PAGE合約管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司合約管理流程，加強內(nèi)部控制，防范合約風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益，促進公司健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在經(jīng)營活動中簽訂的各類合約，包括但不限于采購合約、銷售合約、服務(wù)合約、租賃合同、借款合約等。（三）基本原則1.合法性原則：合約的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策的要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守公司內(nèi)部各項規(guī)章制度，確保合約管理活動規(guī)范有序。3.風(fēng)險防范原則：對合約簽訂、履行過程中的風(fēng)險進行識別、評估和控制，有效防范合約風(fēng)險。4.效益優(yōu)先原則：在保障合約合法合規(guī)的前提下，追求公司經(jīng)濟效益最大化。5.權(quán)責(zé)明確原則：明確合約管理各環(huán)節(jié)的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任落實到人。二、合約管理組織架構(gòu)及職責(zé)（一）合約管理委員會1.組成：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。2.職責(zé)：審議公司重大合約事項，包括合約的簽訂、變更、解除等。協(xié)調(diào)解決合約管理過程中的重大問題。監(jiān)督合約管理制度的執(zhí)行情況。（二）合約管理部門指定公司[具體部門名稱]作為合約管理部門，負責(zé)合約管理的日常工作，其職責(zé)如下：1.制定和完善合約管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)文本。2.參與合約的談判、起草、審核、簽訂等工作。3.負責(zé)合約的登記、歸檔、保管等工作。4.跟蹤合約的履行情況，及時協(xié)調(diào)解決合約履行過程中出現(xiàn)的問題。5.定期對合約管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。（三）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)本部門合約的發(fā)起、談判、起草等工作。2.配合合約管理部門進行合約的審核、簽訂等工作。3.嚴(yán)格按照合約約定履行義務(wù)，及時反饋合約履行情況。（四）法務(wù)部門1.對合約的合法性進行審查，提供法律意見和建議。2.參與重大合約的談判和起草工作，防范法律風(fēng)險。3.處理合約糾紛和訴訟案件。（五）財務(wù)部門1.參與涉及財務(wù)條款的合約談判和審核工作。2.負責(zé)合約款項的收付管理，確保資金安全。3.對合約執(zhí)行情況進行財務(wù)分析和監(jiān)督。三、合約簽訂管理（一）合約立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出合約立項申請，填寫《合約立項申請表》，詳細說明合約的基本情況、簽約對方、主要條款、預(yù)計金額、履行期限等內(nèi)容。2.合約立項申請經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交合約管理部門。3.合約管理部門對合約立項申請進行初步審查，判斷是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和合約管理制度要求。如不符合要求，應(yīng)及時反饋業(yè)務(wù)部門并說明理由。（二）合約談判1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)組織合約談判工作，根據(jù)合約立項申請確定談判人員。談判人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和談判技巧，熟悉合約相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.在談判過程中，談判人員應(yīng)充分了解對方的資信狀況、履約能力等情況，收集相關(guān)資料，為合約簽訂提供依據(jù)。3.談判人員應(yīng)認(rèn)真研究合約條款，爭取有利的合作條件，維護公司合法權(quán)益。對于涉及重大利益或法律風(fēng)險較高的合約條款，應(yīng)及時與合約管理部門、法務(wù)部門溝通協(xié)商。（三）合約起草1.合約一般由業(yè)務(wù)部門負責(zé)起草。起草人員應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果，按照公司標(biāo)準(zhǔn)合約文本格式或相關(guān)法律法規(guī)要求，擬定合約條款。2.合約條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性表述。涉及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款應(yīng)詳細約定。3.合約起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合約初稿提交合約管理部門進行審核。（四）合約審核1.合約管理部門收到合約初稿后，應(yīng)組織相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括合約的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面。2.法務(wù)部門重點審核合約的法律條款，確保合約不存在法律風(fēng)險。財務(wù)部門審核合約的財務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、資金安排等是否符合公司財務(wù)規(guī)定。其他相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)對合約涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容進行審核。3.審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。審核意見應(yīng)明確指出合約存在的問題及修改建議。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合約初稿進行修改完善，再次提交合約管理部門審核。如審核意見涉及重大修改，業(yè)務(wù)部門應(yīng)重新組織談判或與對方協(xié)商溝通。（五）合約簽訂1.經(jīng)審核通過的合約，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。簽署前，應(yīng)確保合約文本內(nèi)容與審核通過的版本一致。2.在簽署合約時，應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章。對于涉及多頁的合約，應(yīng)加蓋騎縫章。3.合約簽訂后，合約管理部門應(yīng)及時將合約副本分發(fā)給相關(guān)部門，并做好合約登記工作。登記內(nèi)容包括合約名稱、編號、簽訂日期、簽約對方、主要條款、金額、履行期限等信息。四、合約履行管理（一）合約交底1.合約簽訂后，合約管理部門應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進行合約交底。合約交底內(nèi)容包括合約的主要條款、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求、風(fēng)險提示等。2.通過合約交底，使各部門人員熟悉合約內(nèi)容，明確各自職責(zé)，確保合約順利履行。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)合約的具體履行工作，應(yīng)按照合約約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求履行義務(wù)。