PAGE檔案館制度建設(shè)情況報(bào)告一、總則（一）目的本檔案館制度建設(shè)旨在規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門的職責(zé)和權(quán)限，保證檔案管理工作的系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性。3.完整準(zhǔn)確原則：全面收集和妥善保管公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的檔案，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織及相關(guān)人員提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）綜合管理職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，明確檔案管理工作的目標(biāo)和任務(wù)，并組織落實(shí)。3.對公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作符合制度要求。（二）檔案收集與整理職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收和收集公司/組織各部門形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像等，并對收集的檔案進(jìn)行初步審核。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和編目，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.對檔案進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊、規(guī)范和美觀。（三）檔案保管職責(zé)1.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，如檔案庫房、檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。3.對破損、褪色、變質(zhì)等不符合保管要求的檔案，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。（四）檔案利用職責(zé)1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式和程序，為公司/組織及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.根據(jù)利用者的需求，快速準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案，并做好利用登記和記錄工作。3.對涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，確保檔案信息的安全。（五）檔案信息化建設(shè)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和方案，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于：行政管理文件，如通知、報(bào)告、決議、紀(jì)要等；業(yè)務(wù)管理文件，如合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表等；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件，如憑證、賬簿、報(bào)表等；人事管理文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等；技術(shù)研發(fā)文件，如項(xiàng)目文檔、技術(shù)報(bào)告、圖紙等；市場營銷文件，如市場調(diào)研報(bào)告、宣傳資料、客戶資料等；其他具有保存價(jià)值的文件。2.公司/組織接收或征集的與本單位有關(guān)的檔案，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、合作單位文件、歷史檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理歸檔，不得積壓或拖延。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.對于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）歸檔程序1.檔案形成部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過的檔案按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)和編目，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。4.將歸檔后的檔案按照類別和年度順序排列上架，進(jìn)行妥善保管。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，每個(gè)年度內(nèi)的檔案再按保管期限分類。2.保管期限分類法：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長期和短期三種保管期限。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。3.機(jī)構(gòu)（問題）分類法：在年度和保管期限分類的基礎(chǔ)上，再按公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+保管期限代碼+機(jī)構(gòu)（問題）代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.保管期限代碼：永久用“Y”表示，長期用“C”表示，短期用“D”表示。4.機(jī)構(gòu)（問題）代碼：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行編碼，每個(gè)機(jī)構(gòu)或問題用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理部門，“02”表示業(yè)務(wù)管理部門等。5.順序號(hào)：按照檔案在該類別中的排列順序，從“001”開始依次編號(hào)。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名（案卷標(biāo)題）、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。4.檔案目錄應(yīng)打印或書寫清晰、工整，一式兩份，一份裝訂在案卷內(nèi)，一份單獨(dú)成冊作為檢索工具。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案架、檔案柜等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案架、檔案柜應(yīng)按照檔案分類順序排列，便于檔案的查找和利用。（三）檔案保護(hù)措施1.對破損、褪色、變質(zhì)等不符合保管要求的檔案，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。修復(fù)和復(fù)制檔案應(yīng)采用科學(xué)的方法和技術(shù)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。2.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。清查和盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在案，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.加強(qiáng)對電子檔案的保護(hù)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制等措施，確保電子檔案信息的安全。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱公司/組織檔案，須出具相關(guān)證明文件，并按照法律程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。查閱檔案時(shí)，利用者不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、歸還時(shí)間等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）保密規(guī)定1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案利用過程中，對利用者提出的保密要求，應(yīng)予以配合和支持。3.利用者查閱、借閱涉及機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾對檔案內(nèi)容予以保密。利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并對檔案內(nèi)容進(jìn)行保密。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等方面綜合分析檔案的保存價(jià)值。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史意義，確保檔案鑒定工作的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進(jìn)行比較分析，判斷其保存價(jià)值的高低。3.專家評(píng)估法：對于一些專業(yè)性較強(qiáng)或價(jià)值難以判斷的檔案，邀請相關(guān)專家進(jìn)行評(píng)估，確定其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀清單，明確銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同負(fù)責(zé)。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱和數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.根據(jù)公司/組織檔案管理工作的實(shí)際需求和發(fā)展趨勢，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和措施。檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司/組織的整體信息化建設(shè)規(guī)劃相銜接。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)包括檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)字化加工、檔案信息資源整合、檔案信息化安全管理等方面的內(nèi)容。（二）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合公司/組織檔案管理工作特點(diǎn)的檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能滿足檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程管理功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化和規(guī)范化。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）檔案數(shù)字化加工1.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.檔案數(shù)字化加工應(yīng)包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄建庫等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。3.建立數(shù)字化檔案備份制度，定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性。（四）檔案信息資源整合1.整合公司/組織內(nèi)部各部門的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和互通。通過檔案管理信息系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為公司/組織及相關(guān)人員提供便捷的檔案信息查詢和利用服務(wù)。2.加強(qiáng)與外部檔案信息資源的交流與合作，積極收集和整合與公司/組織相關(guān)的檔案信息，豐富檔案信息資源庫。（五）檔案信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備