PAGE公司鑰匙管理規(guī)范制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司鑰匙的管理，確保鑰匙的安全、有序使用，保障公司辦公區(qū)域、設(shè)施設(shè)備及資產(chǎn)的安全，提高工作效率，防止因鑰匙管理不善引發(fā)的安全事故和工作失誤。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公區(qū)域、倉(cāng)庫(kù)、機(jī)房、車(chē)輛及其他涉及公司資產(chǎn)與業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的場(chǎng)所的鑰匙管理。包括但不限于辦公室門(mén)鑰匙、文件柜鑰匙、設(shè)備操作間鑰匙、車(chē)輛鑰匙等。3.職責(zé)分工行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善公司鑰匙管理規(guī)范制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一管理公司各類(lèi)鑰匙的臺(tái)賬，記錄鑰匙的領(lǐng)取、歸還、借用、交接等情況。定期對(duì)鑰匙進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和檢查，確保鑰匙的完整性和可用性。負(fù)責(zé)新鑰匙的采購(gòu)、配制及報(bào)廢處理。使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)使用鑰匙的日常保管和正確使用，確保鑰匙的安全。按照規(guī)定的流程辦理鑰匙的領(lǐng)取、歸還、借用等手續(xù)，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)鑰匙管理工作。發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失、損壞或異常情況時(shí)，及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)。鑰匙保管人負(fù)責(zé)具體保管所分配的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出公司規(guī)定區(qū)域。妥善保管鑰匙，防止鑰匙丟失、損壞或被盜。如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞或丟失跡象，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)并協(xié)助處理。在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，將所保管的鑰匙及時(shí)交回行政部門(mén)。二、鑰匙的分類(lèi)與標(biāo)識(shí)1.分類(lèi)辦公區(qū)域鑰匙：包括各辦公室、會(huì)議室、公共區(qū)域通道門(mén)等的鑰匙。設(shè)備設(shè)施鑰匙：如機(jī)房設(shè)備、配電室、消防設(shè)施、電梯等設(shè)備的操作間鑰匙。倉(cāng)庫(kù)鑰匙：各類(lèi)物資倉(cāng)庫(kù)、檔案室等的鑰匙。車(chē)輛鑰匙：公司所有車(chē)輛的鑰匙。特殊區(qū)域鑰匙：如財(cái)務(wù)室、保險(xiǎn)柜、貴重物品存放處等的鑰匙。2.標(biāo)識(shí)為便于識(shí)別和管理，對(duì)每把鑰匙進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并在鑰匙上粘貼帶有編號(hào)的標(biāo)識(shí)牌。標(biāo)識(shí)牌應(yīng)清晰注明鑰匙所對(duì)應(yīng)的區(qū)域或設(shè)備名稱(chēng)。對(duì)于重要區(qū)域或設(shè)備的鑰匙，可采用特殊顏色或形狀的標(biāo)識(shí)牌進(jìn)行區(qū)分，以便快速識(shí)別和重點(diǎn)管理。在鑰匙保管箱或存放處，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，標(biāo)明存放鑰匙的類(lèi)別和范圍。三|鑰匙的領(lǐng)取與發(fā)放1.新鑰匙領(lǐng)取因新辦公區(qū)域啟用、新設(shè)備購(gòu)置等原因需要領(lǐng)取新鑰匙時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《鑰匙領(lǐng)取申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明領(lǐng)取鑰匙的用途、數(shù)量、所屬區(qū)域或設(shè)備等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將《鑰匙領(lǐng)取申請(qǐng)表》提交至行政部門(mén)，行政部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行審核，并核實(shí)鑰匙的庫(kù)存情況。如庫(kù)存有足夠的鑰匙，行政部門(mén)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)后，發(fā)放鑰匙給使用部門(mén)，并在鑰匙臺(tái)賬上記錄領(lǐng)取日期、領(lǐng)取人、鑰匙編號(hào)及用途等信息。如庫(kù)存沒(méi)有所需鑰匙，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)安排采購(gòu)或配制，待鑰匙到位后，按照上述流程發(fā)放給使用部門(mén)。