PAGE規(guī)范執(zhí)行會議制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織各項工作的高效開展，加強信息溝通與決策執(zhí)行，特制定本會議制度，以規(guī)范會議的組織、召開、記錄及后續(xù)跟進(jìn)等環(huán)節(jié)，提高會議質(zhì)量和效率，保障公司/組織目標(biāo)的順利實現(xiàn)。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各層級召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專項工作會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)圍繞工作重點和實際問題展開，注重實效，避免形式主義，確保會議能夠解決問題、推動工作。2.精簡高效原則：嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，減少不必要的會議環(huán)節(jié)和冗長討論，提高會議效率。3.充分準(zhǔn)備原則：會前應(yīng)明確會議主題、目的、議程和參會人員，做好相關(guān)資料準(zhǔn)備，確保會議能夠順利進(jìn)行。4.規(guī)范有序原則：會議組織、召開、記錄及后續(xù)跟進(jìn)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，確保會議流程規(guī)范、有序。二、會議分類及職責(zé)分工（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的綜合性會議，旨在總結(jié)工作進(jìn)展、部署下一階段工作任務(wù)、協(xié)調(diào)解決公司運營中的重大問題。2.參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人。3.會議周期：每周[X]召開一次，如遇特殊情況可適當(dāng)調(diào)整。4.組織部門：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議的組織籌備工作，包括確定會議時間、地點、議程，通知參會人員，準(zhǔn)備會議資料等。5.主要職責(zé)：總經(jīng)理通報上周工作完成情況及本周工作計劃，對公司整體運營情況進(jìn)行總結(jié)分析，協(xié)調(diào)解決各部門之間的工作矛盾和問題。各部門負(fù)責(zé)人匯報本部門上周工作進(jìn)展、存在問題及本周工作計劃，提出需要公司協(xié)調(diào)解決的事項。參會人員就相關(guān)問題進(jìn)行討論、交流，形成共識和決策意見。（二）部門會議1.定義：部門會議是各部門自行組織召開的會議，用于傳達(dá)公司會議精神、部署部門工作任務(wù)、溝通部門內(nèi)部信息、解決部門工作中的具體問題。2.參會人員：部門全體成員。3.會議周期：由各部門根據(jù)工作需要自行確定，原則上每周不少于[X]次。4.組織部門：各部門負(fù)責(zé)會議的組織籌備工作，指定專人負(fù)責(zé)會議通知、記錄等事宜。5.主要職責(zé)：部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司相關(guān)會議精神和工作要求，明確部門工作目標(biāo)和任務(wù)分工。各崗位人員匯報工作進(jìn)展、存在問題及下一步工作計劃，提出工作建議和需求。部門負(fù)責(zé)人對部門工作進(jìn)行總結(jié)、分析，協(xié)調(diào)解決部門內(nèi)部的工作矛盾和問題，對重點工作進(jìn)行安排部署。（三）專項工作會議1.定義：專項工作會議是針對公司特定項目、專項工作或重要事項召開的會議，旨在集中研討、決策相關(guān)工作方案、措施及推進(jìn)計劃。2.參會人員：根據(jù)專項工作涉及的部門和人員確定，一般包括公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及具體工作人員。3.會議周期：根據(jù)專項工作進(jìn)度和需要適時召開。4.組織部門：專項工作牽頭部門負(fù)責(zé)會議的組織籌備工作，明確會議主題、議程、參會人員范圍等，提前收集相關(guān)資料，確保會議能夠充分討論專項工作相關(guān)問題。5.主要職責(zé)：專項工作牽頭部門匯報專項工作進(jìn)展情況、存在問題及下一步工作計劃，提出需要協(xié)調(diào)解決的事項。參會人員圍繞專項工作進(jìn)行深入討論，分析問題原因，提出解決方案和建議。明確專項工作的責(zé)任分工、時間節(jié)點和工作要求，形成專項工作推進(jìn)方案或決策意見。（四）臨時會議1.定義：臨時會議是因工作突發(fā)情況、緊急任務(wù)或其他特殊原因臨時召開的會議，用于及時溝通信息、協(xié)調(diào)解決問題、部署應(yīng)急工作。2.參會人員：根據(jù)臨時會議的主題和需要確定，一般為相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及工作人員。3.會議周期：根據(jù)實際情況隨時召開。4.組織部門：由發(fā)起臨時會議的部門或人員負(fù)責(zé)通知參會人員，并簡要說明會議主題、議程和時間要求。如涉及多個部門，由相關(guān)部門共同協(xié)商確定會議組織事宜。5.主要職責(zé)：發(fā)起部門或人員介紹臨時會議的背景和目的，說明緊急事項或突發(fā)情況的具體情況。參會人員針對問題進(jìn)行快速討論，提出應(yīng)急措施和解決方案，明確責(zé)任人和時間要求。形成臨時會議紀(jì)要，明確會議決策意見和下一步工作安排，確保緊急事項得到及時處理。三、會議組織與籌備（一）會議申請1.各部門如需召開會議，應(yīng)提前填寫《會議申請表》，詳細(xì)說明會議主題、目的、議程、參會人員范圍、會議時間、地點、預(yù)計時長等信息。2.《會議申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至總經(jīng)理辦公室或相關(guān)會議審批部門。如涉及重要決策或跨部門協(xié)調(diào)的會議，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可召開。（二）會議通知1.總經(jīng)理辦公室或相關(guān)會議審批部門根據(jù)審批通過的《會議申請表》，及時發(fā)出會議通知。會議通知應(yīng)采用書面、郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等多種方式，確保參會人員能夠及時收到通知信息。2.會議通知應(yīng)明確會議的基本信息（主題、時間、地點、參會人員等）、會議議程、相關(guān)準(zhǔn)備事項（如提前準(zhǔn)備發(fā)言材料、匯報數(shù)據(jù)等），以便參會人員做好充分準(zhǔn)備。（三）會議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會議主題和議程，會議組織部門應(yīng)提前準(zhǔn)備相關(guān)會議資料，如工作報告、數(shù)據(jù)分析、方案草案、法律法規(guī)文件等。