PAGE檔案局組織管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局組織管理，規(guī)范工作流程，提高工作效率，確保檔案工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本管理制度匯編。（二）適用范圍本管理制度匯編適用于檔案局全體工作人員，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)檔案的原始性和歷史真實性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，維護(hù)國家和單位的利益。4.高效利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為社會和單位發(fā)展提供有力支持。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）檔案局組織架構(gòu)檔案局設(shè)局長一名，副局長若干名，下設(shè)綜合辦公室、檔案業(yè)務(wù)科、信息技術(shù)科、編研科等科室。（二）各部門職責(zé)1.局長職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案局的行政管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。制定檔案局發(fā)展戰(zhàn)略和工作計劃，組織實施并監(jiān)督檢查。協(xié)調(diào)與上級主管部門、其他相關(guān)單位的關(guān)系，爭取政策支持和資源保障。2.副局長職責(zé)協(xié)助局長開展工作，負(fù)責(zé)分管領(lǐng)域的具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理。組織制定分管工作的規(guī)章制度和操作流程，確保工作規(guī)范有序。對分管工作進(jìn)行定期檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。3.綜合辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)檔案局的行政管理工作，包括文件收發(fā)、會議組織、人事管理、財務(wù)管理等。制定和完善內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)與溝通，營造良好工作氛圍。負(fù)責(zé)檔案安全保衛(wèi)工作，確保檔案實體和信息安全。4.檔案業(yè)務(wù)科職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。指導(dǎo)各立檔單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案利用和決策提供數(shù)據(jù)支持。5.信息技術(shù)科職責(zé)負(fù)責(zé)檔案局信息化建設(shè)工作，制定信息化發(fā)展規(guī)劃和技術(shù)方案。建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理的信息化水平。6.編研科職責(zé)開展檔案編研工作，挖掘檔案價值，編寫檔案資料匯編、專題研究報告等。利用檔案資源進(jìn)行宣傳教育，展示檔案局工作成果和歷史文化。參與檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)，推動檔案文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展。三、檔案收集制度（一）收集范圍1.本局在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.接收各立檔單位移交的應(yīng)進(jìn)館檔案，包括文書檔案、科技檔案、專門檔案等。3.征集社會散存的與本地歷史文化、經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展相關(guān)的珍貴檔案資料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)符合質(zhì)量要求，字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)便于長期保存。3.對重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行重點收集和特殊處理，確保檔案安全。（三）收集程序1.各科室在工作活動結(jié)束后，應(yīng)及時將形成或辦理完畢的文件材料整理好，移交至綜合辦公室檔案管理人員。2.綜合辦公室檔案管理人員對接收的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和質(zhì)量，對不符合要求的檔案及時反饋相關(guān)科室進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.檔案業(yè)務(wù)科定期對各立檔單位進(jìn)行檔案接收指導(dǎo)，督促其按時移交檔案，并按照規(guī)定的接收范圍和要求進(jìn)行驗收。4.對于征集的社會散存檔案，應(yīng)與捐贈者簽訂協(xié)議，明確檔案的所有權(quán)、保管權(quán)和利用權(quán)等事項，辦理相關(guān)接收手續(xù)。四、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制檔號，裝訂成冊，編目上架。2.科技檔案整理：根據(jù)項目、專業(yè)等進(jìn)行分類，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄和索引。3.專門檔案整理：依據(jù)專門檔案的特點和管理要求，采用相應(yīng)的整理方法，如會計檔案按照會計憑證、賬簿、報表等進(jìn)行分類整理。（三）整理流程1.檔案業(yè)務(wù)科接收待整理檔案后，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等前期準(zhǔn)備工作。2.組織檔案整理人員按照整理方法和流程進(jìn)行具體的整理操作，確保整理質(zhì)量。3.整理過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行記錄和處理，如文件缺失、內(nèi)容不清晰等，確保檔案整理的準(zhǔn)確性和完整性。4.整理完成后，由檔案業(yè)務(wù)科負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后將整理好的檔案移交至檔案保管部門。五、檔案鑒定制度（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，科學(xué)合理地確定檔案的保管期限和處置方式。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案局領(lǐng)導(dǎo)、檔案業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限劃分：根據(jù)檔案的重要程度、形成時間、利用頻率等因素，將檔案保管期限劃分為永久、長期（30年）、短期（10年）。2.處置方式確定：對失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀；對仍有一定價值但不需要繼續(xù)保存的檔案，可進(jìn)行暫存或移交相關(guān)單位。（四）鑒定程序1.