PAGE審計局檔案管理交接制度一、總則（一）目的為了加強審計局檔案管理交接工作的規(guī)范化、制度化，確保檔案的完整、準確、安全，便于檔案的有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計局內(nèi)部各部門之間以及審計局與外部單位之間涉及檔案交接的各項工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案交接過程中應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實可靠，不得篡改、偽造檔案信息。2.完整性原則：交接的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的記錄，不得遺漏重要內(nèi)容。3.準確性原則：檔案的整理、編目、裝訂等應(yīng)符合規(guī)范要求，確保檔案信息準確無誤，便于查詢和利用。4.保密性原則：對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，交接雙方應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案交接的范圍與分類（一）交接范圍1.審計項目檔案：包括審計通知書、審計工作方案、審計證據(jù)、審計工作底稿、審計報告等與審計項目相關(guān)的各類文件資料。2.行政管理檔案：如局機關(guān)的各類公文、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.業(yè)務(wù)培訓檔案：培訓計劃、培訓教材、學員名單、考核記錄等與業(yè)務(wù)培訓相關(guān)的檔案。4.其他檔案：如對外交流合作檔案記錄、信息化建設(shè)檔案等。（二）檔案分類1.按年度分類：將檔案按形成年度進行劃分，便于按時間順序進行管理和查詢。2.按機構(gòu)分類：根據(jù)本局內(nèi)部各部門的職能，將檔案分為不同的機構(gòu)類別，明確責任主體。3.按保管期限分類：分為永久保管、定期保管（如30年、10年等），便于確定檔案的保存價值和管理方式。三、檔案交接的流程（一）交接準備1.交接申請：檔案轉(zhuǎn)出部門應(yīng)提前填寫《檔案交接申請表》，詳細說明交接檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、交接原因等信息，并提交給檔案管理部門審核。2.審核批準：檔案管理部門對交接申請進行審核，確認交接事項符合規(guī)定要求后，報分管領(lǐng)導批準。3.整理檔案：交接檔案轉(zhuǎn)出部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)范對擬交接的檔案進行整理，確保檔案資料齊全、完整，編目清晰，裝訂規(guī)范。（二）交接實施1.確定交接時間和地點：經(jīng)批準后，檔案轉(zhuǎn)出部門與接收部門協(xié)商確定具體的交接時間和地點。2.現(xiàn)場交接：交接雙方應(yīng)在規(guī)定時間和地點進行現(xiàn)場交接，由檔案轉(zhuǎn)出部門向接收部門逐件清點檔案，并填寫《檔案交接清單》。清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認后各執(zhí)一份。交接過程中，雙方應(yīng)認真核對檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等信息，如有不符，應(yīng)及時查明原因并進行處理。3.特殊情況處理：對于電子檔案的交接，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，交接雙方應(yīng)在交接現(xiàn)場進行數(shù)據(jù)傳輸和驗證，并在交接清單中注明電子檔案的存儲介質(zhì)、文件名、格式等信息。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，交接雙方應(yīng)采取加密傳輸、專人護送等特殊措施，確保信息安全。（三）交接后的工作1.檔案入庫：接收部門應(yīng)及時將接收的檔案按照規(guī)定的分類和保管要求進行入庫上架，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.更新檔案管理系統(tǒng)：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)交接清單，及時在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案的相關(guān)信息，包括檔案的存放位置、保管期限、交接時間等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案情況一致。3.監(jiān)督檢查：檔案管理部門應(yīng)對檔案交接后的整理、入庫等工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促接收部門進行整改，確保檔案交接工作的質(zhì)量。四、交接雙方的職責（一）檔案轉(zhuǎn)出部門職責1.負責按照檔案管理規(guī)范對擬交接的檔案進行整理、編目和裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.提前向檔案管理部門提交《檔案交接申請表》，并配合檔案管理部門做好交接前的審核工作。3.在交接現(xiàn)場，向接收部門詳細介紹檔案的形成背景、內(nèi)容和保管情況，提供必要的說明和解釋。4.對交接過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題及時進行處理，確保交接檔案的質(zhì)量。（二）檔案接收部門職責1.負責接收檔案轉(zhuǎn)出部門移交的檔案，并按照規(guī)定的分類和保管要求進行整理、入庫上架。2.在交接現(xiàn)場，認真核對檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等信息，對不符合要求的檔案及時提出異議，并要求轉(zhuǎn)出部門進行整改。3.及時將接收的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和完整性。4.負責對接收檔案的安全保管負責，嚴格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案丟失、損壞或泄露。五、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案交接工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查交接流程是否規(guī)范、交接清單是否完整準確、檔案整理是否符合要求等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向交接雙方提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案管理部門的監(jiān)督指導，按照要求定期報送檔案交接工作情況，接受上級部門的檢查和考核。2.主動接受審計、紀檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查，如實提供檔案交接相關(guān)資料，配合做好各項監(jiān)督檢查工作。六、檔案交接中的保密與安全管理（一）保密措施1.交接雙方應(yīng)對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案嚴格保密，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。2.在交接過程中采取必要的保密措施，如對敏感檔案進行加密處理、限制交接場所人員等，防止信息泄露。3.對接觸敏感檔案的人員進行嚴格審查和管理，確保其具備必要的保密意識和技能。（二）安全管理1.確保檔案交接過程中的實體安全，防止檔案在運輸、存儲過程中受到損壞、丟失。對于重要檔案可采取專人護送、專用運輸工具等方式進行交接。2.加強對電子檔案交接過程中的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、病毒防護、網(wǎng)絡(luò)安全等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。3.建立檔案交接安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)故障等，確保在緊急情況下能夠迅速采取措施，保障檔案的安全。七、檔案交接中的責任追究（一）責任界定1.在檔案交接過程中，如因交接雙方未履行職責導致檔案丟失、損壞、信息泄露等問題，應(yīng)根據(jù)實際情況明確責任歸屬。2.對于因故意或重大過失造成檔案損失的，應(yīng)追究直接責任人的責任；對于因管理不善、制度執(zhí)行不力等原因?qū)е聠栴}發(fā)生的，應(yīng)追究相關(guān)管理人員的責任。（二）責任追究方式1.對于違反檔案交接制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、記大過等行政處分。2.因檔案交接問題給單位造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)責令責任人承擔相應(yīng)的賠償責任。3