采購管理全流程標準手冊一、引言本手冊旨在規(guī)范公司采購管理全流程，明確各環(huán)節(jié)職責與操作標準，保證采購活動合規(guī)、高效、透明，實現(xiàn)“質優(yōu)價廉、及時交付”的采購目標，同時有效控制采購風險。手冊適用于公司所有部門（含子公司、分支機構）的采購行為，涵蓋物料采購、服務采購、工程采購等各類采購類型。采購管理遵循“需求導向、預算管控、公開透明、權責對等”基本原則。二、采購需求管理（一）適用情形各部門因業(yè)務開展、生產(chǎn)運營、項目建設等需要，需采購物品或服務時，均需啟動需求管理流程。包括但不限于：新增設備、辦公耗材、生產(chǎn)原材料等物料采購；外包服務（如保潔、IT運維、咨詢等）、技術服務等采購；小型維修、改造工程等采購；其他確需通過采購方式獲取的物資或服務。（二）操作步驟詳解需求發(fā)起需求部門填寫《采購需求申請表》，明確以下信息：需求部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；需求類型（物料/服務/工程）；需求明細（名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、用途說明）；預算金額（需符合公司年度預算規(guī)定）；期望交付時間（如有特殊要求需備注，如“緊急需3日內(nèi)到貨”）。部門審核需求部門負責人對需求的合理性、必要性及預算準確性進行審核，確認無誤后簽字，提交至采購部門。采購部門初審采購部門收到需求后，1個工作日內(nèi)完成初審，重點核對：需求描述是否清晰、完整，避免“一批辦公用品”“一臺設備”等模糊表述；預算是否在部門額度內(nèi)，是否與歷史采購價格差異過大（如差異超20%需說明原因）；是否存在可替代的閑置物資（如公司庫存已有同類物資，需優(yōu)先調(diào)劑使用）。初審通過后流轉至財務部門復審，不通過則退回需求部門補充說明。（三）標準化表單表單名稱：采購需求申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期需求類型□物料□服務□工程預算金額期望交付時間需求明細（可附頁）：名稱：__________；規(guī)格型號：__________；技術參數(shù)：__________；數(shù)量：__________；用途說明：__________需求部門負責人審核意見：簽字：__________；日期：__________采購部門初審意見：初審人：__________；日期：__________財務部門復審意見：復審人：__________；日期：__________（四）關鍵控制點需求描述需具體、可量化，避免因模糊信息導致采購偏差；預算編制需依據(jù)市場價格及歷史數(shù)據(jù)，嚴禁超預算申報；緊急需求（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即采購的備件）需在申請表備注“緊急”，并經(jīng)需求部門負責人及分管副總簽字后，可啟動加急流程，但事后需補全審批手續(xù)；嚴禁拆分需求規(guī)避審批（如將1萬元采購拆分為兩個5千元申報）。三、采購計劃與審批（一）適用情形采購部門匯總當期（月度/季度）已審核通過的采購需求，編制采購計劃，明確采購內(nèi)容、預算、時間節(jié)點及采購方式，按權限分級審批后執(zhí)行。（二）操作步驟詳解計劃編制采購部門每月25日前收集次月需求部門提交的《采購需求申請表》，匯總形成《月度采購計劃表》，內(nèi)容包括：計劃編號（格式：CG-YYYY-MM-X，如2024-05-001）；申請部門、需求明細、預算金額、采購方式（詢價/招標/單一來源等）；計劃采購時間、責任采購員。計劃審批根據(jù)采購金額及類型，按以下權限分級審批：金額≤1萬元：采購部門負責人審批；1萬元＜金額≤5萬元：分管采購副總審批；金額＞5萬元：總經(jīng)理辦公會審批。審批通過后，采購部門按計劃執(zhí)行；未通過則退回采購部門調(diào)整計劃。