檔案業(yè)務(wù)科定期對庫存檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進(jìn)行逐卷審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定保管期限和處置方式。3.對鑒定結(jié)果進(jìn)行公示，征求相關(guān)科室和人員的意見，確保鑒定結(jié)果公正合理。4.公示無異議后，將鑒定結(jié)果記錄在檔案鑒定登記簿上，并按照規(guī)定進(jìn)行處置。六、檔案保管制度（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案存放管理1.根據(jù)檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進(jìn)行清點核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。（三）庫房安全管理1.制定庫房安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)對庫房管理人員的安全培訓(xùn)。2.嚴(yán)格庫房出入登記制度，非庫房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。3.定期對庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其正常運行，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理。4.加強(qiáng)對庫房周邊環(huán)境的巡查，防止外部因素對檔案造成損害。七、檔案利用制度（一）利用原則依法依規(guī)、合理利用，確保檔案信息安全，維護(hù)國家和單位利益。（二）利用范圍1.為社會各界提供檔案查閱、咨詢、復(fù)制等服務(wù)，滿足社會對檔案信息的需求。2.為本局各項工作提供檔案支持，如政策制定、工作決策、業(yè)務(wù)辦理等。（三）利用程序1.查閱利用檔案應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容范圍等，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案保管部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案供利用者查閱，并做好查閱登記，記錄查閱時間、利用者姓名、查閱內(nèi)容等信息。3.利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，經(jīng)審核后由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案局印章。4.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理，確保檔案信息安全。（四）利用反饋1.檔案利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案保管部門，并反饋利用效果和意見建議。2.根據(jù)利用者反饋，檔案業(yè)務(wù)科對檔案利用工作進(jìn)行總結(jié)分析，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)質(zhì)量。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案局信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保信息化建設(shè)與檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。（二）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)故障。3.對信息系統(tǒng)的運行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。（三）檔案數(shù)字化管理1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開展檔案數(shù)字化工作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案的存儲和管理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的在線查詢和利用。3.對數(shù)字化過程中產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，確保其真實性、完整性和可讀性。九、檔案人員培訓(xùn)制度（一）培訓(xùn)目標(biāo)提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。2.檔案管理技能培訓(xùn)，如檔案整理、鑒定、利用等操作技能。3.信息化知識培訓(xùn)，包括信息系統(tǒng)操作、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用等。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織內(nèi)部培訓(xùn)，邀請專家學(xué)者或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課。2.參加上級主管部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動。3.鼓勵檔案人員自主學(xué)習(xí)，通過在線學(xué)習(xí)、閱讀專業(yè)書籍等方式提升自身素質(zhì)。（四）培訓(xùn)考核1.建立培訓(xùn)考核制度，對參加培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為檔案人員崗位晉升、績效評定的重要依據(jù)。2.考核方式包括理論考試、實際操作考核、撰寫學(xué)習(xí)心得等，確?？己巳妗⒖陀^、公正。十、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總量、新增量、銷毀量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，如查閱人次、利用檔案數(shù)量、利用效果等。3.檔案信息化建設(shè)統(tǒng)計，如數(shù)字化檔案數(shù)量、信息系統(tǒng)運行情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和記錄。2.利用檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作的準(zhǔn)確性和效率。（三）統(tǒng)計報告1.檔案業(yè)務(wù)科定期撰寫檔案統(tǒng)計報告，向上級主管部門和本局領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況。2.統(tǒng)計報告應(yīng)內(nèi)容詳實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，分析問題客觀深入，為檔案工作決策提供依據(jù)。十一、檔案保密制度（一）保密范圍1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案。2.在檔案管理過程中產(chǎn)生的內(nèi)部工作信息、未公開的檔案資料等。（二）保密措施1.加強(qiáng)對檔案人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.嚴(yán)格檔案查閱、借閱