行政日常事務(wù)處理流程標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)一、辦公用品管理流程（一）適用情境適用于部門日常辦公物資（如紙張、筆、文件夾等）申領(lǐng)、新員工入職物資配備、庫(kù)存盤點(diǎn)等場(chǎng)景。（二）操作流程詳解1.需求提出需求發(fā)起：部門員工因工作需要申領(lǐng)辦公用品時(shí)，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（見(jiàn)配套表單1），注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后提交至行政部。新員工配備：人力資源部提前1個(gè)工作日將新員工入職信息同步至行政部，行政部根據(jù)崗位標(biāo)準(zhǔn)（如行政崗配備訂書(shū)機(jī)、便利貼等；技術(shù)崗配備U盤、計(jì)算器等）準(zhǔn)備物資，入職當(dāng)日發(fā)放并簽字確認(rèn)。2.審核與發(fā)放行政審核：行政部收到申領(lǐng)表后，核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬：若庫(kù)存充足，直接發(fā)放物資，并在《辦公用品申領(lǐng)表》上標(biāo)注“已發(fā)放”及發(fā)放日期、經(jīng)手人；若庫(kù)存不足，啟動(dòng)采購(gòu)流程（采購(gòu)流程參照“二、物資采購(gòu)管理”）。特殊物資申領(lǐng)：如需申領(lǐng)單價(jià)500元以上的特殊物資（如打印機(jī)、掃描儀），需額外填寫《特殊物資審批單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)放。3.庫(kù)存管理定期盤點(diǎn)：行政部每月末對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存，編制《月度庫(kù)存盤點(diǎn)表》，保證賬實(shí)相符。庫(kù)存預(yù)警：對(duì)于日常消耗快、使用頻率高的物資（如A4紙、簽字筆），當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于最低儲(chǔ)備量（如A4紙儲(chǔ)備量≤5包）時(shí)，行政部需在2個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)采購(gòu)補(bǔ)充。（三）配套表單1：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)日期部門申領(lǐng)人物品名稱規(guī)格數(shù)量用途審批人發(fā)放狀態(tài)發(fā)放日期經(jīng)手人2023-10-08市場(chǎng)部*小明A4紙80g10包活動(dòng)物料印刷*張經(jīng)理已發(fā)放2023-10-08*小紅2023-10-09技術(shù)部*李華U盤32G2個(gè)新員工配備*王經(jīng)理已發(fā)放2023-10-09*小紅（四）執(zhí)行要點(diǎn)提示申領(lǐng)辦公用品需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，禁止為私人用途申領(lǐng)；大額采購(gòu)（單次金額≥2000元）需簽訂采購(gòu)合同，明確物資質(zhì)量、交貨周期及付款方式；涉及保密物資（如專用印章、涉密文件袋），需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審批，并建立專項(xiàng)領(lǐng)用臺(tái)賬。二、會(huì)議室預(yù)訂管理流程（一）適用情境適用于部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、客戶洽談、培訓(xùn)講座等各類內(nèi)部及外部會(huì)議的場(chǎng)地預(yù)訂。（二）操作流程詳解1.預(yù)訂申請(qǐng)線上預(yù)訂：通過(guò)公司OA系統(tǒng)“會(huì)議室預(yù)訂”模塊提交申請(qǐng)，填寫《會(huì)議室預(yù)訂信息》（見(jiàn)配套表單2），包含會(huì)議名稱、時(shí)間、人數(shù)、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）、聯(lián)系人及備注說(shuō)明。緊急預(yù)訂：如遇臨時(shí)會(huì)議需在2小時(shí)內(nèi)預(yù)訂，可直接聯(lián)系行政部前臺(tái)電話（內(nèi)線：8888），由前臺(tái)人員協(xié)助登記并確認(rèn)可用性。2.審核與確認(rèn)行政審核：行政部收到預(yù)訂申請(qǐng)后，1個(gè)工作小時(shí)內(nèi)反饋結(jié)果：若會(huì)議室可用，通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)送“預(yù)訂成功”通知，并同步會(huì)議室使用權(quán)限（如門禁密碼、設(shè)備操作指南）；若會(huì)議室沖突，主動(dòng)聯(lián)系申請(qǐng)人協(xié)商調(diào)整時(shí)間或更換同類型會(huì)議室。特殊會(huì)議需求：如需使用公司主會(huì)議室（容納50人以上）或布置特殊場(chǎng)景（如擺放綠植、背景板），需提前3個(gè)工作日提交《特殊會(huì)議需求申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批。3.會(huì)前準(zhǔn)備與會(huì)后清理會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議開(kāi)始前30分鐘，行政部人員根據(jù)預(yù)訂需求調(diào)試設(shè)備、檢查桌椅擺放、準(zhǔn)備茶水（如需），并在會(huì)議室門口放置“會(huì)議中”提示牌。