PAGE單位信箱制度規(guī)范總則目的為了規(guī)范單位信箱的使用與管理，確保信息傳遞的及時、準確、安全與高效，促進單位內部溝通協(xié)調，特制定本制度規(guī)范。適用范圍本制度適用于本單位全體員工、各部門以及與本單位有業(yè)務往來的相關外部機構和人員?；驹瓌t1.安全保密原則：確保信箱信息不被泄露、篡改，保護單位和相關人員的隱私與機密。2.及時準確原則：信息傳遞應及時，內容準確無誤，避免延誤和錯誤傳達。3.規(guī)范有序原則：嚴格按照規(guī)定的流程和要求使用信箱，保證信箱管理工作有序進行。信箱設置與管理信箱分類1.內部信箱：分為部門信箱和公共信箱。部門信箱供各部門內部溝通使用，公共信箱用于單位全體員工的一般性事務溝通。2.外部信箱：用于與外部機構和人員進行業(yè)務往來、信息交流等，根據不同業(yè)務類型設置相應的外部信箱。信箱開通與注銷1.開通：員工因工作需要申請開通信箱時，應填寫《信箱開通申請表》，注明申請理由、信箱類型、預計使用期限等信息，經所在部門負責人審核后，提交至信箱管理部門開通。2.注銷：員工離職或不再需要使用信箱時，應填寫《信箱注銷申請表》，由所在部門負責人確認后，交信箱管理部門進行注銷處理。信箱權限管理1.管理員權限：信箱管理部門指定專人作為信箱管理員，負責信箱的日常維護、權限設置、信息備份等工作。2.用戶權限：根據工作需要，為不同用戶設置相應的信箱使用權限，如查看、發(fā)送、轉發(fā)、刪除等權限。用戶應妥善保管自己的信箱密碼，不得泄露給他人。信息收發(fā)管理信息發(fā)送1.發(fā)送要求：員工發(fā)送信息時，應確保內容真實、準確、清晰，主題明確，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的語言。2.收件人選擇：根據信息的性質和目的，準確選擇收件人，避免誤發(fā)或濫發(fā)信息。對于重要信息，應進行加密或采取其他安全措施后發(fā)送。3.發(fā)送記錄：發(fā)送信息后，應及時保存發(fā)送記錄，包括發(fā)送時間、收件人、主題、內容等，以便日后查詢和追溯。信息接收1.及時查看：員工應定期查看自己的信箱，及時處理收到的信息，避免延誤。對于重要信息，應及時向相關領導或部門匯報。2.信息分類：收到信息后，應根據內容進行分類整理，以便于查找和管理。對于需要保存?zhèn)溆玫男畔ⅲ瑧M行備份。3.反饋處理：對于收到的信息，如有需要回復或處理的，應在規(guī)定時間內給予反饋，確保信息傳遞的閉環(huán)。信息安全與保密安全措施1.網絡安全：信箱管理部門應采取必要的網絡安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部非法入侵和惡意攻擊。2.數據備份：定期對信箱數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，以防止數據丟失。3.病毒防范：安裝正版殺毒軟件，定期進行病毒查殺，確保信箱系統(tǒng)安全運行。保密規(guī)定1.信息保密：員工應嚴格遵守單位的保密制度，對信箱中涉及的單位機密、商業(yè)秘密、個人隱私等信息予以保密，不得泄露給無關人員。2.訪問控制：加強對信箱訪問的控制，限制非授權人員的訪問。管理員應定期檢查信箱的訪問記錄，發(fā)現異常情況及時處理。3.保密協(xié)議：對于涉及重要機密信息的外部機構和人員，應簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督：單位內部設立信箱使用監(jiān)督小組，負責對信箱使用情況進行定期檢查和不定期抽查，發(fā)現問題及時督促整改。2.用戶監(jiān)督：鼓勵全體員工對信箱使用過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，對舉報屬實的給予獎勵。檢查內容1.信息收發(fā)情況：檢查信息發(fā)送的準確性、及時性，信息接收的處理情況等。2.安全保密措施：檢查網絡安全防護措施的執(zhí)行情況、數據備份情況、病毒防范情況等。3.權限管理情況：檢查信箱權限設置是否合理，用戶權限使用是否合規(guī)等。違規(guī)處理1.警告：對于首次違反信箱制度規(guī)范且情節(jié)較輕的行為，給予警告處分，并責令限期整改。2.通報批評：對于多次違反或情節(jié)較重的行為，給予通報批評，并在單位內部進行公示。3.紀律處分：對于嚴重違反信箱制度規(guī)范，造成重大損失或不良影響的行為，按照單位相關紀律規(guī)定給予相應的紀律處分。培訓與宣傳培訓計劃1.定期培訓：信箱管理部門應制定年度培訓計劃，定期組織員工進行信箱使用培訓，提高員工的操作技能和安全意識。2.專項培訓：根據實際工作需要，針對特定的信箱功能或安全保密要求，開展專項培訓。宣傳推廣1.制度宣傳：通過單位內部網站、宣傳欄、郵件等方式，廣泛宣傳單位信箱制度規(guī)范，確保全體員工知曉并遵守。2.操作指南：編制詳細的信箱操作指南，發(fā)放給員工，方便員工使用信箱。附則解釋權