理人員按照檔案利用程序進行管理，利用者應按照規(guī)定使用復制件，不得擅自擴大使用范圍。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內容、來源、時間、價值等因素。2.價值評估原則：根據檔案的歷史價值、現實價值和保存價值，對檔案進行價值評估。3.慎重決定原則：對于擬銷毀的檔案，應經過慎重研究和決定，確保銷毀的必要性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接審查檔案內容，判斷檔案的價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關資料進行分析比較，確定檔案的價值。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強的檔案，可咨詢相關專家，聽取專家意見，確定檔案的價值。（四）保管期限劃分1.永久保管：對于具有重要歷史價值、現實意義和長期利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：對于在一定時期內具有查考利用價值的檔案，根據其重要程度和保存期限，分為30年、10年等不同期限保管。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行登記，編制銷毀清冊，注明檔案編號題名、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊報本公司/組織負責人審批。3.銷毀實施：經批準后，由檔案管理人員會同相關人員在指定地點對檔案進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。4.監(jiān)銷：銷毀過程應進行監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案丟失或泄露。5.銷毀記錄：銷毀完畢后，將銷毀清冊及銷毀過程記錄等資料整理歸檔，永久保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的禁毒社會工作檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理和編目要求，將檔案信息錄入檔案信息化管理系統，確保數據的準確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統中的數據進行維護和更新，及時補充新形成的檔案信息，刪除已銷毀或不再需要保存的檔案數據。（三）系統安全管理1.加強檔案信息化管理系統的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和數據泄露。2.定期對系統進行備份，確保數據的安全性和可恢復性。3.安裝防病毒軟件和防火墻，及時更新系統補丁，防范網絡安全