PAGE技術(shù)部資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)技術(shù)部資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于技術(shù)部所有資料檔案的管理，包括但不限于技術(shù)文件、研發(fā)資料、項(xiàng)目文檔、測試報(bào)告、圖紙等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技術(shù)部資料檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保資料檔案的完整性和一致性。2.分類分級管理原則：根據(jù)資料檔案的性質(zhì)、用途和重要程度進(jìn)行分類分級管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保資料檔案的安全和保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的資料檔案管理體系，提高資料檔案的利用效率，為技術(shù)部的工作提供有力支持。二、資料檔案的分類與編號（一）分類1.技術(shù)文件類：包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程、工藝文件等。2.研發(fā)資料類：包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告等。3.項(xiàng)目文檔類：包括項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等。4.測試報(bào)告類：包括產(chǎn)品測試報(bào)告、系統(tǒng)測試報(bào)告、性能測試報(bào)告等。5.圖紙類：包括產(chǎn)品圖紙、設(shè)計(jì)圖紙、裝配圖紙等。6.其他類：包括與技術(shù)部工作相關(guān)的其他資料檔案，如會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)交流資料等。（二）編號1.編號規(guī)則：采用分類代碼加流水號的方式進(jìn)行編號。分類代碼采用大寫字母表示，流水號采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，中間用“”隔開。例如：“JS001”表示技術(shù)文件類的第1份資料檔案。2.分類代碼表：|分類名稱|分類代碼|||||技術(shù)文件類|JS||研發(fā)資料類|YF||項(xiàng)目文檔類|XM||測試報(bào)告類|CS||圖紙類|TZ||其他類|QT|三、資料檔案的收集與整理（一）收集1.來源：技術(shù)部各崗位人員在工作過程中產(chǎn)生的資料檔案，應(yīng)及時(shí)提交給資料檔案管理人員。2.要求：提交的資料檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章齊全。（二）整理1.分類整理：資料檔案管理人員按照本制度規(guī)定的分類方法對收集到的資料檔案進(jìn)行分類整理。2.編號登記：對整理好的資料檔案進(jìn)行編號登記，建立資料檔案目錄清單，注明資料檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。3.裝訂歸檔：對紙質(zhì)資料檔案進(jìn)行裝訂歸檔，確保資料檔案的整齊、牢固。對電子資料檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保資料檔案的便于查找和利用。四、資料檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)1.紙質(zhì)資料檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找和利用。2.電子資料檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，按照分類文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）保管1.環(huán)境要求：檔案存儲(chǔ)場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.安全防護(hù)：檔案存儲(chǔ)場所應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保資料檔案的安全。3.定期檢查：資料檔案管理人員應(yīng)定期對資料檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。4.借閱管理：嚴(yán)格控制資料檔案的借閱，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管資料檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。五、資料檔案的查閱與利用（一）查閱1.內(nèi)部查閱：技術(shù)部內(nèi)部人員因工作需要查閱資料檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部查閱：因工作需要，外部單位或人員查閱技術(shù)部資料檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)有專人陪同，并嚴(yán)格遵守公司保密制度。（二）利用1.復(fù)?。喝缧鑿?fù)印資料檔案，應(yīng)填寫復(fù)印申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)印。復(fù)印份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，不得隨意多印。2.借閱：如需借閱資料檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管資料檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。六、資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期鑒定：資料檔案管理人員應(yīng)定期對資料檔案進(jìn)行鑒定，確定資料檔案的保存價(jià)值。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)資料檔案的性質(zhì)、用途、重要程度、保存期限等因素，確定資料檔案的保存價(jià)值。保存價(jià)值分為永久保存、長期保存和短期保存。3.鑒定程序：資料檔案管理人員提出鑒定意見，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司檔案管理部門審批。（二）銷毀1.銷毀程序：經(jīng)鑒定需要銷毀的資料檔案，應(yīng)填寫銷毀申請表，經(jīng)公司檔案管理部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。2.銷毀方式：紙質(zhì)資料檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀；電子資料檔案應(yīng)采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。七、資料檔案管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查：公司檔案管理部門定期對技術(shù)部資料檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.考核評價(jià)：將技術(shù)部資料檔案管理工作納入部門績效考核體系，對資料檔案管理工作成績突出的個(gè)