PAGE公積金業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公積金業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公積金管理工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及公積金業(yè)務(wù)辦理過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于公積金繳存、提取、貸款等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、憑證、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公積金業(yè)務(wù)辦理的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋公積金業(yè)務(wù)全過程的各類文件資料應(yīng)全面收集、整理，確保檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，使其具有系統(tǒng)性，便于查找和利用。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及個(gè)人隱私和商業(yè)機(jī)密的檔案信息予以保密。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公積金業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公積金業(yè)務(wù)檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門公積金業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。3.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公積金業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和信息化管理。保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用。4.監(jiān)督部門對(duì)公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織制度要求。對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員責(zé)任。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公積金繳存業(yè)務(wù)單位繳存登記資料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人身份證明等。職工繳存信息表，如身份證復(fù)印件、工資基數(shù)證明等。繳存憑證、對(duì)賬單等。2.公積金提取業(yè)務(wù)提取申請(qǐng)資料，如購房合同、租房合同、退休證明、重大疾病診斷證明等。提取審批表、相關(guān)證明材料的原件及復(fù)印件。提取記錄和憑證。3.公積金貸款業(yè)務(wù)貸款申請(qǐng)資料，包括借款人身份證、戶口本、結(jié)婚證、收入證明、購房合同等。貸款審批文件，如審批表、評(píng)估報(bào)告、擔(dān)保合同等。貸款發(fā)放憑證、還款記錄等。4.其他業(yè)務(wù)公積金政策文件、通知、公告等。業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要、工作記錄等。與公積金業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理過程中及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步核對(duì)和整理，剔除重復(fù)、無效的資料，并按照一定順序排列。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類根據(jù)公積金業(yè)務(wù)的性質(zhì)和檔案內(nèi)容，將檔案分為繳存類、提取類、貸款類、政策法規(guī)類等類別。在每個(gè)大類下，再根據(jù)具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和文件類型進(jìn)行細(xì)分，如繳存類可分為單位繳存、職工繳存等小類。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼方式，如年份+業(yè)務(wù)類別+流水號(hào)，例如202301001表示2023年繳存類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄清單，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄清單應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存，便于查閱和檢索。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門在完成業(yè)務(wù)辦理后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通并要求補(bǔ)充或更正。3.審核通過后，檔案管理部門按照分類編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行重新整理和裝訂，將檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在封面和盒脊上標(biāo)注檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息。4.將歸檔后的檔案按照檔案庫房的布局和分類順序進(jìn)行上架存放，建立檔案存放位置索引，便于快速查找。（二）保管期限1.永久保管涉及公積金政策法規(guī)、重大業(yè)務(wù)決策、重要?dú)v史資料等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。公積金繳存、提取、貸款等業(yè)務(wù)的原始憑證和重要審批文件，如單位繳存登記證、貸款合同等。2.定期保管定期保管期限分為10年、30年。一般業(yè)務(wù)記錄、報(bào)表、對(duì)賬單等可保管10年。職工個(gè)人繳存信息、提取記錄、貸款還款記錄等與個(gè)人權(quán)益密切相關(guān)的檔案可保管30年。（三）保管要求1.檔案庫房檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。庫房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架或檔案柜，用于存放檔案，并按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.檔案裝具檔案盒、檔案袋應(yīng)選用符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的材料，具有一定的強(qiáng)度和耐久性，能夠有效保護(hù)檔案。檔案架、檔案柜應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和取用。3.電子檔案保管建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或病毒感染。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱公積金業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.外部查閱司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱公積金業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門對(duì)外部查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可提供查閱服務(wù)。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格按照查閱函的要求提供檔案資料，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或泄露檔案信息。（二）利用方式1.復(fù)印經(jīng)批準(zhǔn)查閱檔案的人員如需復(fù)印檔案資料，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門的印章，以保證其真實(shí)性和有效性。2.借閱因工作需要短期借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（三）保密規(guī)定1.查閱和利用檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案中涉及的個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密等信息。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱和利用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)采取措施予以制止，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表以及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)形成書面記錄，詳細(xì)記錄鑒定的檔案名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定意見等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