PAGE鐵礦調(diào)度室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鐵礦調(diào)度室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)調(diào)度、決策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鐵礦調(diào)度室在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于調(diào)度指令、生產(chǎn)報(bào)表、設(shè)備運(yùn)行記錄、安全信息、地質(zhì)數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鐵礦調(diào)度室檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映生產(chǎn)調(diào)度實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善鐵礦調(diào)度室檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理調(diào)度室各類(lèi)檔案，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂和存儲(chǔ)。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和安全性。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保障檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的質(zhì)量。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，編制檔案目錄和檢索工具，提高檔案查詢(xún)效率。4.做好檔案的借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。（三）各崗位人員職責(zé)1.調(diào)度員職責(zé)在日常工作中及時(shí)準(zhǔn)確記錄各類(lèi)生產(chǎn)調(diào)度信息，按照規(guī)定格式填寫(xiě)調(diào)度指令、生產(chǎn)報(bào)表等，確保信息真實(shí)可靠，并按時(shí)將相關(guān)資料移交檔案管理人員。2.設(shè)備維護(hù)人員職責(zé)負(fù)責(zé)記錄設(shè)備運(yùn)行狀況、維修保養(yǎng)記錄等信息，定期將設(shè)備相關(guān)檔案資料提交給檔案管理人員。3.安全管理人員職責(zé)收集、整理安全檢查記錄、事故報(bào)告等安全檔案資料，及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)調(diào)度類(lèi)包括調(diào)度指令、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等。2.設(shè)備運(yùn)行類(lèi)設(shè)備臺(tái)賬、運(yùn)行記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、故障處理記錄等。3.安全管理類(lèi)安全檢查記錄、隱患排查記錄、事故報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案等。4.地質(zhì)數(shù)據(jù)類(lèi)地質(zhì)勘探報(bào)告、礦體數(shù)據(jù)、采礦設(shè)計(jì)資料等。5.其他相關(guān)類(lèi)與鐵礦調(diào)度室工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、文件、通知等。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將各自工作中形成的檔案資料移交檔案管理人員。2.移交的檔案資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，簽字手續(xù)齊全。3.檔案管理人員對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)退回相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理方法1.分類(lèi)按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，將檔案分為生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備運(yùn)行、安全管理、地質(zhì)數(shù)據(jù)等類(lèi)別。2.編號(hào)對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，方便檔案的查詢(xún)和檢索。四、檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔1.檔案管理人員按照整理好的檔案分類(lèi)和編號(hào)，將檔案及時(shí)歸檔到相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。2.歸檔時(shí)應(yīng)確保檔案排列有序，便于查找和利用。（二）存儲(chǔ)1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案存儲(chǔ)環(huán)境監(jiān)測(cè)制度，定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫度、濕度、空氣質(zhì)量等進(jìn)行監(jiān)測(cè)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。五、檔案的檢索與利用（一）檢索1.建立檔案檢索系統(tǒng)，通過(guò)檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期等關(guān)鍵詞進(jìn)行快速檢索。2.定期更新檔案檢索目錄，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用1.內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的要求，及時(shí)提供檔案，并做好借閱登記。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。5.外部單位因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專(zhuān)家組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合評(píng)估檔案的價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，并做好銷(xiāo)毀記錄。3.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。七、檔案的保密與安全（一）保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)檔案信息進(jìn)行保密。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案信息提供給外部單位或個(gè)人。3.在檔案管理工作中，涉及機(jī)密信息的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全1.加強(qiáng)檔案管理設(shè)施設(shè)備的安全防護(hù)，安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保檔案的安全。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)鐵礦調(diào)度室檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。（二）考核1.建立檔案管理工作考核機(jī)制，對(duì)檔案管理部門(mén)和相關(guān)崗位人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括檔案管理工作的規(guī)范性、檔案的完整性