PAGE規(guī)范資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障公司/組織各項業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及的各類資料管理工作，包括但不限于文件、合同、檔案、數(shù)據(jù)、圖紙等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：資料管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料的合法性和合規(guī)性。2.統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的資料管理部門或崗位，對各類資料進(jìn)行集中管理，避免分散和混亂。3.分類分級原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、重要程度等進(jìn)行分類分級，實(shí)施差異化管理，提高管理效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)資料的安全防護(hù)措施，確保資料不泄露、不丟失，對涉及公司/組織機(jī)密的資料要嚴(yán)格保密。5.便捷高效原則：資料管理流程應(yīng)簡潔明了，方便使用人員查找和獲取資料，同時保證資料的及時更新和有效利用。二、資料分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政文件類：包括公司/組織發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示等。2.業(yè)務(wù)合同類：涵蓋公司/組織與外部單位簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。3.人事檔案類：包含員工個人信息、履歷、考核記錄、培訓(xùn)記錄、薪酬福利等資料。4.財務(wù)資料類：如會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.項目資料類：涉及公司/組織各項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等過程中產(chǎn)生的資料，包括項目文檔、技術(shù)資料、圖紙等。6.市場營銷資料類：如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、宣傳資料、客戶信息等。7.其他資料類：上述類別未涵蓋的其他資料，如會議紀(jì)要、活動記錄、資質(zhì)證書等。（二）編號規(guī)則1.編號結(jié)構(gòu)：采用“分類代碼+年份+流水號”的結(jié)構(gòu)。2.分類代碼：根據(jù)上述分類標(biāo)準(zhǔn)，為每一類資料設(shè)定特定的代碼，如行政文件類為“XZ”，業(yè)務(wù)合同類為“HT”等。3.年份：以公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示資料產(chǎn)生的年份，如“2023”。4.流水號：按照資料產(chǎn)生的先后順序依次編排流水號，從“001”開始遞增。5.示例：一份2023年產(chǎn)生的行政文件，編號為“XZ2023001”；一份2022年簽訂的業(yè)務(wù)合同，編號為“HT2022010”。三、資料的收集與整理（一）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生：各部門、各崗位在日常工作中產(chǎn)生的資料，應(yīng)及時提交至資料管理部門或指定的收集點(diǎn)。2.外部獲?。和ㄟ^與外部單位溝通、合作、采購等方式獲取的資料，如合同文本、供應(yīng)商資料、行業(yè)報告等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集，并移交資料管理部門。3.主動收集：資料管理部門應(yīng)定期關(guān)注行業(yè)動態(tài)、法律法規(guī)變化等，主動收集相關(guān)資料，為公司/組織提供參考。（二）收集要求1.完整性：確保收集到的資料涵蓋所有相關(guān)信息，不得遺漏重要內(nèi)容。2.準(zhǔn)確性：對收集的資料進(jìn)行認(rèn)真核對，保證資料內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)無誤。3.及時性：按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)及時收集資料，避免延誤導(dǎo)致資料丟失或失效。（三）整理方法1.分類整理：根據(jù)資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行分類，同類資料集中存放。2.編號標(biāo)注：按照編號規(guī)則為每份資料進(jìn)行編號，并在資料上明顯標(biāo)注編號。3.建立目錄：為每一類資料建立詳細(xì)的目錄，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息，方便查找和檢索。4.裝訂歸檔：對紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固；對電子資料進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并命名規(guī)范。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：設(shè)立專門的紙質(zhì)資料檔案室，配備檔案柜、貨架等存儲設(shè)備，按照分類存放紙質(zhì)資料。2.電子存儲：利用服務(wù)器、硬盤、光盤等存儲介質(zhì)，建立電子資料數(shù)據(jù)庫，對電子資料進(jìn)行集中存儲。同時，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管環(huán)境1.紙質(zhì)資料：檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，避免資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子資料：存儲設(shè)備應(yīng)放置在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中，防止受到物理損壞、病毒感染、網(wǎng)絡(luò)攻擊等。（三）保管期限1.長期保管資料：涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重要資產(chǎn)、法律糾紛等的資料，保管期限為[X]年。2.中期保管資料：一般業(yè)務(wù)資料、常規(guī)合同等，保管期限為[X]年。3.短期保管資料：臨時性文件、一般性通知等，保管期限為[X]年。