PAGE信息化采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司信息化采購流程，加強(qiáng)采購內(nèi)部控制，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序，保障公司資產(chǎn)安全，提高采購效益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司所有信息化采購活動(dòng)，包括但不限于硬件設(shè)備采購、軟件系統(tǒng)采購、信息技術(shù)服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購資金使用效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查，確保采購信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.公平競爭原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，鼓勵(lì)符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)，保證采購活動(dòng)的公正性。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制體系，對(duì)采購活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大信息化采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：1.審議重大信息化采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃、采購預(yù)算等。2.對(duì)采購方式的選擇、供應(yīng)商的確定等重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。3.監(jiān)督采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[采購執(zhí)行部門名稱]作為信息化采購的執(zhí)行部門，其職責(zé)包括：1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，編制信息化采購計(jì)劃，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。2.組織實(shí)施信息化采購活動(dòng)，包括采購文件編制、供應(yīng)商選擇、合同簽訂等。3.負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保采購產(chǎn)品或服務(wù)符合合同要求。4.建立采購檔案，妥善保管采購過程中的各類文件和資料。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出信息化采購需求，參與采購項(xiàng)目的技術(shù)方案論證、驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，辦理采購款項(xiàng)支付，對(duì)采購資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督。3.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。三、采購流程（一）采購計(jì)劃編制1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實(shí)際工作需要，提前向采購執(zhí)行部門提交信息化采購需求申請，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購執(zhí)行部門對(duì)需求部門提交的采購需求進(jìn)行匯總、整理和分析，結(jié)合公司采購預(yù)算和庫存情況，編制信息化采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的具體內(nèi)容、采購方式、時(shí)間安排等，并報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（二）采購方式選擇1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大且具有廣泛市場競爭的信息化采購項(xiàng)目。采購執(zhí)行部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。2.邀請招標(biāo)：對(duì)于技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或者受自然環(huán)境限制，只有少量潛在供應(yīng)商可供選擇的采購項(xiàng)目，經(jīng)采購決策委員會(huì)批準(zhǔn)，可以采用邀請招標(biāo)方式。采購執(zhí)行部門應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.競爭性談判：符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。采購執(zhí)行部門應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。5.詢價(jià)：采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式。采購執(zhí)行部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，并通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績、技術(shù)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)估，篩選出符合要求的供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評(píng)審：對(duì)于擬參與采購項(xiàng)目投標(biāo)的供應(yīng)商，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括供應(yīng)商的投標(biāo)文件、技術(shù)方案、商務(wù)條款、售后服務(wù)等。評(píng)審結(jié)束后，采購執(zhí)行部門應(yīng)編制供應(yīng)商評(píng)審報(bào)告，推薦中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商。3.供應(yīng)商管理：采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可以優(yōu)先納入公司供應(yīng)商庫，并在后續(xù)采購項(xiàng)目中給予一定的優(yōu)惠政策；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（四）采購合同簽訂1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購決策委員會(huì)的決策和供應(yīng)商評(píng)審結(jié)果，與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體、公平合理。2.采購合同簽訂前，采購執(zhí)行部門應(yīng)將合同文本提交給財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核通過后，按照公司合同管理規(guī)定辦理合同簽訂手續(xù)。3.采購合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求履行各自的職責(zé)。（五）采購項(xiàng)目實(shí)施與驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目實(shí)施：采購執(zhí)行部門應(yīng)按照采購合同的要求，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量提供采購產(chǎn)品或服務(wù)。在采購項(xiàng)目實(shí)施過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題。2.采購項(xiàng)目驗(yàn)收：采購項(xiàng)目完成后，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)采購產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、性能、技術(shù)指標(biāo)等是否符合合同要求，以及供應(yīng)商提供的售后服務(wù)是否到位等。驗(yàn)收合格后，采購執(zhí)行部門應(yīng)編制采購項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告。（六）采購款項(xiàng)支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和采購項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告，審核采購款項(xiàng)支付申請。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理采購款項(xiàng)支付手續(xù)。2.采購款項(xiàng)支付時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和付款時(shí)間進(jìn)行支付，確保采購資金的安全和合理使用。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對(duì)信息化采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如采購計(jì)劃不合理、采購方式選擇不當(dāng)、供應(yīng)商管理不善、合同簽訂不規(guī)范、采購項(xiàng)目驗(yàn)收不嚴(yán)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.采購計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購計(jì)劃的編制和審核，確保采購計(jì)劃與公司業(yè)務(wù)需求相匹配，避免盲目采購和重復(fù)采購。同時(shí)，建立采購計(jì)劃調(diào)整機(jī)制，根據(jù)公司業(yè)務(wù)變化及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃。2.采購方式風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定選擇采購方式，確保采購方式的合法性和合理性。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)行論證，選擇最適合的采購方式。3.供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商的篩選、評(píng)審和管理，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商的行為。4.合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體、公平合理。合同簽訂前，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。5.采購項(xiàng)目驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立嚴(yán)格的采購項(xiàng)目驗(yàn)收制度，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。驗(yàn)收過程中，應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購產(chǎn)品或服務(wù)符合合同要求。對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。對(duì)于關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)，應(yīng)設(shè)定預(yù)警值，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)超過預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和預(yù)警結(jié)果，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保采購風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。五、采購信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，及時(shí)收集與采購活動(dòng)相關(guān)的各類信息，如市場價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等。2.對(duì)收集到的采購信息進(jìn)行整理和分析，形成采購信息數(shù)據(jù)庫，為采購決策提供依據(jù)。（二）采購信息共享與利用1.建立采購信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購執(zhí)行部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門之間的采購信息共享。各部門可以通過共享平臺(tái)查詢采購項(xiàng)目的進(jìn)展情況、合同執(zhí)行情況、采購資金使用情況等信息。2.充分利用采購信息數(shù)據(jù)庫，開展采購數(shù)據(jù)分析和挖掘，為采購決策提供支持。例如，通過分析市場價(jià)格走勢，為采購談判提供參考；通過分析供應(yīng)商績效，優(yōu)化供應(yīng)商管理等。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)信息化采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的