（三）標準化表單表單名稱：月度采購計劃表計劃編號申請部門需求明細預算金額（元）采購方式計劃采購時間責任采購員審批意見CG-2024-05-001生產(chǎn)部A型號原材料100件50,000招標2024-05-10分管副總審批通過CG-2024-05-002行政部辦公紙10箱2,000詢價2024-05-15采購部負責人審批通過（四）關鍵控制點采購計劃需與年度預算銜接，嚴禁無計劃采購；如因市場變化需調(diào)整采購計劃，需重新履行審批流程；同一供應商、同類物資的采購應盡量合并計劃，提高采購規(guī)模效益。四、供應商尋源與管理（一）適用情形新供應商開發(fā)：首次合作的供應商需經(jīng)過尋源、資質審查、評估等流程；現(xiàn)有供應商維護：定期對合作中的供應商進行績效評估，動態(tài)調(diào)整供應商庫；緊急尋源：因生產(chǎn)急需等特殊情況，需臨時尋找新供應商時。（二）操作步驟詳解尋源方式確定根據(jù)采購金額及物資特性，選擇合適的尋源方式：公開招標：適用于金額較大（≥5萬元）、標準化的物資或服務；邀請招標：適用于3家及以上合格供應商可參與的采購項目；詢價比價：適用于1萬元＜金額＜5萬元的常規(guī)采購（需詢價3家及以上供應商）；單一來源：僅能從唯一供應商處采購（如專利產(chǎn)品、定點采購），需經(jīng)分管副總審批。供應商信息收集通過行業(yè)平臺、公開招標網(wǎng)站、供應商自薦、同行推薦等渠道收集供應商信息，要求供應商提供以下資料：營業(yè)執(zhí)照、相關資質證書（如ISO9001認證、行業(yè)生產(chǎn)許可證等）；產(chǎn)品/服務說明書、報價單、案例證明（近1年同類合作項目）；法定代表人證件號碼明、聯(lián)系方式及授權委托書（如委托他人辦理）。資質審查與評估資質審查：采購部門核對供應商營業(yè)執(zhí)照、資質證書是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否涵蓋采購內(nèi)容，是否存在經(jīng)營異?；驀乐剡`法記錄（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢）；現(xiàn)場考察（必要時）：對金額較大（≥10萬元）或關鍵物資的供應商，組織考察其生產(chǎn)場地、設備、質量管理體系等，形成《供應商考察報告》；綜合評估：成立評估小組（由采購、技術、質量、財務人員組成），從價格、質量、交期、服務、財務狀況（如資產(chǎn)負債率、信用等級）等維度打分（總分100分），80分以上為合格供應商，納入《合格供應商名錄》。（三）標準化表單表單名稱：供應商信息表供應商名稱統(tǒng)一社會信用代碼公司類型注冊資本成立時間法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系方式經(jīng)營范圍科技有限公司91110108有限責任公司1,000萬元2015年3月趙六機械設備研發(fā)、銷售資質證書（可附頁）：ISO9001認證證書、特種設備制造許可證表單名稱：供應商評估表評估項目評分標準分值得分備注價格低于市場平均價10%以上得10分，持平得8分，高5%以內(nèi)得5分，高5%以上不得分109報價對比3家供應商質量歷史合作無質量問題得30分，有輕微質量問題扣5-10分，嚴重質量問題不得分3030近1年合作記錄交期按時交付率100%得20分，95%-99%得15分，90%-94%得10分，＜90%不得分2020近3次交付記錄服務售后響應及時（24小時內(nèi)回復）得20分，一般得15分，差不得分2018客戶反饋財務狀況資產(chǎn)負債率＜50%得20分，50%-70%得15分，＞70%不得分2017財務報表審計報告綜合得分10094評估結論：合格，納入供應商庫（四）關鍵控制點供應商資質資料需原件審核，復印件需加蓋公章并由審核人簽字確認；合格供應商庫每半年更新一次，對評估不合格的供應商予以清退；禁止與未經(jīng)資質審查的供應商開展合作，避免采購風險。