PAGE規(guī)范執(zhí)行費用管理制度一、總則（一）目的本費用管理制度旨在加強公司/組織財務(wù)管理，規(guī)范費用支出行為，確保各項費用支出合理、合規(guī)、透明，提高資金使用效益，保障公司/組織的正常運營和發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在開展業(yè)務(wù)活動過程中發(fā)生的各類費用支出管理。（三）基本原則1.合法性原則：費用支出必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，嚴禁違法違規(guī)支出。2.合理性原則：各項費用支出應(yīng)與業(yè)務(wù)活動實際需求相匹配，具有合理的必要性和經(jīng)濟性。3.真實性原則：費用支出憑證必須真實、準確、完整地反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的實際情況，不得虛假列支。4.審批原則：嚴格執(zhí)行費用審批流程，未經(jīng)審批的費用不得報銷。二、費用分類及管理規(guī)定（一）差旅費1.定義：差旅費是指員工因公務(wù)出差期間發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.報銷標準交通費用：根據(jù)出差的實際需要和合理路線選擇交通工具，憑有效票據(jù)報銷。乘坐飛機應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定的艙位等級乘坐，特殊情況需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。乘坐火車、輪船等交通工具，應(yīng)選擇經(jīng)濟適用的座位或艙位。住宿費用：根據(jù)出差目的地的不同，按照相應(yīng)的住宿標準報銷。一線城市及經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)的住宿標準可適當高于其他地區(qū)，具體標準由公司另行規(guī)定。住宿應(yīng)選擇安全、衛(wèi)生、便捷的酒店或賓館，不得超標準住宿或在非正規(guī)場所住宿。餐飲費用：按照出差天數(shù)和規(guī)定的餐補標準報銷，不再另行報銷其他餐飲發(fā)票。餐補標準應(yīng)根據(jù)不同地區(qū)的消費水平合理制定。3.審批流程員工出差前應(yīng)填寫《出差申請表》，詳細注明出差事由、目的地、預(yù)計出差天數(shù)、交通工具及住宿安排等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核批準。出差歸來后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)整理好相關(guān)報銷憑證，填寫《差旅費報銷單》，附上《出差申請表》及有效票據(jù)，經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報銷。（二）業(yè)務(wù)招待費1.定義：業(yè)務(wù)招待費是指公司/組織為開展業(yè)務(wù)活動需要而用于招待客戶、供應(yīng)商等發(fā)生的餐飲、住宿、禮品等費用。2.報銷標準招待標準：應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、客戶級別等因素合理確定招待標準，嚴禁鋪張浪費。一般性業(yè)務(wù)招待應(yīng)本著節(jié)儉、適度的原則進行安排，重要業(yè)務(wù)招待需提前制定詳細的招待方案并報上級領(lǐng)導(dǎo)批準。禮品規(guī)定：贈送禮品應(yīng)符合商務(wù)禮儀和公司規(guī)定，禮品價值應(yīng)與業(yè)務(wù)往來的重要程度相匹配，不得贈送貴重禮品或以禮品名義變相行賄。禮品的采購應(yīng)通過正規(guī)渠道，取得合法有效的發(fā)票。3.審批流程業(yè)務(wù)招待前，需填寫《業(yè)務(wù)招待申請表》，詳細說明招待對象、事由、預(yù)計費用等情況，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可進行招待。招待結(jié)束后，應(yīng)及時整理相關(guān)報銷憑證，填寫《業(yè)務(wù)招待費報銷單》，附上《業(yè)務(wù)招待申請表》、發(fā)票及消費清單等，經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報銷。（三）辦公用品及低值易耗品1.定義：辦公用品是指公司/組織日常辦公所需的文具、紙張、電腦耗材等物品；低值易耗品是指單位價值較低、使用年限較短的辦公設(shè)備及用品，如辦公桌椅、文件柜、電話機等。2.采購管理辦公用品及低值易耗品的采購應(yīng)遵循集中采購與分散采購相結(jié)合的原則。對于常用的、標準化的辦公用品，由公司統(tǒng)一采購；對于特殊需求的辦公用品及低值易耗品，可由各部門自行采購，但需報經(jīng)相關(guān)部門備案。采購前應(yīng)填寫《辦公用品及低值易耗品采購申請表》，詳細列出采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核批準后進行采購。采購過程中應(yīng)選擇信譽良好、價格合理的供應(yīng)商，確保采購物品的質(zhì)量和售后服務(wù)。采購?fù)瓿珊?