PAGE博物館檔案信息管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)博物館檔案信息管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，充分發(fā)揮檔案信息在博物館各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本博物館全體員工及涉及檔案信息管理相關(guān)工作的外部人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案信息應(yīng)如實(shí)反映博物館各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案信息，確保無(wú)遺漏。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的物理安全和信息安全，防止丟失、損壞、泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案信息管理工作。5.便捷利用原則：便于檔案信息的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案信息管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善博物館檔案信息管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理博物館各類檔案信息，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。5.負(fù)責(zé)檔案信息的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施。6.按照規(guī)定提供檔案信息的查詢、借閱服務(wù)，對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。7.組織開(kāi)展檔案信息的鑒定、銷毀工作。8.對(duì)各部門檔案信息管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案信息的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確一名檔案信息管理兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案信息管理的日常工作，確保檔案信息的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案信息的查詢、借閱等相關(guān)工作。4.按照檔案信息管理要求，規(guī)范本部門檔案信息的形成、積累和整理工作，保證檔案信息質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案信息管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案信息管理規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案信息管理各項(xiàng)職責(zé)，做好檔案信息的收集、整理、保管、利用等工作。3.不斷提高檔案信息管理水平，積極參與檔案信息管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)。4.保守檔案信息秘密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案信息分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：包括博物館在行政管理、業(yè)務(wù)管理等活動(dòng)中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等。2.業(yè)務(wù)檔案：展覽檔案：涵蓋展覽策劃、設(shè)計(jì)、制作、布展、撤展等全過(guò)程相關(guān)資料。藏品檔案：包含藏品的征集、鑒定、登記、編目、保管、研究、利用等方面的記錄。教育活動(dòng)檔案：有關(guān)博物館開(kāi)展的各類教育活動(dòng)的方案、實(shí)施記錄、效果評(píng)估等資料。學(xué)術(shù)研究檔案：博物館人員開(kāi)展學(xué)術(shù)研究的課題申報(bào)、研究過(guò)程記錄、成果發(fā)表等材料。3.財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。4.人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、工資福利等檔案材料。5.基本建設(shè)檔案：博物館新建、改建、擴(kuò)建等基本建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中形成的項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等相關(guān)檔案。6.設(shè)備檔案：博物館各類設(shè)備的購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報(bào)廢等記錄。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類編號(hào)法，按照檔案類別進(jìn)行一級(jí)編號(hào)，每類檔案再根據(jù)不同的內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)、三級(jí)等編號(hào)。2.文書檔案編號(hào)：以年度為標(biāo)識(shí)，如“[年份][流水號(hào)]”，例如“2023001”表示2023年產(chǎn)生的第1份文書檔案。3.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：展覽檔案編號(hào)：“ZL[展覽年份][展覽序號(hào)]”，如“ZL202201”表示2022年舉辦的第1個(gè)展覽檔案。藏品檔案編號(hào)：“CB[藏品類別代碼][藏品序號(hào)]”，藏品類別代碼根據(jù)博物館藏品分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，如陶瓷類代碼為“TC”，則一件陶瓷藏品編號(hào)可能為“CBTC001”。教育活動(dòng)檔案編號(hào)：“JY[活動(dòng)年份][活動(dòng)序號(hào)]”，如“JY202302”表示2023年開(kāi)展的第2次教育活動(dòng)檔案。學(xué)術(shù)研究檔案編號(hào)：“XY[研究年份][課題序號(hào)]”，如“XY202203”表示2022年立項(xiàng)的第3個(gè)學(xué)術(shù)研究課題檔案。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：“CW[年份][會(huì)計(jì)期間][流水號(hào)]”，例如“CW202301005”表示2023年1月會(huì)計(jì)期間的第5份財(cái)務(wù)檔案。5.人事檔案編號(hào)：“RS[員工工號(hào)]”，如員工工號(hào)為“001”，其人事檔案編號(hào)即為“RS001”。