五、采購執(zhí)行（招標/詢價/談判）（一）適用情形根據(jù)采購計劃及尋源結果，通過招標、詢價或談判方式確定供應商及價格，保證采購過程公開、公平、公正。（二）操作步驟詳解詢價采購（適用于1萬元＜金額＜5萬元）采購員向3家及以上合格供應商發(fā)出《詢價單》（明確需求明細、報價要求、截止時間）；截止時間后收集報價，填寫《詢價比價報告》，對比價格、質量、交期，推薦候選供應商；金額≤3萬元由采購部門負責人審批，3萬元＜金額＜5萬元由分管副總審批，審批通過后確定供應商。招標采購（適用于金額≥5萬元）編制招標文件：包括采購需求、投標人資格要求、評標標準（如最低評標價法、綜合評分法）、合同條款等；發(fā)布招標公告（通過公司官網(wǎng)、采購平臺或行業(yè)媒體公告期不少于5個工作日）；組建評標小組（成員為5人以上單數(shù)，其中采購人員占比不超過1/3，技術、質量、財務人員占比≥1/2）；開標、評標：按招標文件要求進行，評標小組獨立打分，形成《評標報告》，推薦1-3名中標候選人；公示中標結果（公示期不少于3個工作日），無異議后發(fā)出《中標通知書》。談判采購（適用于技術復雜、需求不明確或需優(yōu)化條款的項目）成立談判小組（成員3-5人，含采購、技術、法務人員）；制定談判方案，明確談判重點（如價格、付款方式、售后服務）；與2家及以上供應商分別談判，形成《談判記錄表》，明確最終合作條款；談判結果按權限審批后確定供應商。（三）標準化表單表單名稱：詢價比價報告詢價項目供應商A供應商B供應商C報價（元）48,00045,00046,500質量承諾符合國標，質保1年符合國標，質保1年符合國標，質保1年交期簽約后7天簽約后5天簽約后6天推薦意見推薦（價格最低、交期短）審批意見采購部門負責人：__________；日期：__________表單名稱：評標報告招標編號CG-2024-05-001招標項目A原材料采購評標小組組長：技術部經(jīng)理；成員：采購專員、質量工程師、財務主管投標供應商甲公司、乙公司、丙公司評標結果（綜合評分法）：甲公司：價格85分、質量90分、交期80分，總分85分；乙公司：價格90分、質量85分、交期85分，總分.7分；丙公司：價格80分、質量95分、交期80分，總分85分推薦中標供應商乙公司（四）關鍵控制點詢價供應商需為合格供應商庫內(nèi)成員，禁止選擇性詢價；招標過程需全程留痕（如開標記錄、評標打分表），存檔備查；談判需有至少2名談判小組成員在場，談判記錄需雙方簽字確認。六、合同簽訂與管理（一）適用情形采購金額≥1萬元或需明確雙方權責、違約責任的采購項目，均需簽訂書面合同。（二）操作步驟詳解合同擬定采購部門根據(jù)中標結果或談判結果，使用公司標準合同模板（如《采購合同模板》）擬定合同文本，內(nèi)容包括：合同雙方信息（供應商名稱、地址、聯(lián)系人等）；采購標的（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價）；質量標準（如國標行標、技術參數(shù)）；交付要求（時間、地點、方式、驗收標準）；付款方式（如預付款30%、到貨款60%、質保金10%）；違約責任（如逾期交貨、質量不達標的責任承擔）；爭議解決方式（如協(xié)商不成，提交公司所在地法院訴訟）。合同評審采購部門審核合同條款與采購需求、談判結果的一致性；法務部門審核合同合法性（如條款是否完備、是否存在法律風險）；使用部門（如生產(chǎn)部、行政部）審核技術參數(shù)、交付時間等是否符合需求；金額≥5萬元的合同需財務部門審核付款方式、資金安排的合理性。合同簽訂與分發(fā)評審通過后，由雙方授權代表簽字（供應商需提供法定代表人證件號碼明及授權委托書），加蓋公司公章及合同專用章；合同正本一式3份（采購部門、財務部門、供應商各1份），副本按需分發(fā)，電子檔同步存檔。