PAGE印刷技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司印刷技術(shù)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及印刷技術(shù)的檔案管理，包括但不限于印刷工藝文件、設(shè)備技術(shù)資料、原材料檔案、產(chǎn)品質(zhì)量檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對印刷技術(shù)檔案進(jìn)行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司印刷技術(shù)活動的實際情況，不得虛假、篡改。3.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.服務(wù)利用原則檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門查閱和利用，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和技術(shù)創(chuàng)新提供支持。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)印刷技術(shù)檔案的日常管理工作。（二）具體職責(zé)1.制定和完善印刷技術(shù)檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)印刷技術(shù)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案的借閱、歸還進(jìn)行登記和管理，確保檔案的安全。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，清理過期、無用的檔案。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。7.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.印刷工藝文件包括印刷工藝流程、操作規(guī)程（如膠印操作規(guī)程、凹印操作規(guī)程、柔印操作規(guī)程等）、工藝參數(shù)記錄（如印刷速度、壓力、溫度、油墨粘度等）、工藝改進(jìn)方案等。2.設(shè)備技術(shù)資料設(shè)備采購合同、設(shè)備說明書、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備技術(shù)改造資料等。3.原材料檔案原材料采購合同、原材料質(zhì)量檢驗報告、原材料使用記錄等。4.產(chǎn)品質(zhì)量檔案產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品檢驗報告、產(chǎn)品質(zhì)量問題處理記錄、客戶反饋意見等。5.技術(shù)研發(fā)檔案研發(fā)項目立項報告、研發(fā)過程記錄、研發(fā)成果報告、專利申請文件等。6.其他與印刷技術(shù)相關(guān)的文件和資料，如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)交流資料、培訓(xùn)教材等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門印刷技術(shù)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交檔案管理部門。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對收集的檔案進(jìn)行初步整理，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。3.對于重要的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，以防止檔案丟失或損壞。（三）整理方法1.分類按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，如將印刷工藝文件分為不同的印刷方式類別，設(shè)備技術(shù)資料按設(shè)備類型分類等。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序等信息，便于管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂對紙張較大或較薄的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.印刷工藝文件、設(shè)備技術(shù)資料、技術(shù)研發(fā)檔案等重要檔案，保管期限為長期，一般不少于30年。2.原材料檔案、產(chǎn)品質(zhì)量檔案等，保管期限為10年。3.其他一般性檔案，保管期限為5年。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按類別、編號順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門借閱。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對于涉及重要機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，在指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱（查閱）日期、人員、檔案名稱、編號、歸還日期等信息，以便統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，判斷檔案是否仍有保存必要。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理；對于仍有一定參考價值的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)資料存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的印刷技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能的自動化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運