PAGE離退休檔案文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司離退休檔案文件管理，確保檔案文件的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司離退休人員檔案文件的管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理職責1.人力資源部門負責離退休檔案文件管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。指定專人負責離退休檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱等日常事務(wù)。2.離退休人員服務(wù)部門協(xié)助人力資源部門做好離退休檔案文件的收集工作，負責提供離退休人員的相關(guān)信息和資料。配合人力資源部門對離退休檔案進行整理、查閱等工作，確保離退休人員服務(wù)工作的順利開展。3.檔案管理人員嚴格按照本制度的規(guī)定，認真做好離退休檔案文件的收集、整理、保管、查閱等各項工作，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進行檢查、核對，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。二、檔案文件收集（一）收集范圍1.離退休人員的個人基本信息材料，包括身份證、學歷證書、職稱證書、工作經(jīng)歷證明等。2.離退休人員的工資待遇、養(yǎng)老金領(lǐng)取等相關(guān)材料。3.離退休人員的黨團組織關(guān)系材料。4.離退休人員的獲獎榮譽證書、先進事跡材料等。5.離退休人員的健康體檢報告、病歷等醫(yī)療材料。6.其他與離退休人員相關(guān)的重要文件材料。（二）收集渠道1.人力資源部門定期向離退休人員所在部門、原工作單位等收集相關(guān)檔案材料。2.離退休人員本人主動提交的檔案材料。3.通過組織人事部門、社保部門、醫(yī)保部門等渠道獲取的與離退休人員相關(guān)的文件材料。（三）收集要求1.檔案管理人員應(yīng)及時收集離退休人員的檔案材料，確保檔案材料的完整性和及時性。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，不得偽造、篡改檔案材料。3.對收集的檔案材料應(yīng)進行認真核對，確保檔案材料的質(zhì)量。三、檔案文件整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同類別和保管期限，便于管理和查閱。3.便于檔案的數(shù)字化管理和利用。（二）分類標準1.個人基本信息類：包括身份證、學歷證書、職稱證書、工作經(jīng)歷證明等。2.工資待遇類：包括工資表、養(yǎng)老金領(lǐng)取記錄等。3.黨團組織關(guān)系類：包括入黨申請書、黨員登記表、團組織關(guān)系證明等。4.獲獎榮譽類：包括獲獎證書、先進事跡材料等。5.醫(yī)療健康類：包括健康體檢報告、病歷等。6.其他類：包括其他與離退休人員相關(guān)的重要文件材料。（三）整理方法1.對收集的檔案材料進行分類、排序，剔除重復(fù)、無用的材料。2.按照分類標準，對檔案材料進行編號、編目，建立檔案目錄索引。3.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、保管期限、檔案編號等信息。四、檔案文件保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的離退休檔案保管室，確保檔案保管場所安全、整潔、通風良好。2.檔案保管室應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的備份和存儲安全。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類存放，按照檔案類別、保管期限等進行排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進行分類管理，建立電子檔案目錄索引。（三）保管期限1.離退休人員檔案的保管期限為長期，直至檔案銷毀。2.對一些重要的檔案材料，如獲獎榮譽證書、先進事跡材料等，應(yīng)永久保管。（四）檔案檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全和完整。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管情況、檔案材料的完整性、檔案目錄索引的準確性等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行處理，并做好記錄。五、檔案文件查閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部工作人員因工作需要查閱離退休檔案文件的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.離退休人員本人或其直系親屬因特殊原因需要查閱離退休檔案文件的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)填寫《離退休檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.《離退休檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交人力資源部門審核。3.人力資源部門審核通過后，由檔案管理人員負責提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換檔案材料。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案文件利用（一）利用范圍1.為公司內(nèi)部管理工作提供參考依據(jù)，如了解離退休人員的基本情況、工作經(jīng)歷、健康狀況等。2.為離退休人員提供服務(wù)，如辦理養(yǎng)老金領(lǐng)取、醫(yī)療報銷等手續(xù)時提供相關(guān)證明材料。3.為公司開展離退休人員活動提供支持，如評選先進離退休人員、組織離退休人員座談會等。（二）利用方式1.根據(jù)利用需求，檔案管理人員可以提供檔案原件或復(fù)印件供利用人員使用。2.對一些重要的檔案材料，如需長期保存或?qū)ν馓峁┑?，?yīng)進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于利用和共享。（三）利用審批1.公司內(nèi)部工作人員因工作需要利用離退休檔案文件的，應(yīng)填寫《離退休檔案利用申請表》，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息。2.《離退休檔案利用申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交人力資源部門審核。3.人力資源部門審核通過后，由檔案管理人員負責提供利用服務(wù)，并做好利用記錄。七、檔案文件鑒定（一）鑒定原則1.遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案鑒定工作的合法性和規(guī)范性。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，客觀、公正地對檔案進行鑒定。3.注重檔案的保存價值和利用價值，確保檔案鑒定工作的科學性和合理性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由人力資源部門負責人擔任組長，檔案管理人員、離退休人員服務(wù)部門負責人等為成員。檔案鑒定工作小組負責對離退休檔案文件進行定期鑒定，提出鑒定意見和處理建議。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案材料的真實性、完整性、準確性。2.檔案材料與離退休人員的相關(guān)性和重要性。3.檔案材料的保存價值和利用價值。（四）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組通過查閱檔案、聽取匯報、征求意見等方式，對檔案進行全面審查和分析。2.根據(jù)檔案的保存價值和利用價值，將檔案分為永久保管、長期保管、短期保管和無需保管四類。3.對無需保管的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理。八、檔案文件銷毀（一）銷毀范圍1.經(jīng)過檔案鑒定工作小組鑒定，確定為無需保管的檔案文件。2.已超過保管期限且無保存價值的檔案文件。3.因保管不善或其他原因?qū)е聯(lián)p壞、變質(zhì)無法繼續(xù)保存的檔案文件。（二）銷毀程序1.檔案管理人員填寫《離退休檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的類別、數(shù)量、保管期限等信息。2.《離退休檔案銷毀申請表》經(jīng)人力資源部門負責人審核同意后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由檔案管理人員會同離退休人員服務(wù)部門負責人等共同對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。4.對擬銷毀的檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案的類別