PAGE常態(tài)化安全檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的安全管理工作，規(guī)范安全檔案的建立、管理和使用，確保安全信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，有效預(yù)防和應(yīng)對各類安全事故，保障公司/組織的正常運(yùn)營和員工的生命財(cái)產(chǎn)安全，特制定本常態(tài)化安全檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及安全管理工作的相關(guān)活動及資料的檔案管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保安全檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：安全檔案應(yīng)如實(shí)記錄安全管理活動的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得弄虛作假。3.分類管理原則：按照安全管理的不同類別和性質(zhì)，對安全檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、使用和管理。4.保密安全原則：妥善保管安全檔案，防止信息泄露，確保檔案的安全性和保密性。二、安全檔案的分類與內(nèi)容（一）安全管理文件檔案1.法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范收集、整理國家及地方有關(guān)安全管理的法律法規(guī)、政策文件，如安全生產(chǎn)法、消防法、職業(yè)病防治法等。行業(yè)相關(guān)的安全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如建筑施工安全標(biāo)準(zhǔn)、化工行業(yè)安全規(guī)范等，并確保及時更新。2.公司安全管理制度制定的安全管理各項(xiàng)規(guī)章制度，包括安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全檢查制度、安全教育培訓(xùn)制度、事故應(yīng)急預(yù)案等。制度的修訂記錄，包括修訂原因、修訂內(nèi)容、審批過程等。3.安全管理工作文件安全管理工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等，如年度安全工作計(jì)劃、季度安全工作總結(jié)、安全事故調(diào)查報(bào)告等。安全會議記錄，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容及決議等。（二）安全檢查與隱患排查檔案1.安全檢查表按照不同的場所、設(shè)備、活動等制定的詳細(xì)安全檢查表，如車間安全檢查表、倉庫安全檢查表、施工現(xiàn)場安全檢查表等。檢查表的使用記錄，包括檢查時間、檢查人員、檢查結(jié)果等。2.隱患排查記錄定期和不定期隱患排查工作記錄，記錄發(fā)現(xiàn)的安全隱患情況，包括隱患位置、隱患描述、隱患等級等。隱患整改情況跟蹤記錄，包括整改措施、整改責(zé)任人、整改期限、整改結(jié)果等。（三）安全教育培訓(xùn)檔案1.培訓(xùn)計(jì)劃年度安全教育培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間安排等。根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整后的培訓(xùn)計(jì)劃及審批記錄。2.培訓(xùn)教材與資料收集整理的各類安全教育培訓(xùn)教材、課件、視頻等資料，如安全操作規(guī)程手冊、消防安全知識讀本等。培訓(xùn)資料的更新記錄。3.培訓(xùn)記錄每次安全教育培訓(xùn)的詳細(xì)記錄，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容、參加人員簽到表、培訓(xùn)效果評估等。（四）安全設(shè)施與設(shè)備檔案1.安全設(shè)施檔案消防設(shè)施檔案，包括消防器材清單、消防設(shè)施檢查記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修更換記錄等。安全防護(hù)設(shè)施檔案，如防護(hù)欄桿、安全網(wǎng)、通風(fēng)設(shè)備等的相關(guān)資料，包括安裝記錄、使用情況記錄、檢查維護(hù)記錄等。2.設(shè)備安全檔案公司內(nèi)各類生產(chǎn)設(shè)備、特種設(shè)備的檔案，包括設(shè)備臺賬、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、設(shè)備維修記錄、設(shè)備定期檢驗(yàn)報(bào)告等。新設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收報(bào)告等資料。（五）安全事故檔案1.事故報(bào)告安全事故發(fā)生后的即時報(bào)告，包括事故發(fā)生時間、地點(diǎn)、經(jīng)過、傷亡情況、初步原因分析等。事故后續(xù)報(bào)告，如事故原因詳細(xì)分析報(bào)告、事故責(zé)任認(rèn)定報(bào)告等。2.事故調(diào)查資料事故調(diào)查過程中收集的各種證據(jù)材料，如現(xiàn)場照片、視頻、證人證言、技術(shù)鑒定報(bào)告等。事故調(diào)查組成員名單、調(diào)查工作記錄等。3.事故處理記錄事故處理決定，包括對事故責(zé)任單位和責(zé)任人的處罰決定等。事故整改措施及落實(shí)情況記錄。