PAGE會計檔案管理制度6一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計檔案管理。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務事項的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會計分錄后所填制的會計憑證。（二）會計賬簿1.總賬，是根據(jù)會計科目開設的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟業(yè)務事項，提供資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、費用、成本、收入等總括核算的資料。2.明細賬，是根據(jù)總賬科目所屬的明細科目設置的，用于分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務事項，提供有關(guān)明細核算資料。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，是按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成時間的先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務會計報告1.月度、季度、年度財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.會計報表附注，對會計報表中列示項目所作的進一步說明，以及對未能在這些報表中列示項目的說明等。3.財務情況說明書，主要說明企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基本情況、利潤實現(xiàn)和分配情況、資金增減和周轉(zhuǎn)情況、對企業(yè)財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量有重大影響的其他事項。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎上，各自加上對方已收本單位未收賬項數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法。2.銀行對賬單，是銀行和企業(yè)核對賬務的聯(lián)系單，也是證實企業(yè)業(yè)務往來的記錄，也可以作為企業(yè)資金流動的依據(jù)。3.納稅申報表，是納稅人履行納稅義務，按期向稅務機關(guān)申報納稅期應繳稅額時應填報的表格。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案從一個部門或人員移交至另一個部門或人員時的詳細情況。5.會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的種類、數(shù)量、保管期限等信息。6.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀的原因、種類、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人員等信息。7.其他具有保存價值的會計資料，如會計電算化數(shù)據(jù)備份、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析報告等。三、會計檔案的管理部門及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責會計檔案的統(tǒng)一管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善會計檔案管理制度，并組織實施。2.接收、整理、保管會計檔案，確保會計檔案的安全、完整。3.建立會計檔案目錄及索引，方便查閱和利用。4.按照規(guī)定的期限和程序，對會計檔案進行鑒定、銷毀等工作。（二）財務部門財務部門負責會計檔案形成過程中的整理、裝訂等工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交會計檔案。其主要職責包括：1.負責會計憑證、賬簿、財務會計報告等會計資料的日常整理和裝訂，確保會計資料的規(guī)范性和完整性。2.配合檔案管理部門做好會計檔案的移交、保管、查閱等工作，提供必要的協(xié)助和信息。3.對會計檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時反饋會計檔案管理中存在的問題。（三）其他部門公司其他部門涉及會計檔案形成和使用的，應按照本制度的規(guī)定，配合檔案管理部門和財務部門做好會計檔案的相關(guān)工作。四、會計檔案的歸檔（一）歸檔要求1.會計憑證應按月、按編號順序每月裝訂成冊，標明月份、季度、年起止、號數(shù)、單據(jù)張數(shù)，由會計及有關(guān)人員簽名蓋章（包括制單、審核、記賬、主管），由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應在年度終了后，及時整理立卷。各種賬簿應按賬簿啟用和經(jīng)管時間順序編號，妥善保管。活頁賬簿應撤出空白賬頁，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋公章。3.財務會計報告應按年度裝訂成冊，加具封面，裝訂應整齊、牢固，封面應注明單位名稱、年度、月份、報表名稱、報表編號、制表人姓名等，并加蓋公章。4.其他會計資料應按照類別和時間順序，整理成冊，注明資料名稱、日期、編號等，并加蓋相關(guān)人員印章。（二）歸檔時間1.會計憑證應在每月終了后的[X]個工作日內(nèi)裝訂完畢，并在次月[X]日前移交檔案管理部門歸檔。2.會計賬簿應在年度終了后的[X]個月內(nèi)整理立卷，并在次年[X]月[X]日前移交檔案管理部門歸檔。3.財務會計報告應在年度終了后的[X]個月內(nèi)編制完成，并在次年[X]月[X]日前裝訂成冊移交檔案管理部門歸檔。4.其他會計資料應在形成后的[X]個工作日內(nèi)整理歸檔，并移交檔案管理部門。（三）歸檔程序1.財務部門按照歸檔要求對會計資料進行整理、裝訂，并編制會計檔案移交清冊，詳細記錄會計檔案的名稱、種類、數(shù)量、起止日期、檔案編號等信息。2.檔案管理部門對移交的會計檔案進行核對、驗收后，在會計檔案移交清冊上簽字確認，并將會計檔案妥善保管。五、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。具體保管期限如下：1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限為15年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬（現(xiàn)金和銀行存款日記賬除外）和輔助賬簿保管期限為15年；現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管期限為25年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務會計報告類：月度、季度財務會計報告保管期限為3年；年度財務會計報告（決算）永久保管。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為5年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為15年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設施，確保會計檔案的安全。2.會計檔案應分類存放，按照保管期限和類別進行編號，便于查找和管理。3.檔案管理部門應定期對會計檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.電子會計檔案應存儲在磁性介質(zhì)上，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的及查閱內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，如認為符合查閱條件，應指定專人陪同查閱，并在查閱過程中進行監(jiān)督。3.查閱人員應在指定地點查閱會計檔案，不得擅自將會計檔案帶出檔案管理部門。查閱時應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將查閱的會計檔案歸還檔案管理部門，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱會計檔案時，須持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱會計檔案時，應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱單位名稱、借閱人姓名、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)財務部門負責人審核后，報公司總經(jīng)理審批。3.檔案管理部門應根據(jù)審批意見，嚴格控制借閱期限和借閱范圍，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會計檔案上進行任何形式的記錄、標記或損壞。5.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還會計檔案，并由檔案管理部門進行核對、清點。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的責任。七、會計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織財務部門及相關(guān)業(yè)務部門人員共同進行。2.鑒定小組應根據(jù)會計檔案的保管期限、重要性、完整性等因素，對會計檔案進行逐一審查，確定哪些會計檔案可以銷毀，哪些會計檔案仍需繼續(xù)保管。3.對于經(jīng)過鑒定需要銷毀的會計檔案，鑒定小組應編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細記錄會計檔案的名稱、種類、數(shù)量、起止日期、檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀原因等信息。（二）銷毀1.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，方可進行會計檔案的銷毀工作。2.銷毀會計檔案時，應由檔案管理部門、財務部門及相關(guān)業(yè)務部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應認真核對《會計檔案銷毀清冊》與銷毀的會計檔案是否一致，確保銷毀工作的真實性和準確性。3.會計檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在《會計