PAGE服裝廠檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強服裝廠檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于服裝廠各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：服裝廠檔案實行集中統(tǒng)一管理，由廠部檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應如實反映服裝廠各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準確，不得偽造、篡改檔案信息。3.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，滿足服裝廠各項工作對檔案信息的需求。4.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門服裝廠設立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責全廠檔案的綜合管理工作。檔案管理部門在廠部的領導下，履行以下職責：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善服裝廠檔案管理制度，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的規(guī)范化、標準化。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢利用。4.負責檔案的保管和保護工作，定期對檔案進行檢查、清點、核對，確保檔案的安全完整。對破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時進行修復和復制，對電子檔案進行備份和維護。5.按照國家規(guī)定的檔案保管期限，對檔案進行鑒定，及時剔除無保存價值的檔案，并做好銷毀登記工作。6.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，準確統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為服裝廠的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)、市場營銷等提供檔案信息支持，編制檔案參考資料，如大事記、組織沿革、產(chǎn)品檔案等。8.負責對各部門檔案工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓，提高全廠檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作水平。9.做好檔案管理設施設備的維護和管理工作，確保檔案管理工作的正常開展。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關工作。兼職檔案員的職責如下：1.負責本部門各類文件材料的收集、積累和整理工作，確保文件材料齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的文件材料進行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并定期移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的清查、核對、統(tǒng)計等工作，提供有關檔案利用的信息和反饋意見。4.參加檔案管理部門組織的檔案業(yè)務培訓，提高自身的檔案管理業(yè)務水平。三、檔案的收集與歸檔（一）文件材料的形成與積累1.服裝廠各部門及員工在工作活動中應及時形成、收集和積累各類文件材料，確保文件材料的真實、準確、完整。2.文件材料的形成應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，使用規(guī)范的紙張、筆墨等書寫工具，字跡清晰、工整，簽署完備。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件、客戶文件等，應指定專人負責簽收、登記，并及時分發(fā)至相關部門閱處，各部門應妥善保管，不得遺失。（二）收集范圍服裝廠檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類：上級機關文件、廠部文件、會議文件、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理文件、證照文件等。2.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量控制文件、設備管理文件、安全生產(chǎn)文件、生產(chǎn)統(tǒng)計報表等。3.技術研發(fā)類：服裝設計圖紙、工藝流程圖、技術研發(fā)報告、產(chǎn)品測試報告、技術革新文件等。4.市場營銷類：市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料、廣告宣傳資料、展會資料等。5.財務管理類：財務預算、決算報告、會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告等。6.物資采購類：采購計劃、采購合同、供應商資料、物資驗收文件、庫存管理文件等。7.人力資源類：員工招聘、培訓、考核、薪酬福利、勞動合同等文件。8.其他類：與服裝廠生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的其他具有保存價值的文件材料，如榮譽證書、獲獎文件、對外交流合作文件等。（三）歸檔要求1.各部門兼職檔案員應定期將本部門整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。移交時間原則上為每年的[具體時間]，如有特殊情況可另行規(guī)定。2.移交的文件材料應按照檔案管理部門規(guī)定的分類方案和編號規(guī)則進行整理、編目，確保文件材料排列有序、編號準確、目錄清晰。3.歸檔的文件材料應齊全完整，如有缺漏應及時補齊。對于破損、褪色、字跡模糊的文件材料，應進行修復或復制后再行歸檔。4.電子文件應與紙質(zhì)文件同步歸檔，電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應的電子目錄索引，便于查詢利用。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法服裝廠檔案采用年度機構（問題）保管期限分類法進行分類。具體如下：1.年度分類：將檔案按形成年度分開，不同年度的檔案分別整理。2.機構（問題）分類：在每個年度內(nèi)，按機構或問題將檔案進一步細分。例如，行政管理類檔案可按廠部辦公室、人力資源部、財務部等機構分類；生產(chǎn)管理類檔案可按生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門等機構分類，也可按生產(chǎn)流程、質(zhì)量問題等問題分類。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管的檔案主要是反映服裝廠主要職能活動和歷史面貌的，對服裝廠有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對服裝廠工作有查考利用價值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對服裝廠工作有參考價值的檔案。（三）編號規(guī)則檔案編號采用“年度+機構（問題）代碼+順序號”的形式，具體如下：1.年度：采用公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.機構（問題）代碼：根據(jù)機構或問題分類設置代碼，每個代碼用兩位數(shù)字表示，如“01”表示廠部辦公室，“02”表示人力資源部等。3.順序號：按檔案排列順序依次編號，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。例如，2023年廠部辦公室形成的第一份檔案編號為“202301001”。（四）編目要求1.檔案編目應包括案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。2.案卷封面：應填寫全宗名稱（服裝廠名稱）、類目名稱（如行政管理類、生產(chǎn)管理類等）、案卷題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等項目。3.卷內(nèi)文件目錄：應依次填寫順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。順序號應與檔案編號中的順序號一致；文號應填寫文件的發(fā)文字號；責任者應填寫文件的制發(fā)單位或個人；題名應填寫文件的標題，如無標題應根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標題；日期應填寫文件的形成日期；頁號應填寫每份文件在卷內(nèi)的起止頁碼；備注應填寫需要說明的事項。4.備考表：應填寫本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等項目。本卷情況說明應填寫卷內(nèi)文件的缺損、修改、補充等情況；立卷人應填寫負責立卷的人員姓名；檢查人應填寫對立卷質(zhì)量進行檢查的人員姓名；立卷時間應填寫完成立卷工作的日期。五、檔案的保管與保護（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等。（二）檔案上架檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。同一類目的檔案應集中存放，不同保管期限的檔案應分開存放。檔案架應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，以便于識別和管理。（三）定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，一般每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次抽樣檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理，如修復破損檔案、更換防蟲藥品、調(diào)整檔案存放位置等。（四）電子檔案保管電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并進行備份。備份介質(zhì)應異地存放，以防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。電子檔案應定期進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時，應建立電子檔案的訪問權限管理制度，嚴格控制電子檔案的訪問和使用。（五）檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及服裝廠商業(yè)秘密、技術秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施。2.查閱、借閱檔案應嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準不得擅自查閱、借閱檔案。查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，不得將檔案帶出檔案庫房或交給無關人員。3.對檔案的利用情況應進行登記，記錄查閱、借閱檔案的人員姓名、時間、內(nèi)容等信息，以便于跟蹤和管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面的歷史觀點和辯證的分析方法，從服裝廠的實際需要出發(fā)，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各相關部門負責人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的保存價值。對于具有重要歷史意義、反映服裝廠主要職能活動、對生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策有重要參考價值的檔案，應予以永久保存；對于在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案，可確定為長期或短期保管；對于已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案的題名、年度、保管期限、文號、責任者、銷毀理由等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊報廠部領導審批，經(jīng)批準后方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.服裝廠內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱重要檔案或涉及多個部門的檔案，需經(jīng)廠部領導批準。3.外單位人員查閱服裝廠檔案，應持有單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)廠部領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）借閱規(guī)定1.服裝廠內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱人員當面清點檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，并要求借閱人員在《檔案借閱登記表》上簽字確認。3.借閱人員應妥善保管檔案原件，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如需復印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按規(guī)