PAGE反校疫情防控檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校疫情防控檔案管理，確保疫情防控工作中各類文件、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查詢和利用，為學(xué)校疫情防控決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校在疫情防控期間形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于疫情防控工作方案、應(yīng)急預(yù)案、人員信息統(tǒng)計(jì)、物資采購與管理記錄、防控措施執(zhí)行情況記錄、疫情監(jiān)測與報(bào)告記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校疫情防控工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理疫情防控工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到格式規(guī)范、分類科學(xué)、編號有序。5.保密性原則：對涉及個(gè)人隱私、學(xué)校機(jī)密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校疫情防控檔案管理制度，指導(dǎo)各部門做好檔案收集、整理、歸檔工作。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校疫情防控檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.定期對檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和編目，編制檔案檢索工具，方便查詢和借閱。4.負(fù)責(zé)檔案的保密工作，制定保密措施，防止檔案信息泄露。5.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和各部門人員的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門疫情防控檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期將本部門的疫情防控檔案移交至檔案管理部門歸檔。3.在疫情防控工作中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，妥善保管各類文件、資料，不得擅自銷毀或丟失。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校疫情防控工作領(lǐng)導(dǎo)小組及各專項(xiàng)工作小組形成的文件、會(huì)議記錄、決策事項(xiàng)等。2.疫情防控工作方案、應(yīng)急預(yù)案及修訂情況記錄。3.師生員工健康信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表、行程軌跡記錄、核酸檢測報(bào)告等。4.校園封閉管理、人員出入管控、體溫檢測等防控措施執(zhí)行情況記錄。5.防疫物資采購計(jì)劃、采購合同、出入庫記錄、物資使用情況統(tǒng)計(jì)等。6.校園環(huán)境消毒記錄、通風(fēng)換氣記錄、垃圾處理記錄等。7.疫情監(jiān)測與報(bào)告記錄，包括發(fā)熱病例、疑似病例、確診病例的排查、報(bào)告、處置情況等。8.線上教學(xué)相關(guān)資料，如教學(xué)計(jì)劃、課程安排、教學(xué)資源、學(xué)生學(xué)習(xí)情況反饋等。9.疫情防控宣傳教育資料，如宣傳海報(bào)、宣傳手冊、新聞報(bào)道等。10.與疫情防控相關(guān)的其他文件、資料。>（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在疫情防控工作中形成的各類文件、資料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照疫情防控工作的不同方面，將檔案分為綜合管理類、人員信息類、物資管理類、防控措施類、疫情監(jiān)測與報(bào)告類、教學(xué)管理類、宣傳教育類等類別。2.編號：為每個(gè)類別下的檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于管理和查詢。3.編目：對每份檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，保持檔案的整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在疫情防控工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本部門的檔案整理完畢并移交至學(xué)校檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對接收的檔案進(jìn)行審核、登記，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準(zhǔn)確，編號清晰，編目完整。2.將紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)歸檔，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系。3.對重要的疫情防控檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.疫情防控期間形成的檔案保管期限為[X]年，自疫情防控工作結(jié)束之日起計(jì)算。2.對涉及學(xué)校長遠(yuǎn)利益、具有重要?dú)v史價(jià)值或需長期保存的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。（四）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全存儲(chǔ)。3.對電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門在疫情防控工作中需要查閱相關(guān)檔案資料，以了解工作進(jìn)展、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、指導(dǎo)后續(xù)工作等。2.上級主管部門、相關(guān)政府部門及其他單位因工作需要查閱學(xué)校疫情防控檔案。3.因疫情防控工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的其他查詢利用情況。（二）借閱流程1.校內(nèi)部門借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查閱利用規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)定，愛護(hù)檔案資料。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。3.涉及疫情防控敏感信息的檔案，查閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的疫情防控檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則。2.根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否仍具有查考利用價(jià)值。2.結(jié)合學(xué)校疫情防控工作的實(shí)際情況，分析檔案的歷史意義和現(xiàn)實(shí)作用。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和學(xué)校檔案管理制度，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式等信息。3.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)徹底刪除，無法恢復(fù)。4.銷毀記錄應(yīng)與銷毀的檔案一同歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)校疫情防控檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便學(xué)校內(nèi)部各部門及相關(guān)人員利用檔案資源。3.確保電子檔案的安全性和完整性，防止電子檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需求。2.選用適合學(xué)校檔案管理的信息化管理軟件，對檔案信息進(jìn)行錄入、存儲(chǔ)、管理和利用。3.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的對應(yīng)管理。4.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.對檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，提高其操作水平和信息化管理能力。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.學(xué)校建立疫情防控檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對全校檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，檔案分類是否合理，編號是否清晰，編目是否完整等。3.檔案保管條件是否符合要求，檔案存儲(chǔ)設(shè)備是否正常運(yùn)行，檔案是否存在損壞、丟失等情況。4.檔案信息化管理工作的開展情況，電子檔案數(shù)據(jù)庫是否完整，系統(tǒng)操作是否規(guī)范，數(shù)據(jù)安全是否得到保障等。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書