PAGE心理社咨詢檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)心理社咨詢檔案的管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、保密性和安全性，充分發(fā)揮檔案在心理咨詢工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于心理社所有咨詢檔案的管理，包括但不限于個(gè)體咨詢檔案、團(tuán)體咨詢檔案、危機(jī)干預(yù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：如實(shí)記錄咨詢過(guò)程和相關(guān)信息，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.保密安全原則：對(duì)檔案信息嚴(yán)格保密，采取有效措施確保檔案的安全，防止信息泄露、丟失或損壞。4.科學(xué)規(guī)范原則：按照科學(xué)的方法和規(guī)范的流程進(jìn)行檔案管理，提高管理效率和質(zhì)量。二、檔案內(nèi)容與分類（一）個(gè)體咨詢檔案1.基本信息：包括來(lái)訪者姓名、性別、年齡、職業(yè)、聯(lián)系方式等。2.咨詢記錄：詳細(xì)記錄每次咨詢的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、咨詢師、咨詢主題、咨詢過(guò)程、來(lái)訪者反應(yīng)、咨詢師建議等。3.心理評(píng)估報(bào)告：如有進(jìn)行心理評(píng)估，應(yīng)包含評(píng)估結(jié)果、分析及建議。4.咨詢協(xié)議：與來(lái)訪者簽訂的咨詢協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。5.來(lái)訪者反饋：來(lái)訪者對(duì)咨詢效果的評(píng)價(jià)、意見(jiàn)和建議。（二）團(tuán)體咨詢檔案1.團(tuán)體基本信息：團(tuán)體名稱、性質(zhì)、人數(shù)、活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)等。2.團(tuán)體活動(dòng)方案：每次團(tuán)體活動(dòng)的策劃方案，包括目標(biāo)、內(nèi)容、形式、流程等。3.活動(dòng)記錄：記錄團(tuán)體活動(dòng)的開(kāi)展情況，如成員參與度、互動(dòng)情況、討論要點(diǎn)等。4.成員反饋：成員對(duì)團(tuán)體咨詢的感受、收獲、問(wèn)題及建議。5.團(tuán)體效果評(píng)估：對(duì)團(tuán)體咨詢效果進(jìn)行評(píng)估的報(bào)告，包括評(píng)估指標(biāo)、方法、結(jié)果及分析。（三）危機(jī)干預(yù)檔案1.危機(jī)事件記錄：詳細(xì)描述危機(jī)事件的發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、涉及人員等。2.干預(yù)過(guò)程記錄：記錄危機(jī)干預(yù)的措施、步驟、咨詢師與相關(guān)人員的溝通情況等。3.來(lái)訪者狀態(tài)變化：跟蹤記錄來(lái)訪者在危機(jī)干預(yù)過(guò)程中的情緒、行為、認(rèn)知等方面的變化。4.后續(xù)跟進(jìn)計(jì)劃：制定危機(jī)干預(yù)后的后續(xù)跟進(jìn)計(jì)劃，確保來(lái)訪者得到持續(xù)關(guān)注和支持。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.咨詢師在首次接待來(lái)訪者時(shí)，應(yīng)告知來(lái)訪者檔案管理的相關(guān)規(guī)定，并獲得來(lái)訪者的同意后開(kāi)始建立檔案。2.按照檔案內(nèi)容要求，逐步收集和整理來(lái)訪者的基本信息、咨詢記錄等資料，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于團(tuán)體咨詢和危機(jī)干預(yù)檔案，由負(fù)責(zé)組織活動(dòng)或進(jìn)行干預(yù)的咨詢師按照相應(yīng)流程建立檔案。（二）收集要求1.咨詢師應(yīng)及時(shí)收集咨詢過(guò)程中的各類資料，包括手寫(xiě)記錄、電子文檔、測(cè)試報(bào)告等，并進(jìn)行分類整理。2.對(duì)于來(lái)訪者提供的個(gè)人資料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明等，應(yīng)進(jìn)行妥善保管，并確保其真實(shí)性和合法性。3.在收集檔案資料時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)來(lái)訪者的隱私，避免泄露個(gè)人敏感信息。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案資料集中存放。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。3.去除檔案資料中的無(wú)關(guān)信息，如重復(fù)內(nèi)容、空白頁(yè)等，保持檔案的簡(jiǎn)潔明了。（二）歸檔方法1.個(gè)體咨詢檔案按照來(lái)訪者姓名進(jìn)行歸檔，將每次咨詢的相關(guān)資料依次排列，放入檔案袋或文件夾中。2.團(tuán)體咨詢檔案按照?qǐng)F(tuán)體名稱和活動(dòng)時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，將每次活動(dòng)的資料分別整理歸檔。3.危機(jī)干預(yù)檔案按照危機(jī)事件發(fā)生時(shí)間進(jìn)行歸檔，將干預(yù)過(guò)程中的所有資料集中整理。4.建立檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、歸檔日期等信息，便于快速查找和檢索。五、檔案保管與存儲(chǔ)（一）保管責(zé)任1.心理社指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。（二）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。3.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜，避免檔案受到損壞或丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.心理咨詢師因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.在查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過(guò)程中應(yīng)保持檔案的整潔，不得涂改、損壞檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還保管人員，并在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.除心理咨詢師外，其他人員因特殊原因需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)心理社負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)注、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱結(jié)束后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并由保管人員進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，使其熟悉保密規(guī)定和要求，增強(qiáng)保密意識(shí)。2.在檔案管理過(guò)程中，嚴(yán)格限制接觸檔案的人員范圍，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和借閱檔案。3.對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行加密處理，存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)置密碼保護(hù)，防止信息泄露。4.在檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中，采用加密傳輸方式，確保信息安全。（二）安全防范1.安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等，確保檔案能夠及時(shí)得到保護(hù)和恢復(fù)。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。八、檔案銷毀與處置（一）銷毀條件1.檔案超過(guò)保存期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)或找回的，可以進(jìn)行銷毀。3.來(lái)訪者要求銷毀其個(gè)人檔案，且符合相關(guān)規(guī)定的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案保管人員提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)心理社負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)。3.在指定地點(diǎn)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在檔案銷毀申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。5.銷毀完成后，將檔案銷毀申請(qǐng)表及相關(guān)記錄進(jìn)行歸檔保存，以備查考。九、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.心理社定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.設(shè)立檔案管理監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工和來(lái)訪者對(duì)檔案管理中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。（二）考核辦法1.將檔案管理工作納入咨詢師和檔案管理人員的績(jī)效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。2.考核內(nèi)容包括檔案建立的及時(shí)性、完整性，檔案整理的規(guī)范性，檔案保管的安全性，檔案查閱與借閱的合規(guī)性，檔案銷毀與處置的合理