PAGE為規(guī)范公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、錄音、錄像等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等一系列工作的總稱。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各部門的檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案的收集、整理、保管等工作。3.負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。4.定期對公司檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管等工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交公司綜合管理部門。3.積極配合公司綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案的安全和保密。3.積極開展檔案的利用工作，為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在籌備、設(shè)立、運營等過程中形成的各類文件、資料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司的工作計劃、總結(jié)、報告、報表等。4.公司的會議記錄、紀(jì)要、決議等。5.公司的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。6.公司的人事檔案，包括員工簡歷、勞動合同、考核記錄等。7.公司的技術(shù)檔案，包括產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、圖紙等。8.公司的市場營銷檔案，包括市場調(diào)研報告、客戶資料、銷售合同等。9.公司的行政管理檔案，包括辦公用品采購記錄、車輛管理記錄等。10.公司的其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的真實性和準(zhǔn)確性。3.對于重要檔案，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止檔案丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號：對分類后的檔案進(jìn)行編號，以便于查找和管理。3.裝訂：對紙張較大或較薄的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管檔案是指反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管檔案是指反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管檔案是指反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案鑒定1.公司應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司綜合管理部門組織，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員參加。3.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出存毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)在公司綜合管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。五、檔案的統(tǒng)計與檢索（一）統(tǒng)計1.公司應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的數(shù)量變動、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)由檔案管理人員負(fù)責(zé)，定期編制檔案統(tǒng)計報表，報公司綜合管理部門。（二）檢索1.公司應(yīng)建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。2.檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、電子檔案數(shù)據(jù)庫等，具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類、年度等檢索。3.檔案管理人員應(yīng)定期更新檔案檢索系統(tǒng)，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和及時性。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的目的、范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。（三）利用期限1.檔案查閱一般應(yīng)在公司綜合管理部門指定的場所進(jìn)行，不得將檔案帶出公司。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、所在部門、查閱、借閱目的、檔案名稱、數(shù)量等。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和共享利用。2.提高檔案管理的效率和水平，降低檔案管理成本。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等功能的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：加強檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