（四）保管責(zé)任1.資料管理部門：負(fù)責(zé)資料的日常保管工作，定期對資料進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保資料的安全和完整。2.使用人員：在使用資料過程中應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改損壞，使用完畢后及時歸還。3.借閱人員：借閱資料時應(yīng)遵守借閱規(guī)定，按時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、傳播。五、資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱資料的，可向資料管理部門提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.特定人員查閱：涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的資料，僅限特定人員查閱，查閱前需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程。（二）查閱流程1.填寫申請表：查閱人員需填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交資料管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱：資料管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為查閱人員提供相應(yīng)的資料，并做好查閱記錄。（三）借閱權(quán)限1.內(nèi)部借閱：因工作需要借閱資料的，需填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外部借閱：原則上不允許向外部單位借閱資料，如有特殊情況需要借閱的，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（四）借閱流程1.填寫申請表：借閱人員填寫《資料借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、用途等。2.審批：申請表依次提交所在部門負(fù)責(zé)人、資料管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)（如需）審批。3.借閱登記：資料管理部門對批準(zhǔn)借閱的資料進(jìn)行登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。4.資料交付：借閱人員憑借閱申請表到資料管理部門領(lǐng)取資料，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。5.歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，資料管理部門對歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。六、資料的使用與更新（一）使用規(guī)范1.合法合規(guī)使用：使用資料時應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定，不得將資料用于非法目的。2.授權(quán)使用：未經(jīng)授權(quán)，不得擅自使用公司/組織的資料進(jìn)行對外宣傳、出版、轉(zhuǎn)讓等活動。3.正確使用：按照資料的用途和要求正確使用資料，不得擅自修改、刪除資料內(nèi)容。（二）更新維護(hù)1.定期更新：資料管理部門應(yīng)定期對資料進(jìn)行檢查和更新，確保資料的時效性和準(zhǔn)確性。2.動態(tài)更新：隨著公司/組織業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，涉及業(yè)務(wù)流程、政策法規(guī)等方面的資料應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整和更新。3.版本控制：對于有多個版本的資料，應(yīng)明確版本標(biāo)識和更新記錄，以便追溯和查詢。七、資料的銷毀與處置（一）銷毀條件1.超過保管期限：對于已達(dá)到保管期限且無繼續(xù)保存價值的資料，可進(jìn)行銷毀。2.資料失效：因業(yè)務(wù)變更、政策調(diào)整等原因?qū)е沦Y料不再具有實(shí)際用途的，可申請銷毀。3.資料損壞：因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е沦Y料無法正常使用且無法修復(fù)的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請：資料管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《資料銷毀申請表》，說明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、資料管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人（涉及財務(wù)資料時）審核簽字后，提交公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由資料管理部門組織專人對資料進(jìn)行銷毀，銷毀方式可采用粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。4.銷毀記錄：對銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、人員、方式等，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。（三）處置要求1.環(huán)保要求：銷毀資料時應(yīng)符合環(huán)保要求，避免對環(huán)境造成污染。2.安全要求：確保銷毀過程安全，防止發(fā)生意外事故。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：資料管理部門定期對各部門資料管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.審計監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計部門定期對資料管理情況進(jìn)行審計，檢查資料管理的合規(guī)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：制定資料管理工作考核指標(biāo)，包括資料收集的及時性、整理的準(zhǔn)確性、存儲的安全性、查閱借閱的規(guī)范性、更新維護(hù)的及時性等。2.考核周期：每[X]年進(jìn)行一次資料管理工作全面考核。3.結(jié)果應(yīng)用：將考核結(jié)果與部