，?yīng)及時取得合法有效的發(fā)票，并辦理入庫驗收手續(xù)。3.領(lǐng)用管理辦公用品及低值易耗品應(yīng)建立領(lǐng)用登記制度，由專人負責(zé)管理。各部門領(lǐng)用物品時，需填寫《辦公用品及低值易耗品領(lǐng)用單》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后領(lǐng)取。領(lǐng)用人員應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的物品，不得隨意浪費或挪作他用。對于價值較高的低值易耗品，應(yīng)建立使用臺賬，記錄其使用情況和維護保養(yǎng)情況。4.報銷規(guī)定辦公用品及低值易耗品的報銷應(yīng)憑發(fā)票及入庫驗收單、領(lǐng)用單等相關(guān)憑證進行報銷。發(fā)票上應(yīng)注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等詳細信息，確保與采購申請表及領(lǐng)用單一致。對于批量采購的辦公用品及低值易耗品，可根據(jù)實際使用情況分期攤銷，但攤銷期限不得超過一年。（四）通訊費1.定義：通訊費是指員工因工作需要使用手機、固定電話等通訊工具產(chǎn)生的費用。2.報銷標準根據(jù)員工的工作崗位和業(yè)務(wù)需求，制定不同的通訊費報銷標準。對于業(yè)務(wù)人員，可適當提高通訊費報銷標準；對于行政管理人員，報銷標準應(yīng)相對合理。通訊費報銷應(yīng)憑正規(guī)的通訊費發(fā)票進行報銷，發(fā)票上應(yīng)注明手機號碼或固定電話號碼、費用所屬期間等信息。3.審批流程員工應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的通訊費報銷標準，每月按時整理通訊費發(fā)票，填寫《通訊費報銷單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核后報銷。財務(wù)部門應(yīng)定期對通訊費報銷情況進行抽查，核實發(fā)票的真實性和報銷金額的合理性。（五）車輛費用1.定義：車輛費用是指公司/組織自有車輛或租賃車輛在使用過程中發(fā)生的燃油費、維修費、保險費、停車費等費用。2.管理規(guī)定車輛應(yīng)指定專人負責(zé)管理，建立車輛使用臺賬，記錄車輛的行駛里程、油耗、維修保養(yǎng)情況等信息。燃油費應(yīng)憑正規(guī)的加油發(fā)票報銷，加油發(fā)票上應(yīng)注明加油日期、加油量、金額等信息。車輛維修應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，維修費用應(yīng)憑維修發(fā)票及維修清單報銷，維修清單上應(yīng)詳細列出維修項目、更換零部件等信息。車輛保險費應(yīng)按照公司規(guī)定的保險方案進行投保，保險費用憑保險發(fā)票報銷。停車費應(yīng)憑正規(guī)的停車發(fā)票報銷，停車發(fā)票上應(yīng)注明停車地點、停車時間等信息。3.審批流程車輛使用前，駕駛員應(yīng)填寫《車輛使用申請表》，注明使用事由、預(yù)計行駛里程、預(yù)計費用等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核批準后方可使用。車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時整理相關(guān)費用憑證，填寫《車輛費用報銷單》，附上《車輛使用申請表》、發(fā)票及維修清單等，經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報銷。（六）會議費1.定義：會議費是指公司/組織召開各類會議所發(fā)生的場地租賃、會議設(shè)備租賃、餐飲、住宿、資料印刷等費用。2.報銷標準會議應(yīng)根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和實際需求合理安排會議場地和會議設(shè)備，避免鋪張浪費。會議場地租賃應(yīng)選擇經(jīng)濟適用的場所，會議設(shè)備租賃應(yīng)根據(jù)實際需要進行租賃，不得租賃不必要的設(shè)備。會議餐飲和住宿應(yīng)按照規(guī)定的標準執(zhí)行，不得超標準安排。會議資料印刷應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容和參會人數(shù)合理確定印刷數(shù)量，確保資料的質(zhì)量和實用性。3.審批流程召開會議前，需填寫《會議申請表》，詳細說明會議名稱、時間、地點、參會人數(shù)、會議議程、預(yù)計費用等情況，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可召開會議。會議結(jié)束后，應(yīng)及時整理相關(guān)報銷憑證，填寫《會議費報銷單》，附上《會議申請表》、發(fā)票及費用清單等，經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報銷。（七）培訓(xùn)費1.定義：培訓(xùn)費是指公司/組織為提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平而組織員工參加各類培訓(xùn)所發(fā)生的培訓(xùn)費用，包括培訓(xùn)課程費用、培訓(xùn)教材費用、培訓(xùn)師資費用、培訓(xùn)場地租賃費用等。