PAGE機(jī)關(guān)檔案文件三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管、利用和查閱，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本機(jī)關(guān)檔案文件三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案文件管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由機(jī)關(guān)檔案部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案文件應(yīng)如實反映機(jī)關(guān)工作活動的真實情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理機(jī)關(guān)工作活動中形成的各類檔案文件，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案文件收集（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)文件包括上級機(jī)關(guān)發(fā)來的各類公文、指示、通知、通報等。2.本機(jī)關(guān)文件本機(jī)關(guān)制發(fā)的各種公文、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等。3.下級機(jī)關(guān)文件下級機(jī)關(guān)報送的各類請示、報告、統(tǒng)計報表、工作匯報等。4.其他文件與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的各類合同、協(xié)議、信函、簡報、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案文件的收集工作，確保文件收集的及時、準(zhǔn)確。2.對重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時送交檔案部門。3.收集的檔案文件應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。（三）收集時間1.對于上級機(jī)關(guān)文件，應(yīng)在收到文件后及時收集。2.本機(jī)關(guān)文件應(yīng)在文件辦理完畢后，由承辦部門及時整理歸檔，并送交檔案部門。3.下級機(jī)關(guān)文件應(yīng)在規(guī)定的報送時間內(nèi)收集。三、檔案文件整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類。2.一般分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作、人事管理、財務(wù)管理、基本建設(shè)等類別。（二）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷冊。3.會計檔案按照會計年度、保管期限進(jìn)行分類整理，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案按照內(nèi)容、時間、載體等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物等信息。（三）整理要求1.整理檔案文件應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.對破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。3.整理完成的檔案文件應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等工作，便于保管和查閱。四、檔案文件編號（一）編號原則1.唯一性原則每個檔案文件都應(yīng)有唯一的編號，避免重復(fù)編號。2.系統(tǒng)性原則編號應(yīng)體現(xiàn)檔案文件的分類體系和排列順序，便于管理和查找。3.穩(wěn)定性原則編號一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不得隨意更改。（二）編號方法1.文書檔案采用年度保管期限流水號的編號方法，如“2023永久001”。2.科技檔案按照項目編號專業(yè)分類號流水號的方法進(jìn)行編號，如“項目001工程設(shè)計001”。3.會計檔案采用會計年度類別流水號的編號方法，如“2023憑證001”。4.聲像檔案按照拍攝時間類別流水號的方法進(jìn)行編號，如“20230101照片001”。（三）編號標(biāo)識1.在檔案文件的首頁右上角或其他顯著位置標(biāo)注編號。2.編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識別和查找。五、檔案文件編目（一）編目內(nèi)容1.案卷目錄包括案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息。2.卷內(nèi)文件目錄包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等信息。3.備考表記錄卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況、補充情況等。（二）編目要求1.編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，反映檔案文件的基本信息。2.字跡應(yīng)清晰、工整，使用規(guī)范的漢字和數(shù)字。3.編目完成后，應(yīng)進(jìn)行核對，確保信息的準(zhǔn)確性。六、檔案文件裝訂（一）裝訂范圍1.文書檔案一般應(yīng)裝訂成冊，保持文件的完整性和順序性。2.科技檔案根據(jù)文件的數(shù)量和厚度，可采用裝訂或裝盒的方式進(jìn)行整理。3.會計檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行裝訂，確保會計憑證、賬簿等的整齊、牢固。（二）裝訂要求1.拆除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.對破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，使其平整、完好。3.采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。七、檔案文件裝盒（一）裝盒原則1.遵循檔案文件的分類體系和排列順序，按照類別、年度、保管期限等依次裝盒。2.不同類別的檔案文件應(yīng)分別裝盒，不得混裝。（二）裝盒方法1.將整理好的檔案文件按照順序依次裝入檔案盒內(nèi)。2.在檔案盒內(nèi)放置備考表，記錄盒內(nèi)文件的相關(guān)信息。3.在檔案盒的脊背和封面標(biāo)注檔案的類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。（三）裝盒要求1.檔案盒應(yīng)選用符合標(biāo)準(zhǔn)的材料，確保檔案的安全保管。2.裝盒應(yīng)整齊、緊湊，避免文件在盒內(nèi)晃動。八、檔案文件保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）保管期限1.檔案文件的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案文件是反映機(jī)關(guān)主要職能活動和歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案文件是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案文件是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色、霉變等檔案文件應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照規(guī)定的保管期限對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的時效性。九詮釋（一）定義1.機(jī)關(guān)檔案文件三合一制度是指將機(jī)關(guān)檔案文件的收集、整理、編號、編目、裝訂、裝盒等工作有機(jī)結(jié)合起來，形成一套完整的檔案管理流程和規(guī)范。2.通過實施三合一制度，實現(xiàn)檔案文件的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案的保管質(zhì)量和利用效率。（二）意義1.有利于加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，提高檔案工作的科學(xué)性和系統(tǒng)性。2.有助于保護(hù)檔案信息的安全和完整，為機(jī)關(guān)工作提供可靠的歷史依據(jù)。3.便于檔案的查閱和利用，提高機(jī)關(guān)工作效率和服務(wù)水平。（三）實施要點1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確各部門的職責(zé)和分工，確保三合一制度的有效實施。2.強(qiáng)化培訓(xùn)教育，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。3.建立健全檔案管理制度，完善檔案管理流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.加強(qiáng)