PAGE吉林科研檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強吉林科研檔案的管理，確保科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高科研檔案的利用效率，促進(jìn)科研工作的發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于吉林省境內(nèi)從事科研活動的各類企事業(yè)單位、科研機構(gòu)、高等院校等組織（以下簡稱“組織”）的科研檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：科研檔案數(shù)字化應(yīng)確保檔案內(nèi)容與原件一致，真實反映科研活動的全過程。2.完整性原則：全面收集、整理科研活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)字化過程中應(yīng)準(zhǔn)確錄入檔案信息，避免出現(xiàn)錯誤或遺漏。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保障科研檔案數(shù)字化信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。5.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確?？蒲袡n案數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。二、管理職責(zé)（一）組織領(lǐng)導(dǎo)1.各組織應(yīng)成立科研檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由主管科研工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括科研管理部門、檔案管理部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)科研檔案數(shù)字化工作，制定工作計劃，解決工作中的重大問題。2.領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期召開會議，研究部署科研檔案數(shù)字化工作，督促檢查工作進(jìn)展情況，確保工作順利推進(jìn)。（二）科研管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織科研項目的申報、立項、實施和驗收等工作，指導(dǎo)科研人員做好科研文件材料的形成、積累和整理工作。2.協(xié)助檔案管理部門做好科研檔案的收集、整理和歸檔工作，審核科研檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)向檔案管理部門提供科研項目的相關(guān)信息，配合檔案管理部門開展科研檔案數(shù)字化工作。（三）檔案管理部門職責(zé)1.制定科研檔案數(shù)字化工作方案，明確工作流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求。2.負(fù)責(zé)科研檔案的收集、整理、分類、編目等基礎(chǔ)工作，確保科研檔案符合歸檔要求。3.組織實施科研檔案數(shù)字化工作，對數(shù)字化過程進(jìn)行全程監(jiān)控，保證數(shù)字化成果的質(zhì)量。4.建立健全科研檔案數(shù)字化管理制度，負(fù)責(zé)科研檔案數(shù)字化設(shè)備、軟件和存儲介質(zhì)的管理。5.負(fù)責(zé)科研檔案數(shù)字化成果的驗收、存儲和保管，提供檔案利用服務(wù)。（四）信息技術(shù)部門職責(zé)1.提供科研檔案數(shù)字化所需的技術(shù)支持，保障數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)數(shù)字化設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運行。3.協(xié)助檔案管理部門做好數(shù)字化軟件的選型、安裝和調(diào)試工作，保障軟件系統(tǒng)的安全穩(wěn)定。4.負(fù)責(zé)科研檔案數(shù)字化信息的安全防護(hù)，制定安全策略，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（五）科研人員職責(zé)1.按照科研項目管理要求，及時整理和歸檔科研活動中形成的文件材料，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確。2.配合檔案管理部門做好科研檔案的收集、整理和數(shù)字化工作，提供必要的協(xié)助和信息。3.遵守科研檔案數(shù)字化管理制度，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)移科研檔案。三、科研檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項目立項階段：包括項目申報書、可行性研究報告、項目批復(fù)文件等。2.科研項目實施階段：包括科研計劃、實驗記錄、研究報告、技術(shù)合同、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件等。3.科研項目驗收階段：包括驗收申請書、驗收報告、成果鑒定文件等。4.科研人員在科研活動中形成的其他具有保存價值的文件材料，如學(xué)術(shù)論文、著作、獲獎證書等。（二）收集要求1.科研項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項目研究過程中及時收集和整理項目文件材料，確保文件材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要的科研文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。3.科研文件材料應(yīng)按照項目進(jìn)行分類整理，同一項目的文件材料應(yīng)集中存放，便于管理和查閱。（三）整理原則1.遵循科研活動的規(guī)律和特點，按照文件材料的形成時間、來源、內(nèi)容和形式等進(jìn)行分類整理。2.保持科研文件材料之間的有機聯(lián)系，便于系統(tǒng)地反映科研項目的全貌。3.便于保管和利用，根據(jù)文件材料的數(shù)量、載體形式等因素，合理確定整理方式和保管期限。（四）整理方法1.分類：按照科研項目的類別、學(xué)科領(lǐng)域、研究階段等進(jìn)行分類。例如，可以分為基礎(chǔ)研究項目檔案、應(yīng)用研究項目檔案、開發(fā)研究項目檔案等。2.編號：對每個科研項目進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號可以采用項目立項編號或自行編制的編號。3.編目：編制科研項目檔案目錄，目錄應(yīng)包括項目編號、項目名稱、項目負(fù)責(zé)人、起止時間、歸檔日期、保管期限等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案存放，一份作為檢索工具。4.裝訂：對紙質(zhì)科研文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。對于不宜裝訂的文件材料，如超大圖紙、照片等，可以采用卷盒、夾頁等方式進(jìn)行保管。四、科研檔案數(shù)字化流程（一）數(shù)字化前處理1.檔案整理：對收集整理好的科研檔案進(jìn)行再次核對和整理，確保檔案的順序正確、目錄清晰。2.去污修復(fù)：對有污漬、破損的檔案進(jìn)行去污、修復(fù)處理，保證檔案的整潔和完整。3.編號標(biāo)注：在檔案的首頁或其他顯著位置標(biāo)注檔案編號，以便于識別和管理。（二）掃描1.設(shè)備選型：根據(jù)科研檔案的數(shù)量、類型和掃描要求，選擇合適的掃描設(shè)備。掃描設(shè)備應(yīng)具備高分辨率、高精度、穩(wěn)定性好等特點。2.掃描分辨率：一般情況下，科研檔案的掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi。對于文字較小、字跡模糊或需要長期保存的檔案，掃描分辨率應(yīng)適當(dāng)提高。3.