PAGE內(nèi)審檔案管理制度及細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部審計(jì)檔案管理，確保審計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮審計(jì)檔案在公司管理和決策中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度及細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)開展的各類審計(jì)項(xiàng)目所形成的檔案管理，包括但不限于財(cái)務(wù)審計(jì)、經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)、內(nèi)部控制審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司內(nèi)部審計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)。2.真實(shí)性原則：審計(jì)檔案應(yīng)如實(shí)反映審計(jì)工作的全過程和審計(jì)結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：審計(jì)檔案應(yīng)涵蓋審計(jì)項(xiàng)目從立項(xiàng)到終結(jié)的各項(xiàng)資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的審計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審計(jì)項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理要求，對審計(jì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，便于檔案的查閱和利用。3.定期對審計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案管理情況。4.積極配合檔案管理部門或其他相關(guān)部門對審計(jì)檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度及細(xì)則，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)做好審計(jì)檔案的收集、整理、歸檔等工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)支持。3.負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的集中保管，建立健全檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全存儲(chǔ)。4.按照規(guī)定的程序和要求，辦理審計(jì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。5.定期對審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)工作，及時(shí)提供與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的文件資料和信息。2.在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中，涉及其他部門的工作，應(yīng)按照內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的要求，協(xié)助做好相關(guān)工作，確保審計(jì)工作順利進(jìn)行。三、檔案收集與整理（一）收集范圍審計(jì)項(xiàng)目文件材料的收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.審計(jì)通知書、審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)方案等立項(xiàng)文件。2.審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)記錄等過程文件。3.審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定、審計(jì)意見書等結(jié)果文件。4.被審計(jì)單位反饋意見及整改情況報(bào)告。5.與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的其他文件資料，如會(huì)議記錄、往來函件等。（二）收集要求1.內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)及時(shí)收集審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的各類文件材料，確保資料的齊全和完整。2.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)充或更正。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集和保存，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.審計(jì)檔案應(yīng)按照審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料應(yīng)集中在一起，不得分散。2.對每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料應(yīng)按照其形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事項(xiàng)的文件應(yīng)集中排列在一起。3.對每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。4.編制審計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容，以便快速查閱檔案。四、檔案分類與編號(hào)（一）分類方法審計(jì)檔案可按照審計(jì)項(xiàng)目類型、審計(jì)時(shí)間、被審計(jì)單位等進(jìn)行分類，具體分類如下：1.財(cái)務(wù)審計(jì)檔案：包括對公司財(cái)務(wù)收支、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)制度等方面進(jìn)行審計(jì)形成的檔案。2.經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)檔案：涉及公司經(jīng)濟(jì)效益評價(jià)、成本效益分析、資源利用效率等審計(jì)項(xiàng)目的檔案。3.內(nèi)部控制審計(jì)檔案：關(guān)于公司內(nèi)部控制制度建立、執(zhí)行情況審計(jì)的檔案。4.專項(xiàng)審計(jì)檔案：針對特定事項(xiàng)或問題開展的專項(xiàng)審計(jì)所形成的檔案，如重大投資項(xiàng)目審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等。5.其他審計(jì)檔案：不屬于上述分類的其他審計(jì)項(xiàng)目檔案。（二）編號(hào)規(guī)則審計(jì)檔案編號(hào)采用“年度+審計(jì)項(xiàng)目類別+項(xiàng)目序號(hào)”的方式，具體規(guī)則如下：1.年度：用四位數(shù)字表示，如“20XX”。2.審計(jì)項(xiàng)目類別：用兩位大寫字母表示，如“CA”表示財(cái)務(wù)審計(jì)，“EA”表示經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)，“IA”表示內(nèi)部控制審計(jì)，“SA”表示專項(xiàng)審計(jì)，“OA”表示其他審計(jì)。3.項(xiàng)目序號(hào)：用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年第5個(gè)財(cái)務(wù)審計(jì)項(xiàng)目的檔案編號(hào)為“2023CA005”。五、檔案編目與裝訂（一）編目要求1.審計(jì)檔案編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，反映檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。2.編目內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案題名、日期、保管期限、密級(jí)、頁數(shù)等。3.檔案題名應(yīng)簡明扼要，準(zhǔn)確反映審計(jì)項(xiàng)目的內(nèi)容和性質(zhì)。（二）裝訂方法1.審計(jì)檔案應(yīng)采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。2.對紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。六、檔案保管與存儲(chǔ)（一）保管期限審計(jì)檔案的保管期限根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目的重要程度和性質(zhì)確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、違法違紀(jì)問題等審計(jì)項(xiàng)目的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：對公司財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)效益、內(nèi)部控制等方面進(jìn)行定期審計(jì)形成的檔案，保管期限為10年至30年。3.短期保管：一般性審計(jì)項(xiàng)目的檔案，保管期限為5年以下。（二）存儲(chǔ)方式1.審計(jì)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其可讀性和可追溯性。3.建立審計(jì)檔案索引目錄，便于快速查找和利用檔案。索引目錄應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息，如檔案編號(hào)、題名、存儲(chǔ)位置等。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對審計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。2.對超過保管期限的審計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)等相關(guān)部門共同進(jìn)行，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱等制度，防止檔案丟失、損壞或泄露。對借閱的檔案應(yīng)及時(shí)催還，歸還時(shí)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱審計(jì)檔案，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的審計(jì)檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人查閱審計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，嚴(yán)格控制查閱范圍和時(shí)間。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員借閱審計(jì)檔案，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、拆封、抽換檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。（三）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制審計(jì)檔案，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。復(fù)制件應(yīng)與原件內(nèi)容一致，不得擅自更改檔案內(nèi)容。3.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的審計(jì)檔案，如需復(fù)制，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理，確保信息安全。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對審計(jì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對審計(jì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，嚴(yán)格控制知悉范圍，防止檔案信息泄露。3.在審計(jì)檔案存儲(chǔ)場所設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全存儲(chǔ)。4.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的審計(jì)檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息被非法獲取或篡改。（二）安全管理1.建立健全審計(jì)檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案存儲(chǔ)場所、存儲(chǔ)設(shè)備等的安全管理，定期進(jìn)行安全檢查和維護(hù)。2.配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，確保檔案的安全存儲(chǔ)。對安全設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)、有效地保護(hù)檔案安全。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)等相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，綜合評估檔案的保存價(jià)值。3.對經(jīng)過鑒定確定已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《審計(jì)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。（二）銷毀程序1.《審計(jì)檔案銷毀清冊》經(jīng)公司