PAGE河北省監(jiān)督檔案管理制度一、總則（一）目的為加強河北省監(jiān)督檔案管理，規(guī)范監(jiān)督檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保監(jiān)督檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為監(jiān)督工作提供有力支持，依據相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河北省內各級監(jiān)督機構在履行監(jiān)督職責過程中形成的各類檔案，包括但不限于行政監(jiān)督、司法監(jiān)督、社會監(jiān)督等方面的檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：監(jiān)督檔案應如實反映監(jiān)督工作的實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集監(jiān)督工作中形成的各類文件、資料、記錄等，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行檔案管理，確保檔案整理、保管、利用等工作規(guī)范有序。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善監(jiān)督檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各監(jiān)督業(yè)務部門的檔案收集、整理、保管等工作。3.集中統(tǒng)一管理各類監(jiān)督檔案，建立檔案數據庫，實現檔案信息的數字化存儲和檢索。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質量和安全。5.開展檔案利用工作，為監(jiān)督工作、決策研究、社會公眾等提供檔案信息服務。（二）監(jiān)督業(yè)務部門職責1.負責本部門在監(jiān)督工作中形成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理質量。3.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.積極開展檔案利用工作，為利用者提供優(yōu)質服務，及時準確地提供檔案信息。5.定期對檔案管理工作進行總結和自查，不斷提高檔案管理水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.監(jiān)督檢查計劃、方案、通知等文件。2.監(jiān)督檢查記錄、報告、處理意見等資料。3.被監(jiān)督對象提交的各類文件、資料、報表等。4.與監(jiān)督工作相關的會議紀要、文件批復、函件等。5.其他與監(jiān)督工作有關的檔案資料。（二）收集要求1.各監(jiān)督業(yè)務部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確收集。2.收集的檔案應保持原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案資料。3.對收集到的檔案資料，應進行初步整理，按照類別和時間順序排列，便于后續(xù)歸檔。（三）收集時間1.對于日常監(jiān)督工作中形成的檔案，應在監(jiān)督工作結束后[X]個工作日內完成收集。2.對于專項監(jiān)督檢查、重大案件查處等工作形成的檔案，應在工作結束后[X]個工作日內完成收集。四、檔案整理（一）分類標準1.按監(jiān)督類型分類：分為行政監(jiān)督檔案、司法監(jiān)督檔案、社會監(jiān)督檔案等。2.按時間順序分類：按檔案形成的年度、季度、月份等時間順序進行排列。3.按保管期限分類：分為永久保管、定期保管（[X]年、[X]年等）。（二）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案資料進行修整、裱糊，然后用線繩或縫紉機裝訂，確保整齊牢固。2.編頁號：在每一頁檔案資料的右上角或左上角編寫頁號，以便于查閱和統(tǒng)計。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、起止日期、卷內文件頁數、件數等信息，目錄應打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫案卷題名、年度、保管期限、起止日期、盒號等信息。（三）整理要求1.整理后的檔案應做到分類科學、排列有序、編目準確、裝訂整齊，便于保管和利用。2.檔案整理過程中應嚴格遵守檔案管理的相關規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。五、檔案保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式，對重要檔案應進行備份存儲。2.紙質檔案應按照類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和管理。3.電子檔案應進行分類存儲，建立電子檔案數據庫，采用加密、備份等技術手段確保電子檔案的安全。（三）保管期限1.永久保管：對涉及重大監(jiān)督事項、具有長期查考利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管：對一般監(jiān)督事項形成的檔案，根據其重要程度和查考利用價值，確定保管期限為[X]年或[X]年等。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和保管狀況準確無誤。2.清查內容包括檔案的數量、種類、保管期限、存放位置等，對清查中發(fā)現的問題應及時進行處理。六、檔案利用（一）利用范圍1.監(jiān)督機構內部工作人員為開展監(jiān)督工作、總結經驗、研究問題等查閱檔案。2.司法機關、行政機關等因工作需要查閱相關監(jiān)督檔案。3.社會公眾依法申請查閱涉及自身利益的監(jiān)督檔案。（二）利用程序1.內部查閱：監(jiān)督機構內部工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：司法機關、行政機關等因工作需要查閱檔案，應出具單位介紹信和查閱人員有效身份證件，經檔案管理部門負責人批準后，辦理查閱手續(xù)。3.社會公眾查閱：社會公眾依法申請查閱涉及自身利益的監(jiān)督檔案，應提交申請書和有效身份證件，檔案管理部門對申請進行審核，符合條件的，經批準后，按照規(guī)定提供查閱服務。（三）利用要求1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱檔案時，應愛護檔案資料，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、批注檔案內容。3.如需復印、拍照檔案資料，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。4.查閱人員對查閱過程中知悉的國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等信息，應嚴格保密。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、監(jiān)督業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要程度、查考利用價值等因素，對到期檔案進行鑒定。2.對仍有查考利用價值的檔案，應延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，報檔案管理部門負責人批準。2.經批準后，檔案管理部門應填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數量等信息。