（三）標準化表單表單名稱：合同評審表合同編號CG-2024-05-001合同名稱A原材料采購合同評審部門評審意見評審人日期采購部門合同條款與采購需求一致，價格符合中標結果2024-05-10法務部門合同條款合法，無法律風險2024-05-11使用部門（生產(chǎn)部）技術參數(shù)符合生產(chǎn)要求，交期可滿足生產(chǎn)計劃2024-05-11財務部門付款方式合理，符合資金計劃趙六2024-05-12（四）關鍵控制點合同文本需使用公司標準模板，嚴禁未經(jīng)評審的合同簽訂；授權代表簽字需保證權限合規(guī)（如法定代表人或其授權人員）；合同簽訂后3個工作日內(nèi)完成信息登記（錄入采購管理系統(tǒng)），保證可追溯。七、訂單交付與驗收（一）適用情形合同簽訂后，供應商按約定時間、地點交付物資或提供服務，需求部門組織驗收。（二）操作步驟詳解訂單下達采購部門根據(jù)合同簽訂《采購訂單》（明確訂單編號、供應商、物資明細、數(shù)量、交付時間、交付地點），加蓋采購專用章后發(fā)給供應商，同時抄送需求部門及倉庫。交付跟蹤采購員與供應商保持溝通，跟蹤生產(chǎn)、發(fā)貨進度，如遇延遲需提前3個工作日告知需求部門，協(xié)商解決方案。驗收執(zhí)行物資驗收：供應商交付物資后，需求部門聯(lián)合倉庫、質檢部門共同驗收：數(shù)量驗收：核對送貨單與采購訂單數(shù)量是否一致；質量驗收：檢查外觀、規(guī)格型號是否符合合同要求，必要時送檢（如原材料需檢測報告）；驗收合格后，填寫《貨物驗收報告》，三方簽字確認；不合格則填寫《不合格品處理單》，通知供應商限期退換貨，并記錄供應商違約情況。服務驗收：服務完成后，使用部門根據(jù)合同約定的服務標準（如響應時間、完成效果）驗收，填寫《服務驗收確認單》，雙方簽字確認。（三）標準化表單表單名稱：貨物驗收報告訂單編號CG-2024-05-001供應商科技有限公司驗收部門生產(chǎn)部、倉庫、質檢部驗收日期2024-05-15驗收明細名稱：A原材料；規(guī)格型號：-001；數(shù)量：100件；送貨單號：驗收結果□合格□不合格（不合格原因：__________）處理意見合格，同意入庫驗收人員簽字生產(chǎn)部：__________；倉庫：__________；質檢部：__________（四）關鍵控制點驗收需在物資交付后24小時內(nèi)完成，緊急物資可邊到貨邊驗收；未經(jīng)驗收或驗收不合格的物資，嚴禁入庫或投入使用；驗收記錄需清晰、完整，保存期限不少于3年。八、付款結算（一）適用情形驗收合格且符合合同約定的付款條件時，啟動付款結算流程。（二）操作步驟詳解付款申請需求部門提交《付款申請單》，附以下資料：合同復印件（加蓋采購部門公章）；《貨物驗收報告》或《服務驗收確認單》；供應商開具的有效發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票，發(fā)票抬頭、稅號需與公司一致）。審核審批采購部門審核：發(fā)票信息與合同、驗收單是否一致，付款金額是否在合同約定范圍內(nèi)；財務部門審核：發(fā)票真?zhèn)危ㄍㄟ^稅務平臺驗證）、資金預算是否充足，付款方式是否符合財務制度；按權限審批：金額≤5萬元由財務負責人審批，5萬元＜金額≤10萬元由分管副總審批，金額＞10萬元由總經(jīng)理審批。付款執(zhí)行審批通過后，財務部門通過銀行轉賬或電匯方式付款，付款后3個工作日內(nèi)將付款憑證復印件交采購部門登記。（三）標準化表單表單名稱：付款申請單申請部門生產(chǎn)部申請人申請日期2024-05-16供應商科技有限公司合同編號CG-2024-05-001付款階段□預付款□到貨款□質保金付款金額45,000元大寫肆萬伍仟元整付款方式銀行轉賬付款事由A原材料到貨款，驗收合格附件清單□合同□驗收單□發(fā)票（發(fā)票號：5678）審批意見采購部門：，2024-05-16；財務部門：趙六，2024-05-17；分管副總：劉七，2024-05-18（四）關鍵控制點發(fā)票需在驗收合格后30天內(nèi)提供，逾期未提供需書面催告供應商；付款前需核對供應商賬戶信息（戶名、賬號、開戶行），禁止支付至個人賬戶；質保金在質保期滿（通常為6-12個月）且無質量問題后支付，需由使用部門出具質保期滿證