PAGE門(mén)店備用金使用規(guī)范制度一、總則1.目的為加強(qiáng)門(mén)店備用金的管理，規(guī)范備用金的使用流程，確保備用金的安全、合理、有效使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司旗下各門(mén)店備用金的管理與使用。3.定義門(mén)店備用金是指公司為滿足門(mén)店日常經(jīng)營(yíng)中臨時(shí)性、小額資金支付需求而設(shè)立的專(zhuān)項(xiàng)備用資金。二、備用金的申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)條件門(mén)店因以下情況可申請(qǐng)備用金：日常經(jīng)營(yíng)中臨時(shí)性的小額費(fèi)用支出，如辦公用品采購(gòu)、水電費(fèi)繳納等，預(yù)計(jì)單次支出金額在[X]元以下且無(wú)法通過(guò)其他常規(guī)支付方式及時(shí)處理的。應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，如設(shè)備緊急維修、客戶臨時(shí)小額退款等，急需資金支付的情況。2.申請(qǐng)流程門(mén)店負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《備用金申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)備用金的用途、金額及預(yù)計(jì)使用時(shí)間。將申請(qǐng)表提交至門(mén)店所在區(qū)域的運(yùn)營(yíng)主管進(jìn)行初步審核。運(yùn)營(yíng)主管需對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)的合理性、必要性進(jìn)行評(píng)估，并簽署審核意見(jiàn)。經(jīng)運(yùn)營(yíng)主管審核通過(guò)后，申請(qǐng)表再提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司資金狀況及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)將通知門(mén)店負(fù)責(zé)人領(lǐng)取備用金。3.審批要點(diǎn)申請(qǐng)用途必須明確、合理，與門(mén)店日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)，不得用于非經(jīng)營(yíng)性支出或個(gè)人借款等。申請(qǐng)金額應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行合理估算，避免過(guò)度申請(qǐng)備用金造成資金閑置或浪費(fèi)。對(duì)于突發(fā)情況的備用金申請(qǐng)，需提供詳細(xì)的情況說(shuō)明及相關(guān)證明材料，以便審核人員快速準(zhǔn)確判斷。三、備用金的領(lǐng)取與保管1.領(lǐng)取方式門(mén)店負(fù)責(zé)人憑審批通過(guò)的《備用金申請(qǐng)表》到財(cái)務(wù)部門(mén)領(lǐng)取備用金。財(cái)務(wù)部門(mén)以現(xiàn)金或支票形式支付備用金，同時(shí)開(kāi)具《備用金領(lǐng)取收據(jù)》，明確備用金金額、領(lǐng)取日期、用途等信息。若采用現(xiàn)金支付，門(mén)店負(fù)責(zé)人需當(dāng)場(chǎng)清點(diǎn)現(xiàn)金數(shù)額，并在《備用金領(lǐng)取收據(jù)》上簽字確認(rèn)；若采用支票支付，門(mén)店負(fù)責(zé)人需在支票存根及《備用金領(lǐng)取收據(jù)》上簽字確認(rèn)。2.保管要求備用金必須由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，原則上由門(mén)店負(fù)責(zé)人指定一名可靠的員工擔(dān)任備用金保管人。保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉財(cái)務(wù)管理制度。備用金應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或安全的地方，確保資金安全。保險(xiǎn)柜應(yīng)設(shè)置密碼和鑰匙，密碼由保管人妥善保管，鑰匙可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行多人保管或備份，以防止因保管人意外情況導(dǎo)致備用金無(wú)法正常取用。門(mén)店應(yīng)建立備用金保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄備用金的收支情況，包括日期、金額、用途、經(jīng)手人等信息。臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。四、備用金的使用1.使用范圍僅限于門(mén)店日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的臨時(shí)性小額支出，具體包括但不限于：辦公用品、文具、紙張等辦公耗材的采購(gòu)。水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、通訊費(fèi)等日常費(fèi)用的繳納。門(mén)店設(shè)備的小額維修、保養(yǎng)費(fèi)用。客戶臨時(shí)小額退款。其他經(jīng)公司批準(zhǔn)的臨時(shí)性小額支出。2.使用原則備用金使用必須遵循“專(zhuān)款專(zhuān)用、小額快捷、手續(xù)完備”的原則。每筆備用金支出必須有合理、合法的原始憑證作為依據(jù)，原始憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單等，并注明支出日期、用途、金額、經(jīng)手人等信息。備用金支出應(yīng)嚴(yán)格按照審批通過(guò)的申請(qǐng)用途進(jìn)行使用，不得擅自改變用途或挪作他用。3.使用流程由備用金使用人填寫(xiě)《備用金報(bào)銷(xiāo)單》，詳細(xì)注明支出日期、用途、金額、原始憑證張數(shù)等信息，并在報(bào)銷(xiāo)單上簽字確認(rèn)。將填寫(xiě)完整的《備用金報(bào)銷(xiāo)單》及相關(guān)原始憑證提交給備用金保管人進(jìn)行初審。保管人需對(duì)報(bào)銷(xiāo)單及原始憑證的真實(shí)性、完整性、合法性進(jìn)行審核，核對(duì)支出是否符合備用金使用范圍及審批用途，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。經(jīng)保管人初審?fù)ㄟ^(guò)后，《備用金報(bào)銷(xiāo)單》及原始憑證再提交至門(mén)店負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。門(mén)店負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)進(jìn)行全面審查，確保支出合理合規(guī)，并簽署審批意見(jiàn)。