掃描模式：根據(jù)檔案的內(nèi)容和載體形式，選擇合適的掃描模式。對于紙質(zhì)檔案，一般采用黑白二值模式掃描；對于照片、圖紙等彩色檔案，應(yīng)采用彩色模式掃描。4.掃描順序：按照檔案編號順序進(jìn)行掃描，確保掃描圖像與檔案原件一一對應(yīng)。5.掃描質(zhì)量控制：在掃描過程中，應(yīng)定期檢查掃描圖像的質(zhì)量，如清晰度、完整性、色彩還原度等。對于不符合質(zhì)量要求的圖像，應(yīng)及時進(jìn)行重新掃描。（三）圖像處理1.圖像糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的圖像傾斜、扭曲等問題進(jìn)行糾偏處理，使圖像保持水平和垂直。2.去污去噪：去除掃描圖像中的污漬、黑點、黑線等噪聲，提高圖像的清晰度。3.裁剪拼接：對于超過掃描幅面的檔案圖像，應(yīng)進(jìn)行裁剪拼接處理，確保圖像完整。4.圖像增強：對圖像進(jìn)行對比度、亮度等調(diào)整，增強圖像的視覺效果，便于閱讀和識別。5.格式轉(zhuǎn)換：將掃描圖像轉(zhuǎn)換為通用的圖像格式，如TIFF、JPEG等，便于存儲和管理。（四）數(shù)據(jù)掛接1.建立索引：根據(jù)科研檔案的編號、題名、日期等信息，建立索引數(shù)據(jù)庫，以便于快速檢索和查詢。2.數(shù)據(jù)錄入：將科研檔案的相關(guān)信息錄入索引數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.圖像掛接：將處理好的圖像文件與索引數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，實現(xiàn)圖像與信息的一一對應(yīng)。（五）存儲備份1.存儲設(shè)備選擇：選擇安全可靠、容量大、性能穩(wěn)定的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等。2.存儲方式：采用異地備份、多介質(zhì)備份等方式，確?？蒲袡n案數(shù)字化信息的安全。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲環(huán)境要求：存儲設(shè)備應(yīng)放置在溫度、濕度適宜的環(huán)境中，避免陽光直射、灰塵、水浸等因素對存儲介質(zhì)的影響。（六）質(zhì)量驗收1.驗收標(biāo)準(zhǔn)：制定科研檔案數(shù)字化質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)，明確圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、掛接完整性等方面的要求。2.驗收流程：由檔案管理部門組織相關(guān)人員對科研檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，填寫驗收報告。3.驗收整改：對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通知數(shù)字化實施部門進(jìn)行整改，整改完成后重新進(jìn)行驗收，直至驗收合格。五、科研檔案數(shù)字化管理（一）存儲管理1.建立科研檔案數(shù)字化存儲庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行集中存儲和管理。存儲庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等功能。2.對存儲的科研檔案數(shù)字化信息進(jìn)行分類存儲，按照項目編號、年度等進(jìn)行劃分，便于查找和利用。3.定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲設(shè)備的正常運行。對存儲的數(shù)字化檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檢索利用1.建立科研檔案數(shù)字化檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按項目編號、題名、關(guān)鍵詞、日期等進(jìn)行檢索。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速、準(zhǔn)確、便捷的特點。2.為利用者提供科研檔案數(shù)字化信息的在線查詢和下載服務(wù)。利用者應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行查詢和下載，不得擅自更改、刪除或傳播檔案信息。3.建立科研檔案數(shù)字化利用登記制度，對利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容等。（三）安全管理1.建立健全科研檔案數(shù)字化安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強安全防范措施。2.對科研檔案數(shù)字化信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對不同級別的用戶授予相應(yīng)的訪問權(quán)限。3.加強對數(shù)字化設(shè)備、軟件和存儲介質(zhì)的安全管理，定期進(jìn)行病毒查殺和安全漏洞掃描，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。4.制定科研檔案數(shù)字化信息安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時采取措施，減少損失。（四）人員管理1.加強對科研檔案數(shù)字化工作人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識、數(shù)字化技術(shù)、安全保密知識等。2.建立科研檔案數(shù)字化工作人員崗位責(zé)任制，明確工作職責(zé)和工作要求。工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)制度和操作規(guī)程，確保工作質(zhì)量。3.定期對科研檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予表彰和獎勵，對違反規(guī)定的人員進(jìn)行批評教育或處罰。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各組織的科研檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對本組織的科研檔案數(shù)字化工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.上級主管部門、檔案行政管理部門等有權(quán)對各組織的科研檔案數(shù)字化工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.科研檔案數(shù)字化工作制度的執(zhí)行情況，包括收集、整理、數(shù)字化流程、管理等方面的制度。2.科研檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，如掃描分辨率、圖像處理效果、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、掛接完整性等。3.科研檔案數(shù)字化信息的安全管理情況，包括存儲安全、訪問安全、備份安全等。4.科研檔案數(shù)字化工作的進(jìn)度，是否按照工作計劃按時完成任務(wù)。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：領(lǐng)導(dǎo)小組定期對科研檔案數(shù)字化工作進(jìn)行檢查，查看工作進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.不定期抽查：對科研檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點部位進(jìn)行不定期抽查，確保工作質(zhì)量。3.專項檢查：針對科研檔案數(shù)字化工作中存在的突出問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，進(jìn)行集中整治。