2.管理規(guī)定培訓(xùn)應(yīng)根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和員工的實際需求制定培訓(xùn)計劃，合理安排培訓(xùn)課程和培訓(xùn)師資。培訓(xùn)計劃應(yīng)報經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。培訓(xùn)費用應(yīng)嚴格按照培訓(xùn)合同或協(xié)議執(zhí)行，不得擅自提高或降低培訓(xùn)費用標準。培訓(xùn)費用報銷應(yīng)憑培訓(xùn)發(fā)票及培訓(xùn)合同、培訓(xùn)簽到表等相關(guān)憑證進行報銷。對于內(nèi)部培訓(xùn)，培訓(xùn)教材和資料可由公司統(tǒng)一編寫或購買，也可由培訓(xùn)部門指定員工自行準備，但需經(jīng)培訓(xùn)部門審核確認。對于外部培訓(xùn)，培訓(xùn)教材和資料應(yīng)按照培訓(xùn)機構(gòu)的要求購買。3.審批流程員工參加培訓(xùn)前，需填寫《培訓(xùn)申請表》，詳細說明培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)費用等情況，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可參加培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后，員工應(yīng)及時整理相關(guān)報銷憑證，填寫《培訓(xùn)費報銷單》，附上《培訓(xùn)申請表》、發(fā)票及培訓(xùn)合同等，經(jīng)部門負責(zé)人、財務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報銷。三、費用報銷流程（一）報銷憑證要求1.所有費用報銷必須取得合法有效的發(fā)票或其他合規(guī)憑證。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，內(nèi)容完整、清晰，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額等信息。2.除發(fā)票外，還應(yīng)根據(jù)費用性質(zhì)提供相關(guān)的附件，如出差審批單、業(yè)務(wù)招待申請表、采購申請表、領(lǐng)用單、維修清單等，以證明費用支出的真實性和合理性。3.報銷憑證應(yīng)按照費用發(fā)生的時間順序進行粘貼，確保整齊、牢固，便于審核。（二）報銷申請1.員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時整理報銷憑證，并按照公司規(guī)定的格式填寫《費用報銷單》?！顿M用報銷單》應(yīng)注明費用所屬期間、費用項目、金額、報銷事由等信息，并簽字確認。2.將填寫好的《費用報銷單》及相關(guān)報銷憑證一并提交給部門負責(zé)人進行初審。部門負責(zé)人應(yīng)認真審核費用的真實性、合理性和合規(guī)性，對不符合規(guī)定的費用應(yīng)予以退回，并要求員工補充或更正相關(guān)憑證。（三）財務(wù)審核1.部門負責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，將報銷材料提交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)人員應(yīng)重點審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性以及費用報銷是否符合公司的費用管理制度和相關(guān)標準。2.對于不符合規(guī)定的報銷憑證，財務(wù)人員應(yīng)及時與報銷人員溝通，要求其補充或更正相關(guān)憑證；對于不符合費用報銷標準的費用，財務(wù)人員應(yīng)予以核減，并說明理由。（四）審批1.財務(wù)審核通過后，報銷材料將提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的財務(wù)政策和費用管理制度，對報銷費用的合理性和必要性進行審批。2.對于重大費用支出或涉及多個部門的費用報銷，可能需要提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子或總經(jīng)理辦公會進行審議批準。（五）報銷支付1.經(jīng)審批通過的報銷申請將由財務(wù)部門按照公司的財務(wù)支付流程進行支付。支付方式可根據(jù)公司的規(guī)定選擇現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等方式。2.對于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付的報銷費用，財務(wù)人員應(yīng)確保收款賬戶信息準確無誤，并及時辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。對于采用現(xiàn)金支付的報銷費用，財務(wù)人員應(yīng)按照公司的現(xiàn)金管理規(guī)定進行支付，并要求報銷人員簽字確認。