資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、重點突出，確保能夠為會議討論提供充分依據(jù)。2.會議資料應(yīng)在會議召開前[X]個工作日發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前熟悉資料內(nèi)容，提高會議討論效率。（四）會場布置1.根據(jù)會議規(guī)模和類型，合理安排會場地點和座位布局。會場應(yīng)保持整潔、安靜，配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板等，確保會議能夠順利進(jìn)行。2.提前檢查會議設(shè)備是否正常運行，準(zhǔn)備好會議所需的文具、飲用水等物品，為參會人員提供良好的會議環(huán)境。四、會議召開（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議現(xiàn)場，按照會議通知要求進(jìn)行簽到。會議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽到工作，確保簽到信息準(zhǔn)確無誤。2.對于未按時簽到的參會人員，會議組織部門應(yīng)及時進(jìn)行提醒，如多次提醒仍未到場，應(yīng)記錄在案，并向其所在部門負(fù)責(zé)人反饋。（二）會議主持1.會議應(yīng)指定專人擔(dān)任主持人，主持人應(yīng)具備良好的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力，熟悉會議主題和議程，能夠有效引導(dǎo)會議討論，確保會議按照預(yù)定流程進(jìn)行。2.主持人應(yīng)提前到達(dá)會場，熟悉會議資料和參會人員情況，在會議開始時簡要介紹會議目的、議程和注意事項，宣布會議開始。（三）會議發(fā)言1.參會人員應(yīng)按照會議議程順序依次發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容應(yīng)緊扣會議主題，簡潔明了，重點突出。避免冗長、無關(guān)的發(fā)言，確保會議時間得到有效利用。2.在發(fā)言過程中，參會人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得隨意打斷他人。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地提出自己的觀點和建議，進(jìn)行理性討論。（四）會議討論1.主持人應(yīng)根據(jù)會議議題引導(dǎo)參會人員進(jìn)行充分討論，鼓勵不同觀點的交流與碰撞，營造積極活躍的會議氛圍。對于重要問題或爭議較大的事項，應(yīng)組織參會人員進(jìn)行深入分析和討論，尋求最佳解決方案。2.在討論過程中，主持人應(yīng)注意控制會議節(jié)奏，避免出現(xiàn)跑題、爭吵等情況。如出現(xiàn)意見分歧較大，難以當(dāng)場達(dá)成共識的情況，主持人應(yīng)及時總結(jié)各方觀點，提出暫時擱置爭議、進(jìn)一步調(diào)研或后續(xù)再議的建議。（五）會議記錄1.會議組織部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和歸納總結(jié)能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容。2.會議記錄應(yīng)包括會議基本信息（主題、時間、地點、參會人員等）、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論要點、決策意見等內(nèi)容。記錄應(yīng)客觀、真實，不得遺漏重要信息，不得加入記錄人員個人觀點和評論。3.會議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。電子文檔應(yīng)及時整理、歸檔，紙質(zhì)文檔應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理打印，并經(jīng)主持人審核簽字后存檔。五、會議決策與跟進(jìn)（一）會議決策1.對于會議討論形成的決策意見，主持人應(yīng)及時進(jìn)行總結(jié)和梳理，明確決策事項的內(nèi)容、責(zé)任部門、責(zé)任人、時間節(jié)點等關(guān)鍵信息，并形成會議紀(jì)要。2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門，征求意見。如無異議，會議紀(jì)要即作為公司/組織的正式文件，具有約束力，相關(guān)部門應(yīng)按照會議紀(jì)要要求認(rèn)真組織實施。（二）決策跟進(jìn)1.責(zé)任部門應(yīng)按照會議紀(jì)要確定的時間節(jié)點和工作要求，制定詳細(xì)的工作計劃和推進(jìn)措施，明確各項工作的責(zé)任人，并將工作計劃及時報送至總經(jīng)理辦公室或相關(guān)跟進(jìn)部門備案。2.總經(jīng)理辦公室或相關(guān)跟進(jìn)部門應(yīng)定期對決策事項的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握工作進(jìn)展，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對于工作進(jìn)展滯后或未按要求執(zhí)行的責(zé)任部門，應(yīng)及時發(fā)出督辦通知，督促其加快工作進(jìn)度，確保決策事項能夠按時、高質(zhì)量完成。3.在決策事項執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整決策內(nèi)容或時間節(jié)點，責(zé)任部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并經(jīng)審批同意后，按照新的決策意見執(zhí)行。同時，應(yīng)將決策調(diào)整情況及時通知相關(guān)部門和人員。六、會議紀(jì)律與要求（一）參會人員紀(jì)律1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織部門請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、接聽電話、交頭接耳、玩手機(jī)等，確保會議能夠集中精力進(jìn)行。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取他人發(fā)言，積極參與會議討論，尊重他人意見，不得發(fā)表與會議主題無關(guān)或不恰當(dāng)?shù)难哉?。對于會議討論的內(nèi)容，如涉及公司機(jī)密信息，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。（二）會議組織部門紀(jì)律1.會議組織部門應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定組織會議，確保會議流程規(guī)范、有序。提前做好會議籌備工作，認(rèn)真審核會議資料，保證會議質(zhì)量