在履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要變更合約條款，應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，并向合約管理部門報告。2.合約管理部門應(yīng)定期跟蹤合約履行情況，建立合約履行臺賬，記錄合約履行進度、款項收付情況、存在的問題及解決措施等信息。3.對于重大合約或履行期限較長的合約，合約管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合約履行過程中的問題。（三）款項收付管理1.財務(wù)部門應(yīng)按照合約約定的付款方式和時間，及時辦理款項收付手續(xù)。在付款前，應(yīng)審核相關(guān)業(yè)務(wù)部門提交的付款申請及supportingdocuments，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.對于涉及預(yù)付款項的合約，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和金額，防范資金風(fēng)險。在收到對方款項后，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，并做好收款記錄。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好款項收付工作，及時提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。如因業(yè)務(wù)原因需要調(diào)整付款方式或時間，應(yīng)提前與財務(wù)部門溝通協(xié)商，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）變更與解除1.合約履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合約條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出變更申請，填寫《合約變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對公司利益的影響等。2.合約變更申請經(jīng)部門負責(zé)人審核后，提交合約管理部門。合約管理部門組織相關(guān)部門對變更申請進行審核，審核通過后，按照合約簽訂流程辦理變更手續(xù)。3.如因?qū)Ψ竭`約、不可抗力等原因需要解除合約，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，提出解除合約申請，填寫《合約解除申請表》。合約解除申請經(jīng)審核通過后，按照法律規(guī)定和合約約定辦理解除手續(xù)。4.合約變更或解除后，合約管理部門應(yīng)及時更新合約履行臺賬和相關(guān)檔案資料。五、合約歸檔與保管（一）歸檔要求1.合約管理部門應(yīng)在合約簽訂后[規(guī)定時間]內(nèi)，將合約正本及相關(guān)supportingdocuments整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合約文本、談判記錄、審核意見、簽約文件、履行過程中的相關(guān)文件等。2.歸檔資料應(yīng)按照合約類別、年份、編號等進行分類整理，確保資料齊全、完整、有序。3.對于電子文檔，應(yīng)進行備份存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和使用。（二）保管期限合約檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要合約的保管期限為[具體年限]年，普通合約的保管期限為[具體年限]年。保管期限屆滿后，經(jīng)合約管理部門審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進行銷毀。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合約檔案的，應(yīng)填寫《合約檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到合約管理部門查閱。查閱時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。2.因特殊情況需要借閱合約檔案的，應(yīng)填寫《合約檔案借閱申請表》詳細說明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容。借閱申請經(jīng)合約管理部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]天，借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，按時歸還。3.合約管理部門應(yīng)建立合約檔案查閱和借閱登記臺賬，記錄查閱和借閱的時間、人員、內(nèi)容等信息。六、合約風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.合約管理部門應(yīng)定期對公司合約管理情況進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如對方違約風(fēng)險、法律風(fēng)險、市場風(fēng)險、信用風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險等級分為高、中、低三個級別，以便采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于高風(fēng)險合約，應(yīng)加強審核把關(guān)，必要時組織專家進行論證。在合約履行過程中，密切跟蹤對方履約情況，提前制定風(fēng)險應(yīng)對預(yù)案。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險跡象，及時采取措施降低風(fēng)險損失。2.對于中等風(fēng)險合約，應(yīng)適當(dāng)加強管理，關(guān)注合約履行過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。定期對合約履行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。3.對于低風(fēng)險合約，可按照常規(guī)管理流程進行操作，但仍需保持關(guān)注，確保合約順利履行。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立合約風(fēng)險監(jiān)控機制，合約管理部門定期對合約風(fēng)險狀況進行監(jiān)控，及時掌握風(fēng)險變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，如對方逾期付款次數(shù)、違約行為發(fā)生率等。當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險。七、合約糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.在合約簽訂和履行過程中，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照合約約定和公司制度執(zhí)行，避免因自身原因引發(fā)合約糾紛。2.加強與對方的溝通協(xié)調(diào)，及時解決合約履行過程中出現(xiàn)的問題，保持良好的合作關(guān)系。（二）糾紛處理流程1.當(dāng)發(fā)生合約糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出初步處理意見，并向合約管理部門報告。2.合約管理部門組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員對糾紛情況進行研究分析，