PAGE村檔案管理工作各項制度一、總則（一）目的為了加強本村檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在本村各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合本村實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本村檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映本村各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集本村在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整無缺。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及本村機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導小組成立以村黨支部書記為組長，村委會主任為副組長，各相關(guān)部門負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導小組。其職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本村檔案管理工作的規(guī)章制度。2.對本村檔案管理工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。3.監(jiān)督檢查本村檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（二）檔案管理人員職責1.負責本村各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.積極開展檔案利用工作，為村兩委決策、村民辦事等提供檔案信息服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時做好檔案利用登記工作。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的賬物相符。對破損、褪色、字跡模糊等檔案及時進行修復和復制。5.負責檔案管理設(shè)備的維護和管理，保證檔案管理工作的正常開展。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，學習和掌握檔案管理的新技術(shù)、新方法，推進本村檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。三、檔案收集制度（一）收集范圍1.黨群工作類：包括村黨支部會議記錄、黨員名冊、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨費收繳記錄等。2.行政管理類：包括村委會會議記錄、村民代表會議記錄、村規(guī)民約、各類工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.經(jīng)濟發(fā)展類：包括本村經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料、農(nóng)村產(chǎn)業(yè)項目資料、財務(wù)收支賬目、審計報告等。4.社會事務(wù)類：包括民政工作資料（如低保戶、五保戶檔案）、計劃生育資料、教育衛(wèi)生資料、文化活動資料等。5.重點項目類：涉及本村的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、土地流轉(zhuǎn)、環(huán)境整治等重點項目的立項、審批、實施、驗收等全過程資料。（二）收集要求1.各部門和個人應在工作完成后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理人員。2.檔案材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于重要的文件、資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存處。（三）收集時間1.年度檔案應在次年第一季度內(nèi)完成收集整理工作。2.專項工作檔案應在工作結(jié)束后一個月內(nèi)完成收集整理工作，并移交檔案管理人員。四、檔案整理制度（一）分類標準按照國家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合本村實際情況，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)濟發(fā)展、社會事務(wù)、重點項目等五大類，每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)進行細分。（二）整理方法1.歸檔文件應齊全完整，已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。3.歸檔文件應依據(jù)分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項。4.按年度—保管期限—機構(gòu)（問題）—件號的順序進行排列，編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。5.裝訂歸檔文件應牢固、整齊，便于保管和利用。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。五、檔案保管制度（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備，如安裝火災自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、除濕機、防蟲藥品投放裝置、防盜門窗、遮光窗簾、空氣凈化設(shè)備等。3.檔案庫房應設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.檔案應按照分類方案和編號順序依次上架存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放。2.檔案存放應便于查找和利用，不得隨意堆放或倒置。對于珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保護措施，如專柜存放、復制備份等。（三）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。每天記錄庫房溫濕度情況，如超出規(guī)定范圍，應及時采取措施進行調(diào)整。4.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。檔案管理人員應熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識。5.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時，應關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫房安全。六、檔案利用制度（一）利用范圍1.為村兩委決策提供參考依據(jù)，查閱相關(guān)政策文件、工作記錄、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等檔案資料。2.為村民辦事提供證明材料，如查閱婚姻登記、土地承包、宅基地審批等檔案。3.為上級部門檢查指導工作提供資料支持，配合查閱本村相關(guān)工作檔案。4.因歷史研究、文化傳承等需要，經(jīng)批準后查閱本村歷史檔案資料。（二）利用手續(xù)1.本村內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)村檔案管理領(lǐng)導小組組長簽字批準后，方可查閱。查閱重要檔案資料，需提前預約。3.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復印或摘錄的內(nèi)容、頁數(shù)等。4.查閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記檔案管理人員應建立檔案利用登記簿，對每一次檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用者姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的及利用效果等。七、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理領(lǐng)導小組成員、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人組成。鑒定小組負責對本村檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定標準1.對已過保管期限的檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的重要性、完整性、歷史價值等因素，確定是否仍需保存。2.對涉及本村機密且已不再具有保密價值的檔案，經(jīng)保密審查后，按規(guī)定進行解密和處理。3.對重復、無用或已失去保存意義的檔案，予以剔除銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理領(lǐng)導小組組長審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場對銷毀情況進行詳細記錄，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應長期保存，以備查考。八、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：包括查閱檔案的人次、卷次、利用目的等。3.檔案庫房設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計：包括消防器材、除濕機、空調(diào)等設(shè)備的數(shù)量、使用情況、維護記錄等。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員應定期對檔案數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計，填寫統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應內(nèi)容準確、數(shù)據(jù)真實，不得虛報、瞞報。2.檔案庫房設(shè)施設(shè)備統(tǒng)計應結(jié)合設(shè)備管理臺賬進行，詳細記錄設(shè)備的購置時間、使用年限、維修保養(yǎng)情況等。3.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應及時整理、匯總，形成年度檔案統(tǒng)計報告，報送檔案管理領(lǐng)導小組。九、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)本村檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱、利用和共享。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，涵蓋檔案收集登記、整理編目、保管利用、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化操作。2.信息化系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、備份、安全防護等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準確、完整和安全可靠。3.加強信息化系統(tǒng)的維護和管理，定期進行系統(tǒng)升級和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)故障。（三）電子檔案管理1.對本村形成的電子