四、費用預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的年度經(jīng)營計劃和工作任務(wù)，結(jié)合本部門的實際情況，編制年度費用預(yù)算。費用預(yù)算應(yīng)包括差旅費、業(yè)務(wù)招待費、辦公用品及低值易耗品、通訊費、車輛費用、會議費、培訓(xùn)費等各項費用。2.費用預(yù)算編制應(yīng)遵循“零基預(yù)算”的原則，充分考慮各項費用的必要性和合理性，避免盲目編制預(yù)算。預(yù)算編制過程中應(yīng)進行充分的市場調(diào)研和成本分析，確保預(yù)算數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。3.各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將編制好的年度費用預(yù)算提交給財務(wù)部門進行匯總審核。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的整體經(jīng)營目標和財務(wù)狀況，對各部門的費用預(yù)算進行綜合平衡和審核，提出修改意見后反饋給各部門。（二）預(yù)算執(zhí)行1.費用預(yù)算一經(jīng)批準，各部門應(yīng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行，不得擅自突破預(yù)算指標。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批。2.財務(wù)部門應(yīng)建立費用預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對各部門的費用預(yù)算執(zhí)行情況進行分析和通報。對于預(yù)算執(zhí)行偏差較大的部門，應(yīng)及時與部門負責(zé)人溝通，查找原因并采取措施加以糾正。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的（如市場環(huán)境變化、業(yè)務(wù)拓展、政策調(diào)整等），各部門應(yīng)及時填寫《費用預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的項目及金額等情況，并附上相關(guān)證明材料。2.《費用預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的財務(wù)狀況和經(jīng)營目標，對預(yù)算調(diào)整申請進行綜合評估，提出審核意見后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準的預(yù)算調(diào)整申請，財務(wù)部門應(yīng)及時調(diào)整各部門的費用預(yù)算指標，并在預(yù)算執(zhí)行過程中進行監(jiān)控和管理。五、費用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)定期開展內(nèi)部審計工作，對費用管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。內(nèi)部審計部門應(yīng)制定詳細的審計計劃，明確審計范圍、審計重點和審計方法。2.內(nèi)部審計人員應(yīng)通過查閱憑證、賬目、報表等資料，實地走訪、調(diào)查了解等方式，對費用支出的真實性、合法性、合理性進行審查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出審計意見和建議，并督促相關(guān)部門進行整改。（二）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)加強對費用報銷的日常審核和監(jiān)督，嚴格按照費用管理制度和報銷流程進行審核，確保費用支出合規(guī)、合理。2.財務(wù)人員應(yīng)定期對費用支出情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)費用支出中的異常情況，并向相關(guān)部門反饋。對于違反費用管理制度的行為，財務(wù)人員有權(quán)拒絕報銷，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。（三）員工監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)鼓勵全體員工對費用支出情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)有違反費用管理制度的行為，可通過舉報渠道向相關(guān)部門反映。2.對于員工的舉報，公司/組織應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并對舉報屬實的員工給予獎勵。同時，應(yīng)保護舉報人的合法權(quán)益，對舉報人進行保密。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定的費用支出行為。2.未按照公司費用管理制度及報銷流程進行費用報銷的行為，如未經(jīng)審批報銷、虛報費用、超標準報銷等。3.利用職務(wù)之便，謀取私利，通過費用報銷等手段套取公司資金的行為。4.其他違反公司費用管理制度的行為。（二）處