門(mén)店負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，報(bào)銷(xiāo)人將《備用金報(bào)銷(xiāo)單》及原始憑證提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度及相關(guān)規(guī)定對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行終審，審核無(wú)誤后予以報(bào)銷(xiāo)，并按照實(shí)際支出金額補(bǔ)足備用金。五、備用金的報(bào)銷(xiāo)與歸還1.報(bào)銷(xiāo)期限備用金使用后，報(bào)銷(xiāo)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。特殊情況需延期報(bào)銷(xiāo)的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)說(shuō)明原因，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)同意后方可延期。超過(guò)規(guī)定報(bào)銷(xiāo)期限未辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)的，財(cái)務(wù)部門(mén)將暫停該門(mén)店備用金的使用，并從備用金保管人工資中酌情扣除相應(yīng)金額，直至報(bào)銷(xiāo)手續(xù)辦理完畢。2.報(bào)銷(xiāo)審核財(cái)務(wù)部門(mén)在收到報(bào)銷(xiāo)憑證后，將按照以下要點(diǎn)進(jìn)行審核：原始憑證是否真實(shí)、合法、有效，發(fā)票是否符合國(guó)家稅務(wù)規(guī)定，收據(jù)是否加蓋收款單位公章等。報(bào)銷(xiāo)單填寫(xiě)是否完整、準(zhǔn)確，各項(xiàng)信息是否與原始憑證一致，簽字手續(xù)是否齊全。支出是否屬于備用金使用范圍，是否符合審批用途，金額是否合理。對(duì)于審核不通過(guò)的報(bào)銷(xiāo)憑證，財(cái)務(wù)部門(mén)將及時(shí)通知報(bào)銷(xiāo)人補(bǔ)充或更正相關(guān)資料，直至審核通過(guò)為止。3.歸還規(guī)定門(mén)店備用金如有閑置或不再需要使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)將備用金歸還至財(cái)務(wù)部門(mén)。歸還備用金時(shí)，門(mén)店負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫(xiě)《備用金歸還申請(qǐng)表》，注明歸還金額、日期等信息，并附上《備用金領(lǐng)取收據(jù)》原件。財(cái)務(wù)部門(mén)收到歸還申請(qǐng)后，將對(duì)歸還金額進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理收款手續(xù)，并開(kāi)具收款收據(jù)。同時(shí)，在備用金保管臺(tái)賬及相關(guān)財(cái)務(wù)記錄中進(jìn)行相應(yīng)登記。六、備用金的盤(pán)點(diǎn)與監(jiān)督1.盤(pán)點(diǎn)要求財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)門(mén)店備用金進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為[X]個(gè)月。盤(pán)點(diǎn)工作應(yīng)由財(cái)務(wù)人員會(huì)同門(mén)店備用金保管人共同進(jìn)行。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對(duì)備用金的實(shí)際金額與保管臺(tái)賬記錄是否一致，檢查保險(xiǎn)柜內(nèi)現(xiàn)金數(shù)量、支票等資產(chǎn)情況，并與原始憑證進(jìn)行逐一核對(duì)。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，財(cái)務(wù)人員和備用金保管人應(yīng)共同填寫(xiě)《備用金盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況，包括盤(pán)點(diǎn)日期、實(shí)際金額、賬存金額、差異情況及原因說(shuō)明等，并簽字確認(rèn)。2.差異處理如發(fā)現(xiàn)備用金賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因。屬于正常業(yè)務(wù)操作導(dǎo)致的差異，如未及時(shí)報(bào)銷(xiāo)、未及時(shí)入賬等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行調(diào)整；屬于保管不善或其他違規(guī)行為導(dǎo)致的差異，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于盤(pán)盈的備用金，應(yīng)及時(shí)核實(shí)情況，如確實(shí)無(wú)法查明原因，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，納入公司營(yíng)業(yè)外收入；對(duì)于盤(pán)虧的備用金，應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償，賠償款應(yīng)及時(shí)上繳財(cái)務(wù)部門(mén)。3.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)門(mén)店備用金的管理與使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括備用金申請(qǐng)審批流程的執(zhí)行情況、使用范圍的合規(guī)性、報(bào)銷(xiāo)手續(xù)的完備性、盤(pán)點(diǎn)制度的落實(shí)情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。對(duì)違反備用金使用規(guī)范制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。七、罰則1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自挪用備用金、改變備用金用途、虛報(bào)支出等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰：對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令其限期改正，追回違規(guī)使用的備用金。對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，除追回違規(guī)使用的備用金外，還將給予罰款處理，罰款金額為違規(guī)金額的[X]%[X]%。同時(shí)，視情況給予降職、撤職等行政處分，直至解除勞動(dòng)合同。2.因保管不善導(dǎo)致備用金丟失、被盜等情況，保管人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)實(shí)際損失情況確定，如因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致?lián)p失的，賠償比例將適當(dāng)提高。3.對(duì)于在備用金管理與使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，如涉