PAGE建立檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本檔案規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作和活動(dòng)，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的工作歷程和重要事項(xiàng)，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況配備檔案管理人員若干名。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。5.開展檔案利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)。7.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全保管。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等幾大類。1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司/組織的科研項(xiàng)目、工程設(shè)計(jì)、技術(shù)改造等方面的檔案。3.人事檔案：包括員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案。4.財(cái)務(wù)檔案：包括公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證、審計(jì)報(bào)告等檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司/組織的市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶服務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等方面的檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，便于檔案的識(shí)別和管理。檔案編號(hào)可采用數(shù)字、字母等形式，按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制。例如：文書檔案編號(hào)可采用“年度+類別+順序號(hào)”的形式，如“2023WS001”，表示2023年的文書檔案，類別為WS，順序號(hào)為001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集到檔案管理部門。2.檔案收集范圍包括本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。3.對(duì)于重要的會(huì)議、活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集歸檔。4.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的屬于公司/組織的檔案全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理工作包括分類、編號(hào)、裝訂、編目等。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，同一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷，將相關(guān)文件資料裝訂成冊(cè)。4.人事檔案應(yīng)按照員工個(gè)人信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等類別進(jìn)行整理，建立員工個(gè)人檔案袋。5.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度、憑證類別等進(jìn)行分類整理，建立會(huì)計(jì)檔案冊(cè)。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、客戶等進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷。7.檔案整理過程中，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色、字跡模糊的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。4.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和蟲害。（三）檔案安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。4.對(duì)檔案的查閱、借閱等應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格登記，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。5.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、價(jià)值等因素，綜合考慮確定檔案的保管期限。4.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案應(yīng)是對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為5年以下。（二）檔案銷毀1.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。4.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同監(jiān)銷。5.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀工作的真實(shí)性和合法性。6.嚴(yán)禁擅自銷毀檔案，對(duì)違反規(guī)定銷毀檔案的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保電子檔案清晰可讀。2.檔案信息錄入：將掃描后的電子檔案進(jìn)行信息錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等。3.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。4.檔案信息安全保障：加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和有效利用。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.對(duì)檔案信息的查閱、借閱等應(yīng)在檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全程跟蹤管理。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息管理系統(tǒng)。八、檔案的查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案查閱申請(qǐng)表應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱目的、查閱檔案名稱及編號(hào)等內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。5.查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。（二）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.檔案借閱申請(qǐng)表應(yīng)包括借閱人姓名、部門、借閱目的、借閱檔案名稱及編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱登記、借閱人簽字、歸還日期等