2.備用鑰匙領(lǐng)取為確保在鑰匙丟失、損壞或其他緊急情況下能夠及時(shí)恢復(fù)正常工作，各部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況申請(qǐng)領(lǐng)取備用鑰匙。備用鑰匙的領(lǐng)取流程與新鑰匙領(lǐng)取流程相同，需填寫(xiě)《鑰匙領(lǐng)取申請(qǐng)表》并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)各部門(mén)的申請(qǐng)，合理發(fā)放備用鑰匙，并在臺(tái)賬上注明備用鑰匙的相關(guān)信息。同時(shí)，告知使用部門(mén)備用鑰匙的保管要求和使用規(guī)定。3.鑰匙發(fā)放記錄行政部門(mén)應(yīng)建立詳細(xì)的鑰匙發(fā)放記錄臺(tái)賬，對(duì)每一次鑰匙的領(lǐng)取情況進(jìn)行準(zhǔn)確記錄。臺(tái)賬內(nèi)容包括領(lǐng)取日期、領(lǐng)取部門(mén)、領(lǐng)取人、鑰匙編號(hào)、用途、領(lǐng)取數(shù)量等信息。鑰匙發(fā)放記錄臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以便隨時(shí)查閱和核對(duì)鑰匙的領(lǐng)取情況。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行整理和歸檔，確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性。四、鑰匙的保管1.日常保管要求鑰匙保管人應(yīng)將鑰匙妥善保管在安全可靠的地方，不得隨意放置或丟失。對(duì)于常用鑰匙，可配備專(zhuān)用的鑰匙扣或鑰匙包，便于攜帶和管理。不得將鑰匙轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要必須轉(zhuǎn)借時(shí)，應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，明確借用期限和歸還要求。借用期間，借用人員應(yīng)妥善保管鑰匙，如發(fā)生丟失、損壞等情況，由借用人員負(fù)責(zé)賠償。嚴(yán)禁將公司鑰匙帶出公司規(guī)定區(qū)域，如因特殊情況需要帶出公司，必須經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行詳細(xì)登記，注明帶出時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、帶出原因等信息。帶出期間，鑰匙保管人應(yīng)確保鑰匙的安全，歸還后及時(shí)向行政部門(mén)銷(xiāo)賬。鑰匙保管人應(yīng)定期對(duì)所保管的鑰匙進(jìn)行檢查，查看鑰匙是否有損壞、變形、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.保管場(chǎng)所要求辦公區(qū)域鑰匙應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的鑰匙柜或抽屜內(nèi)，鑰匙柜或抽屜應(yīng)保持鎖閉狀態(tài)，防止鑰匙被盜或誤拿。設(shè)備設(shè)施鑰匙、倉(cāng)庫(kù)鑰匙等應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，存放在相應(yīng)設(shè)備操作間、倉(cāng)庫(kù)管理辦公室等指定地點(diǎn)，并確保存放環(huán)境安全、干燥，避免鑰匙受潮、生銹或損壞。車(chē)輛鑰匙應(yīng)在車(chē)輛使用后及時(shí)收回，存放在公司指定的車(chē)輛鑰匙保管箱或?qū)ｉT(mén)的存放區(qū)域內(nèi)，防止鑰匙丟失或混淆。對(duì)于特殊區(qū)域鑰匙，如財(cái)務(wù)室、保險(xiǎn)柜等的鑰匙，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行保管，一般應(yīng)雙人保管或存放在專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜內(nèi)，并設(shè)置嚴(yán)格的保管制度和審批流程。3.多人保管鑰匙的規(guī)定對(duì)于某些重要區(qū)域或設(shè)備的鑰匙，如機(jī)房、配電室等，可能需要多人共同保管。在這種情況下，應(yīng)明確鑰匙保管的分工和責(zé)任，制定詳細(xì)的保管流程和交接制度。多人保管鑰匙時(shí)，應(yīng)指定一名負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)鑰匙的使用和保管工作。每次使用鑰匙時(shí)，需由保管人共同簽字確認(rèn)，并記錄使用時(shí)間、用途等信息。定期對(duì)多人保管的鑰匙進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和檢查，確保鑰匙的安全和正常使用。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。同時(shí)，保管人之間應(yīng)保持密切溝通，如有人員變動(dòng)或其他特殊情況，應(yīng)及時(shí)辦理鑰匙交接手續(xù)。五、鑰匙的借用1.借用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可在規(guī)定范圍內(nèi)借用其他部門(mén)或人員保管的鑰匙。