6.基本建設(shè)檔案編號(hào)：“JS[項(xiàng)目名稱代碼][項(xiàng)目階段代碼][流水號(hào)]”，項(xiàng)目名稱代碼和項(xiàng)目階段代碼根據(jù)博物館基本建設(shè)項(xiàng)目分類和階段劃分設(shè)定，如新建項(xiàng)目的前期規(guī)劃階段編號(hào)可能為“JSXJQG001”。7.設(shè)備檔案編號(hào)：“SB[設(shè)備類別代碼][設(shè)備購(gòu)置年份][設(shè)備序號(hào)]”，設(shè)備類別代碼如辦公設(shè)備代碼為“BG”，則一臺(tái)辦公設(shè)備編號(hào)可能為“SBBG2022002”。四、檔案信息收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案信息收集范圍和責(zé)任人，確保檔案信息及時(shí)、完整地收集。2.檔案信息收集應(yīng)遵循全面性原則，涵蓋與博物館各項(xiàng)工作相關(guān)的各類文件、資料、記錄等。3.對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案信息，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集。4.外部單位或個(gè)人提供的與博物館相關(guān)的檔案信息，應(yīng)進(jìn)行妥善接收和登記。（二）整理流程1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案信息進(jìn)行初步審核，檢查其完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無(wú)效的信息。3.對(duì)每份檔案信息進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片或錄入檔案信息管理系統(tǒng)。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，確保檔案信息的有序存放。五、檔案信息存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，配備檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別和編號(hào)順序排列上架。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行定期備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（二）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，如安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、遮光窗簾、空氣凈化器等。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔和檢查，確保檔案保管環(huán)境良好。（三）保管期限1.永久保管：涉及博物館重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)成果、珍貴文物等具有重要價(jià)值的檔案信息。法律法規(guī)規(guī)定需永久保存的檔案。2.長(zhǎng)期保管：博物館日常行政管理、業(yè)務(wù)管理等方面具有一定歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案信息，保管期限一般為30年。藏品檔案中具有較高研究?jī)r(jià)值的部分，保管期限根據(jù)藏品具體情況確定。3.短期保管：時(shí)效性較強(qiáng)、查考利用價(jià)值相對(duì)較低的檔案信息，保管期限一般為10年。臨時(shí)性活動(dòng)、項(xiàng)目形成的檔案信息，保管期限根據(jù)活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后的實(shí)際需要確定。（四）檔案清查1.每年定期對(duì)檔案信息進(jìn)行清查，檢查檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。3.根據(jù)清查結(jié)果，對(duì)檔案信息管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施。六、檔案信息利用（一）利用范圍1.博物館內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案信息，用于行政管理、業(yè)務(wù)研究、展覽策劃、教育活動(dòng)開(kāi)展等。2.外部單位因?qū)W術(shù)研究、合作交流等需要，經(jīng)博物館批準(zhǔn)后可查閱、借閱相關(guān)檔案信息。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要依法查閱博物館檔案信息的，按照相關(guān)法律法規(guī)辦理手續(xù)。（二）利用流程1.內(nèi)部利用：?jiǎn)T工填寫檔案信息利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案信息類別和編號(hào)等。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案信息查詢或借閱服務(wù)，并做好利用登記。2.外部利用：外部單位提交檔案信息利用申請(qǐng)函，說(shuō)明利用目的、范圍和期限等。申請(qǐng)函經(jīng)博物館相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門與外部單位簽訂檔案信息利用協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。按照協(xié)議要求提供檔案信息利用服務(wù)，并對(duì)利用情況進(jìn)行全程監(jiān)督。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱和公開(kāi)。2.檔案信息利用應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出博物館或進(jìn)行復(fù)制、拍照、傳播等行為。特殊情況需復(fù)制、拍照的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.檔案信息利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。七、檔案信息鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t。（二）鑒定組織成立檔案信息鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)檔案信息進(jìn)行鑒定。（三）鑒定流程1.檔案管理部門定期對(duì)達(dá)到保管期限的檔案信息進(jìn)行清理，提出擬鑒定檔案清單。2.鑒定小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)鑒定為銷毀的檔案信息，編制銷毀清單，經(jīng)博物館