PAGE福建省組織檔案管理制度一、總則（一）目的為加強福建省組織檔案管理，確保組織檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮組織檔案在組織工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于福建省內各級各類黨組織、政府部門、企事業(yè)單位、社會團體等組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則組織檔案由各組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內容必須真實可靠，如實反映組織的歷史和工作情況。3.保密性原則對涉及組織機密和敏感信息的檔案，嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。二、組織與職責（一）檔案管理部門1.省級檔案管理部門負責制定全省組織檔案管理的政策、法規(guī)和標準，指導全省各級組織的檔案管理工作，接收、保管省級重要組織檔案，并提供查閱利用服務。2.市級檔案管理部門貫徹執(zhí)行省級檔案管理部門的政策、法規(guī)和標準，指導本市各級組織的檔案管理工作，接收、保管市級重要組織檔案，并提供查閱利用服務。3.縣級檔案管理部門貫徹執(zhí)行上級檔案管理部門的政策、法規(guī)和標準，指導本縣各級組織的檔案管理工作，接收、保管縣級重要組織檔案，并提供查閱利用服務。4.基層組織檔案管理機構負責本組織檔案的收集、整理、保管和利用工作，接受上級檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理人員基本要求具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉組織工作業(yè)務，責任心強，嚴守檔案管理工作紀律。2.檔案管理人員主要職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。做好檔案的安全保管工作，確保檔案的實體安全和信息安全。建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱利用。對檔案進行統(tǒng)計分析，及時向上級報告檔案管理情況。參與檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質量和價值。開展檔案信息開發(fā)利用工作，為組織工作提供參考依據。三、檔案收集（一）收集范圍1.組織文件材料包括組織的決議、決定、指示、通知、報告、請示、批復、會議記錄、工作計劃、工作總結、統(tǒng)計報表等。2.干部人事檔案材料包括干部的履歷表、自傳、鑒定、考核、任免、工資、獎懲、學歷、學位、培訓、專業(yè)技術職務、黨團材料等。3.黨組織建設檔案材料包括黨組織的設置、換屆選舉、黨員發(fā)展、黨員教育管理、黨內統(tǒng)計等方面的材料。4.其他重要檔案材料如組織的重大活動、重要事件、榮譽表彰、資產財務等方面的材料。（二）收集要求1.及時收集各部門和人員應在文件材料形成后及時將其移交檔案管理部門，確保檔案的時效性。2.完整收集按照收集范圍，全面收集各類組織檔案材料，不得遺漏重要文件和資料。3.準確收集收集的檔案材料應真實、準確，符合檔案管理的規(guī)范要求。（三）收集渠道1.內部移交各部門在工作中形成的文件材料，定期向檔案管理部門移交。2.專人收集檔案管理人員定期到各部門收集零散的檔案材料。3.外部征集對于具有重要價值的組織檔案材料，可通過征集、購買、捐贈等方式獲取。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件材料之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法將檔案按年度分開，便于按年度查找和統(tǒng)計檔案。2.組織機構分類法按組織的內部機構進行分類，反映各機構的工作情況。3.問題分類法按檔案反映的問題進行分類，便于查找某一專題的檔案。（三）整理步驟1.裝訂對破損、褪色的文件材料進行修復和裝訂，保持文件的完整性。2.分類按照分類方法對檔案進行分類，確定檔案的類別和排列順序。3.編目編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、責任者、文號、頁數等項目，便于檔案的檢索和查閱。4.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案的類別、年度、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜的地方建設檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防光等設施。2.檔案裝具使用符合標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。（二）保管要求1.溫濕度控制檔案庫房的溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.防火防盜配備必要的消防器材，安裝防盜報警裝置，確保檔案庫房的安全。3.防蟲防鼠定期對檔案庫房進行消毒，放置防蟲防鼠藥品，防止檔案被蟲蛀鼠咬。4.防塵防光檔案庫房應保持清潔，避免灰塵進入，同時應采用防光窗簾等措施，防止檔案因光照而褪色。（三）檔案清點與檢查1.定期清點檔案管理人員定期對檔案進行清點，核對檔案的數量和質量，確保檔案的完整和安全。2.不定期檢查檔案管理部門負責人不定期對檔案庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行科學鑒定，確保檔案的質量和價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務人員和專家組成，負責檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據檔案的內容、來源、時間等因素，確定檔案的保存價值和保管期限。2.分析鑒定法對檔案進行綜合分析，考慮檔案的歷史背景、現(xiàn)實意義、利用價值等因素，確定檔案的保存價值和保管期限。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經過鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、責任者、文號、保管期限等信息。2.審批銷毀清冊報經組織負責人審批。3.銷毀實施由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同對檔案進行銷毀，確保銷毀徹底。4.銷毀記錄對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應遵守國家法律法規(guī)和組織的相關規(guī)定。2.服務組織原則檔案利用應圍繞組織工作的需要，為組織決策、管理、研究等提供支持。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱組織內部人員因工作需要可查閱檔案，查閱時應填寫查閱登記表，經檔案管理部門負責人批準后，在指定地點查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經組織負責人批準后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還。3.復制根據利用者的需求，可提供檔案的復制件，但應注明復制件的出處，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）利用登記對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、利用方式等信息，以便統(tǒng)計和查詢。八、檔案信息化建設（一）建設目標建立組織檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數字化管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）數字化流程1.檔案掃描對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應符合檔案管理的要求。2.圖像處理對掃描后的電子檔案進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等操作，確保電子檔案的質量。3.數據錄入將檔案的題名、日期、責任者、文號、頁數等信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數據庫。4.掛接存儲將處理后的電子檔案掛接到檔案信息管理系統(tǒng)，并存儲在安全可靠的存儲設備上。（三）信息安全管理1.網絡安全采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸等措施，保障檔案信息網絡的安全。2.數據安全對檔案數據庫進行備份，定期進行數據恢復演練，防止數據丟失。同時，設置用戶權限，嚴格控制對檔案信息的訪問。3.人員安全加強對檔案信息化管理人員的安全培訓，提高其安全意識和操作技能，防止因人員失誤導致檔案信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.上級檔案管理部門對下級組織的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.組織內部審計部門對組織的檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查檔案管理工作的經費使用、制度執(zhí)行等情況。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度執(zhí)行情況檢查組織是否建立健全檔案管理制度，是否嚴格執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)定。2.檔案管理工作質量檢查檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質量，是否符合檔案管理的規(guī)范要求。3.檔案