（六）職業(yè)健康檔案1.職業(yè)健康體檢檔案員工職業(yè)健康體檢計(jì)劃及執(zhí)行記錄，包括體檢時間、體檢機(jī)構(gòu)、體檢項(xiàng)目、體檢結(jié)果等。對體檢結(jié)果異常員工的跟蹤復(fù)查記錄。2.職業(yè)病危害因素檢測檔案工作場所職業(yè)病危害因素定期檢測報(bào)告，記錄檢測時間、檢測項(xiàng)目、檢測結(jié)果等。檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明及檢測合同等資料。3.職業(yè)健康防護(hù)檔案為員工配備的個人職業(yè)健康防護(hù)用品清單，包括防護(hù)用品名稱、型號、發(fā)放記錄等。職業(yè)健康防護(hù)用品的定期檢查記錄。三、安全檔案的建立與收集（一）責(zé)任部門與人員1.各部門負(fù)責(zé)本部門安全管理活動相關(guān)檔案資料的收集、整理和初步審核，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.安全管理部門負(fù)責(zé)對全公司/組織的安全檔案進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和匯總歸檔。（二）檔案建立要求1.安全檔案應(yīng)及時建立，確保與安全管理活動同步進(jìn)行。各項(xiàng)安全管理工作開展過程中，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照檔案內(nèi)容要求，準(zhǔn)確、完整地記錄相關(guān)信息。2.檔案資料應(yīng)使用原件，如因特殊原因需使用復(fù)印件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件存放處，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，不得隨意涂改、偽造。（三）收集渠道1.日常安全管理工作中產(chǎn)生的各類文件、記錄、報(bào)告等，由各部門及時收集整理。2.安全檢查、隱患排查、培訓(xùn)教育、設(shè)備維護(hù)等活動結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時將形成的資料報(bào)送至檔案管理人員。3.外部獲取的與安全管理相關(guān)的文件、資料，如法律法規(guī)更新文件、行業(yè)協(xié)會通知等，由專人負(fù)責(zé)收集并傳遞給檔案管理部門。四、安全檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.按照安全檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行分類整理，確保同一類別的檔案集中存放。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.去除資料中的無關(guān)信息，對破損、褪色的資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案資料的完整性和可讀性。（二）歸檔方法1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止日期等信息。2.電子檔案應(yīng)按照分類建立文件夾，文件夾命名應(yīng)規(guī)范清晰，電子文件應(yīng)按照日期或編號順序排列，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索。3.建立安全檔案總目錄，詳細(xì)記錄各類檔案的名稱、編號、存放位置等信息，方便查閱和管理。五、安全檔案的保管與借閱（一）保管要求1.設(shè)立專門的安全檔案保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對安全檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對電子檔案要定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，異地存放。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱安全檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱檔案名稱、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和安全管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案資料。如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。3.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱時間、借閱人員、歸還時間等信息，確保檔案的安全和完整。六、安全檔案的更新與銷毀（一）更新要求1.安全檔案應(yīng)根據(jù)安全管理工作的變化和實(shí)際情況及時更新。如法律法規(guī)修訂、公司安全管理制度調(diào)整、安全設(shè)施設(shè)備更換等，相關(guān)檔案資料應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行修訂和補(bǔ)充。2.檔案更新后，應(yīng)在原檔案資料上注明更新日期，并將更新后的資料及時歸檔。同時，對相關(guān)索引目錄等進(jìn)行同步更新。（二）銷毀規(guī)定1.對于已失去保存價值的安全檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.銷毀申請經(jīng)安全管