借用范圍包括辦公區(qū)域鑰匙、設(shè)備設(shè)施鑰匙、車(chē)輛鑰匙等，但特殊區(qū)域鑰匙（如財(cái)務(wù)室、保險(xiǎn)柜等）未經(jīng)授權(quán)不得借用。2.借用流程借用人員需填寫(xiě)《鑰匙借用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借用鑰匙的名稱(chēng)、編號(hào)、所屬部門(mén)、借用原因、借用期限等信息，并經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將《鑰匙借用申請(qǐng)表》提交至鑰匙所屬部門(mén)，鑰匙所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行審核，如同意借用，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并通知鑰匙保管人辦理借用手續(xù)。鑰匙保管人在收到借用通知后，與借用人員當(dāng)面核對(duì)鑰匙的編號(hào)和數(shù)量，并在《鑰匙借用登記表》上登記借用時(shí)間、借用人員、鑰匙編號(hào)、歸還時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。借用人員在借用期間應(yīng)妥善保管鑰匙，按照規(guī)定的用途使用，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如因借用人員保管不善導(dǎo)致鑰匙丟失、損壞或其他問(wèn)題，由借用人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借用期限鑰匙借用期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用期限，借用人員應(yīng)提前向鑰匙所屬部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。延長(zhǎng)后的借用期限最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。4.歸還要求如果借用人員在借用期限內(nèi)完成工作，應(yīng)及時(shí)將鑰匙歸還鑰匙保管人。歸還時(shí)，鑰匙保管人應(yīng)與借用人員當(dāng)面核對(duì)鑰匙的編號(hào)和數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后在《鑰匙借用登記表》上登記歸還時(shí)間，并雙方簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞或丟失情況，借用人員應(yīng)立即向鑰匙保管人說(shuō)明情況，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。賠償方式可包括重新配制鑰匙、購(gòu)買(mǎi)新設(shè)備或按照鑰匙所對(duì)應(yīng)的資產(chǎn)價(jià)值進(jìn)行賠償?shù)?。鑰匙保管人在收到歸還的鑰匙后，應(yīng)及時(shí)檢查鑰匙的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借用人員溝通解決，并在《鑰匙借用登記表》上記錄相關(guān)情況。六、鑰匙的交接1.人員離職交接員工離職時(shí)，所在部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)通知行政部門(mén)，并督促離職員工將所保管的公司鑰匙全部交回行政部門(mén)。離職員工需填寫(xiě)《鑰匙交接清單》，詳細(xì)列出所交接鑰匙的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量等信息，并與行政部門(mén)指定的接收人員當(dāng)面核對(duì)簽字確認(rèn)。行政部門(mén)在收到離職員工交回的鑰匙后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查和核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)鑰匙有丟失、損壞等情況，應(yīng)要求離職員工說(shuō)明原因并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。同時(shí)，在鑰匙臺(tái)賬上對(duì)離職員工的鑰匙交接情況進(jìn)行記錄，注明交接日期、離職員工姓名、交接鑰匙信息等。對(duì)于涉及重要區(qū)域或設(shè)備的鑰匙交接，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督和清點(diǎn)，確保交接過(guò)程的準(zhǔn)確無(wú)誤。2.崗位變動(dòng)交接員工崗位變動(dòng)時(shí)，原崗位鑰匙保管人應(yīng)與新崗位鑰匙保管人進(jìn)行鑰匙交接。交接雙方需填寫(xiě)《鑰匙交接清單》，詳細(xì)注明交接鑰匙的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并當(dāng)面核對(duì)簽字確認(rèn)。交接完成后，原崗位鑰匙保管人應(yīng)將《鑰匙交接清單》提交至行政部門(mén)備案，行政部門(mén)在鑰匙臺(tái)賬上更新鑰匙保管人的信息。同時(shí)，新崗位鑰匙保管人應(yīng)按照規(guī)定對(duì)所接收的鑰匙進(jìn)行妥善保管和使用。3.臨時(shí)工作交接在員工因臨時(shí)出差、休假或其他原因無(wú)法正常履行鑰匙保管職責(zé)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行臨時(shí)工作交接。