PAGE社區(qū)居委會檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)居委會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)居委會在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)居委會的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專人負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則歸檔的檔案應(yīng)真實反映社區(qū)居委會各項工作的實際情況，內(nèi)容完整，不得遺漏重要信息。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學(xué)分類，便于檔案的管理和查找利用。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的查閱服務(wù)，提高檔案的利用效率。二、檔案歸檔范圍（一）黨群工作類1.社區(qū)黨組織建設(shè)相關(guān)文件，如黨組織設(shè)置、黨員發(fā)展、黨員教育管理等方面的材料。2.社區(qū)居委會組織建設(shè)文件，包括居委會換屆選舉、成員分工等資料。3.社區(qū)群團工作文件，如工會、共青團、婦聯(lián)等組織開展活動的記錄。（二）社區(qū)建設(shè)類1.社區(qū)規(guī)劃、建設(shè)方案及相關(guān)審批文件。2.社區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目資料，如道路維修、綠化改造、公共設(shè)施建設(shè)等項目的立項、施工、驗收等文件。3.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理資料，包括環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運情況等。4.社區(qū)治安綜合治理文件，如治安巡邏記錄、矛盾糾紛調(diào)解檔案、安全隱患排查及整改資料等。（三）社會事務(wù)類1.民政工作檔案，如低保、特困人員供養(yǎng)、臨時救助、殘疾人服務(wù)等工作的申請審批材料、動態(tài)管理記錄。2.勞動保障工作資料，包括就業(yè)失業(yè)登記、社會保險辦理、勞動糾紛調(diào)解等相關(guān)文件。3.計劃生育工作檔案，如生育登記、計劃生育獎勵扶助申報及審核材料等。4.社區(qū)文化教育活動資料，如社區(qū)文化活動策劃方案、開展記錄，社區(qū)教育培訓(xùn)活動相關(guān)材料。（四）社區(qū)服務(wù)類1.社區(qū)志愿服務(wù)活動記錄，包括志愿者招募、服務(wù)項目開展、志愿者表彰等資料。2.社區(qū)便民服務(wù)信息檔案，如社區(qū)服務(wù)熱線記錄、社區(qū)服務(wù)網(wǎng)點信息等。3.社區(qū)居家養(yǎng)老服務(wù)資料，如老年人需求評估、服務(wù)協(xié)議、服務(wù)記錄等。（五）財務(wù)資產(chǎn)類1.財務(wù)預(yù)算、決算報表及相關(guān)分析報告。2.財務(wù)收支憑證、賬目明細。3.固定資產(chǎn)登記臺賬、資產(chǎn)購置及處置相關(guān)文件。（六）其他類1.社區(qū)居委會收到的上級文件、通知、批示等。2.社區(qū)居委會與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等。3.社區(qū)居委會在工作中形成的重要會議記錄、調(diào)研報告、工作總結(jié)等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門、各崗位工作人員應(yīng)及時將工作中形成的文件材料收集齊全，確保不漏掉重要文件。2.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、相關(guān)單位送達的函件等，由專人負責(zé)簽收、登記，并及時分發(fā)至相關(guān)部門或人員進行處理，處理完畢后及時歸檔。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)保持其內(nèi)容的完整性，對于破損或褪色的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。2.按照檔案分類方案對文件材料進行分類，同一類別的文件應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列。3.每份文件材料應(yīng)編制頁碼，以便于查閱和管理。4.對于文件材料中的附件，應(yīng)與正文一并整理歸檔，并在附件首頁注明附件名稱、份數(shù)等信息。（三）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。2.裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。（四）檔案編目1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件材料的主要內(nèi)容，簡潔明了。4.日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期或生效日期。5.保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定，分為永久、長期、短期三種。6.密級應(yīng)根據(jù)文件材料的保密要求確定，分為絕密、機密、秘密三級。（五）電子檔案管理1.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行整理和歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。3.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于電子檔案的檢索和利用。4.嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。四、檔案歸檔流程（一）文件材料的收集與整理1.各部門、各崗位工作人員在完成工作任務(wù)后，應(yīng)及時將工作中形成的文件材料收集起來，進行初步整理，剔除無關(guān)的材料，對文件材料進行分類、排序。2.將整理好的文件材料定期移交至檔案管理人員。（二）檔案管理人員的接收與審核1.檔案管理人員收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)進行認真核對，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時返回相關(guān)部門或人員進行補充、修正。（三）檔案的整理與編目1.檔案管理人員按照檔案分類方案對接收的文件材料進行進一步整理，包括裝訂、編號、編目等工作。2.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)文件材料存在問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通解決。（四）檔案的歸檔與存儲1.將整理好并編目的檔案按照保管期限和類別分別存入檔案庫房或電子存儲設(shè)備中。2.在檔案存儲過程中，應(yīng)注意檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。五、檔案保管期限（一）永久保管1.社區(qū)居委會形成的具有重要歷史價值和長遠利用價值的文件材料，如社區(qū)發(fā)展規(guī)劃、重大決策文件、重要會議記錄等。2.涉及社區(qū)居民重大權(quán)益、關(guān)系社區(qū)穩(wěn)定的文件材料，如涉及社區(qū)拆遷改造、重大民生問題處理等方面的文件。3.上級主管部門要求永久保存的文件材料。（二）長期保管1.社區(qū)居委會在日常工作中形成的較為重要的文件材料，如年度工作計劃和總結(jié)、各類統(tǒng)計報表、重要活動記錄等，保管期限為10年至50年。2.涉及社區(qū)一般性事務(wù)、在一定時期內(nèi)有查考利用價值的文件材料，保管期限為10年至30年。（三）短期保管1.社區(qū)居委會在工作中形成的一般性文件材料，如一般性通知、便函、臨時性工作記錄等，保管期限為1年至10年。2.時效性較強、在較短時間內(nèi)有參考價值的文件材料，保管期限為1年至5年。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.社區(qū)居委會內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理人員處查閱。2.社區(qū)居民因個人需要查閱與自身利益相關(guān)的檔案的，應(yīng)持有效身份證件，向社區(qū)居委會提出申請，經(jīng)居委會負責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.外單位因工作需要查閱社區(qū)居委會檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)社區(qū)居委會負責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的查閱范圍和程序進行查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并報告。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案的復(fù)印件或摘錄等利用方式。2.對于涉及機密或敏感信息的檔案，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進行處理，嚴格控制利用范圍。（四）利用登記1.對檔案的查閱和利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用方式等。2.檔案利用登記應(yīng)定期進行整理和歸檔，以便于日后查閱和統(tǒng)計分析。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露檔案信息。2.對涉及機密、秘密的檔案，應(yīng)設(shè)置專門的保管區(qū)域，采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案安全。3.在檔案查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人員的行為，防止檔案信息被不當(dāng)獲取或泄露。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.對電子檔案應(yīng)采取安全可靠的存儲和備份措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，并定期進行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、歷史背景、現(xiàn)實利用情況等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報社區(qū)居委會負責(zé)人審批。2.審批通過后，由檔案管理人員會同