PAGE采購關(guān)鍵內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購業(yè)務(wù)管理，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，確保采購活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本采購關(guān)鍵內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動(dòng)，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的采購流程和審批程序進(jìn)行操作。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程應(yīng)公正、公平、公開，維護(hù)供應(yīng)商合法權(quán)益。5.保密性原則：涉及采購的商業(yè)秘密和敏感信息應(yīng)嚴(yán)格保密。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的制定與執(zhí)行：根據(jù)公司需求，結(jié)合庫存情況，編制年度、季度、月度采購計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.供應(yīng)商管理：開發(fā)、評(píng)估、選擇和管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。3.采購談判與合同簽訂：與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，起草采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.采購訂單下達(dá)與跟蹤：下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.采購成本控制：通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商比價(jià)等方式，降低采購成本。（二）需求部門1.提出采購需求：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確、及時(shí)地向采購部門提交采購申請(qǐng)，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購評(píng)審：協(xié)助采購部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，參與采購合同的評(píng)審，確保采購物資或服務(wù)符合業(yè)務(wù)需求。3.驗(yàn)收采購物資或服務(wù)：負(fù)責(zé)對(duì)采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（三）財(cái)務(wù)部門1.采購預(yù)算管理：參與采購預(yù)算的編制，對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審核和控制。2.資金支付管理：按照采購合同和公司財(cái)務(wù)制度，審核采購付款申請(qǐng)，辦理資金支付手續(xù)。3.采購成本核算與分析：對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，為公司采購決策提供財(cái)務(wù)支持。（四）審計(jì)部門1.采購審計(jì)監(jiān)督：定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：參與采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，協(xié)助制定風(fēng)險(xiǎn)防控措施。三、采購流程控制（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.采購申請(qǐng)表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請(qǐng)表后，對(duì)采購需求進(jìn)行初步審核，判斷是否符合公司采購政策和預(yù)算安排。2.對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，包括需求部門、財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等，評(píng)估采購的必要性、可行性和經(jīng)濟(jì)性。3.采購申請(qǐng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)入采購流程。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對(duì)于新的采購項(xiàng)目，根據(jù)采購需求在供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選潛在供應(yīng)商，或通過市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)推薦等方式開發(fā)新的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購部門組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面?？梢圆捎脤?shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品測(cè)試、供應(yīng)商業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等方式進(jìn)行評(píng)估。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，采購部門選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行采購談判。采購談判應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.供應(yīng)商管理：采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級(jí)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、淘汰等措施。（四）采購合同簽訂1.采購談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求和公司利益。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、法律顧問審查、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂正式合同。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求進(jìn)行后續(xù)工作。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)信息，包括規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。（六）采購驗(yàn)收1.需求部門負(fù)責(zé)對(duì)采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。2.驗(yàn)收合格后，需求部門出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并將驗(yàn)收結(jié)果通知采購部門。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，需求部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供符合要求的物資或服務(wù)。3.采購部門應(yīng)跟蹤驗(yàn)收結(jié)果的處理情況，確保問題得到妥善解決。（七）采購付款1.供應(yīng)商按照采購合同約定交貨并驗(yàn)收合格后，向采購部門提交付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)包括發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證。2.采購部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定，審核付款申請(qǐng)，辦理資金支付手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，確保付款及時(shí)、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)逾期付款或不合理付款的情況。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。對(duì)于重要供應(yīng)商，可以要求其提供擔(dān)?；蚝炗嗭L(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)協(xié)議。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購物資或服務(wù)的檢驗(yàn)和驗(yàn)收。對(duì)于質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，通過市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商比價(jià)等方式，合理確定采購價(jià)格。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資或服務(wù)，可以采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式進(jìn)行價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理。4.法律風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對(duì)采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，由法律顧問對(duì)合同條款進(jìn)行審查，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對(duì)措施。五、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門負(fù)責(zé)收集與采購活動(dòng)相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)等。2.可以通過多種渠道收集采購信息，如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)、供應(yīng)商報(bào)價(jià)、市場(chǎng)調(diào)研等。（二）采購信息分析與利用1.采購部門對(duì)收集到的采購信息進(jìn)行分析和整理，提取有價(jià)值的信息，為采購決策提供支持。2.利用采購信息分析結(jié)果，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。（三）采購信息存儲(chǔ)與保密1.建立采購信息數(shù)據(jù)庫，對(duì)采購信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于查詢和管理。2.加強(qiáng)對(duì)采購信息的保密管理，明確信息使用權(quán)限，防止采購信息泄露。六、采購績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)設(shè)定1.采購成本指標(biāo)：如采購價(jià)格降低率、采購成本節(jié)約額等。2.采購質(zhì)量指標(biāo)：如驗(yàn)收合格率、退貨率等。3.采購效率指標(biāo)：如采購周期、訂單處理及時(shí)率等。4.供應(yīng)商管理指標(biāo)：如供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等。（二）評(píng)估方法與頻率1.采用定量與定性相結(jié)合的方法對(duì)采購績(jī)效進(jìn)行評(píng)估。2.定期對(duì)采購績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，一般每季度或每半年進(jìn)行一次全面評(píng)估，同時(shí)不定期對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購部門和相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于績(jī)效優(yōu)秀的部門和人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于績(jī)效不佳的部門和