交接雙方需填寫(xiě)《臨時(shí)鑰匙交接清單》，注明交接時(shí)間、交接原因、交接鑰匙信息等，并當(dāng)面核對(duì)簽字確認(rèn)。臨時(shí)鑰匙交接完成后，交接雙方應(yīng)將《臨時(shí)鑰匙交接清單》提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人備案。臨時(shí)保管鑰匙的人員應(yīng)按照規(guī)定妥善保管鑰匙，在原保管人員返回后及時(shí)進(jìn)行鑰匙交接。七、鑰匙的盤(pán)點(diǎn)與檢查1.定期盤(pán)點(diǎn)行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司鑰匙進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為[X]個(gè)月。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)鑰匙臺(tái)賬記錄與實(shí)際鑰匙數(shù)量、編號(hào)進(jìn)行逐一核對(duì)，確保賬實(shí)相符。在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)鑰匙數(shù)量短缺、編號(hào)不符或其他異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。如因保管不善導(dǎo)致鑰匙丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償或重新配制。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)編制《鑰匙盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果等信息，并提交至公司管理層審閱。2.不定期檢查除定期盤(pán)點(diǎn)外，行政部門(mén)還應(yīng)不定期對(duì)公司鑰匙的保管和使用情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括鑰匙的存放是否安全、標(biāo)識(shí)是否清晰、借用手續(xù)是否齊全、保管人是否按照規(guī)定履行職責(zé)等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)或人員限期整改。整改完成后，行政部門(mén)應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.特殊情況檢查在公司發(fā)生重大活動(dòng)、安全事故或其他特殊情況時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)相關(guān)區(qū)域的鑰匙進(jìn)行重點(diǎn)檢查，確保鑰匙的安全和正常使用。如發(fā)現(xiàn)鑰匙存在安全隱患或影響活動(dòng)、事故處理等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理。八、鑰匙的報(bào)廢與更新1.報(bào)廢條件鑰匙出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞、無(wú)法正常使用，且無(wú)法通過(guò)維修或更換零部件恢復(fù)功能的，可申請(qǐng)報(bào)廢。因辦公區(qū)域調(diào)整、設(shè)備設(shè)施更新等原因，原使用的鑰匙已不再適用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。鑰匙保管期限已滿，且無(wú)繼續(xù)使用價(jià)值的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.報(bào)廢流程鑰匙保管人或使用部門(mén)發(fā)現(xiàn)鑰匙符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《鑰匙報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明鑰匙的名稱(chēng)、編號(hào)、所屬區(qū)域或設(shè)備、報(bào)廢原因等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將《鑰匙報(bào)廢申請(qǐng)表》提交至行政部門(mén)，行政部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行審核，并核實(shí)鑰匙的實(shí)際情況。如審核通過(guò)，行政部門(mén)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并安排對(duì)報(bào)廢鑰匙進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。行政部門(mén)應(yīng)在鑰匙臺(tái)賬上對(duì)報(bào)廢鑰匙的信息進(jìn)行注銷(xiāo)記錄，注明報(bào)廢日期、報(bào)廢原因等信息。同時(shí)，對(duì)報(bào)廢鑰匙的處理情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保報(bào)廢鑰匙得到妥善處理。3.更新要求隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和辦公環(huán)境的變化，如辦公區(qū)域增加、設(shè)備設(shè)施升級(jí)等，可能需要對(duì)鑰