會(huì)后清理：會(huì)議結(jié)束后，使用部門需負(fù)責(zé)整理桌椅、清理垃圾，關(guān)閉設(shè)備及燈光；如需續(xù)會(huì)，需重新提交預(yù)訂申請(qǐng)。（三）配套表單2：會(huì)議室預(yù)訂信息預(yù)訂日期預(yù)訂部門會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間人數(shù)所需設(shè)備聯(lián)系人聯(lián)系方式審核狀態(tài)備注2023-10-09人力資源部新員工培訓(xùn)2023-10-1014:00-16:0030投影儀、麥克風(fēng)、白板*劉芳已通過(guò)需準(zhǔn)備簽到表2023-10-10市場(chǎng)部客戶洽談2023-10-1110:00-11:305投影儀、茶水*陳磊1395678已通過(guò)客戶來(lái)自上海（四）執(zhí)行要點(diǎn)提示會(huì)議室預(yù)訂遵循“先到先得”原則，已預(yù)訂的會(huì)議如需取消，需提前1個(gè)工作日通過(guò)OA系統(tǒng)撤銷申請(qǐng)；禁止私自占用會(huì)議室或更改預(yù)訂時(shí)間，如需調(diào)整需提前4小時(shí)聯(lián)系行政部；使用會(huì)議室期間需保持安靜，避免影響其他部門工作，設(shè)備故障需立即聯(lián)系行政部處理。三、文件流轉(zhuǎn)管理流程（一）適用情境適用于公司內(nèi)部通知、請(qǐng)示報(bào)告、規(guī)章制度、合同協(xié)議等各類文件的起草、審核、審批、印發(fā)及歸檔。（二）操作流程詳解1.文件起草擬稿要求：文件需使用公司統(tǒng)一模板，標(biāo)題簡(jiǎn)潔明確，內(nèi)容條理清晰，涉及數(shù)據(jù)、日期等信息需準(zhǔn)確無(wú)誤；如需引用附件，需注明附件名稱及數(shù)量。密級(jí)標(biāo)注：根據(jù)文件內(nèi)容敏感程度，標(biāo)注“普通”“內(nèi)部秘密”“機(jī)密”三個(gè)密級(jí)（如“內(nèi)部秘密文件”），并限制知悉范圍。2.審核與審批部門審核：文件起草完成后，提交至部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)核對(duì)內(nèi)容是否與部門工作一致、格式是否符合規(guī)范，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。會(huì)簽（如需）：文件內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)時(shí)，需發(fā)送至相關(guān)部門會(huì)簽（如財(cái)務(wù)部涉及費(fèi)用預(yù)算的文件需財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)簽），會(huì)簽部門需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋意見(jiàn)。領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)文件類型及權(quán)限提交對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批：普通通知、部門制度：部門負(fù)責(zé)人審批；公司級(jí)規(guī)章制度、重要合同：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策：總經(jīng)理審批。3.印發(fā)與歸檔印發(fā)：審批通過(guò)后，行政部根據(jù)文件份數(shù)印發(fā)紙質(zhì)文件（加蓋公司公章），并通過(guò)OA系統(tǒng)同步電子版；涉及外部單位的文件，需留存一份原件存檔。歸檔：文件印發(fā)后7個(gè)工作日內(nèi)，由行政部將紙質(zhì)文件及電子版分類歸檔，編制《文件歸檔目錄》，標(biāo)注歸檔日期、文件編號(hào)、保管期限等信息。（三）配套表單3：文件流轉(zhuǎn)審批單文件名稱文件編號(hào)起草部門起草人密級(jí)審核意見(jiàn)（部門負(fù)責(zé)人）會(huì)簽意見(jiàn)（相關(guān)部門）審批意見(jiàn)（領(lǐng)導(dǎo)）印發(fā)份數(shù)歸檔編號(hào)2024年春節(jié)放假安排辦字〔2023〕15號(hào)行政部*趙敏普通同意，請(qǐng)按流程報(bào)批（無(wú)）同意，印發(fā)各部門20份DA20231008-001辦公設(shè)備采購(gòu)管理制度財(cái)字〔2023〕22號(hào)財(cái)務(wù)部*孫悅內(nèi)部秘密內(nèi)容需補(bǔ)充采購(gòu)驗(yàn)收流程行政部：同意同意，試行15份CA20231009-002（四）執(zhí)行要點(diǎn)提示文件流轉(zhuǎn)需全程通過(guò)OA系統(tǒng)記錄，保證可追溯；紙質(zhì)文件審批需用黑色簽字筆簽字，字跡清晰；涉密文件需單獨(dú)存放，借閱需文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間；歸檔文件保管期限分為：永久（如公司章程、年度工作報(bào)告）、10年（如規(guī)章制度、合同）、5年（如日常通知、會(huì)議紀(jì)要），到期需經(jīng)鑒定后銷毀。四、訪客接待管理流程（一）適用情境適用于客戶來(lái)訪、上級(jí)單位檢查、應(yīng)聘面試、合作伙伴交流等各類外部人員到訪接待。（二）操作流程詳解1.接待申請(qǐng)?zhí)崆吧暾?qǐng)：相關(guān)部門需提前1個(gè)工作日通過(guò)OA系統(tǒng)提交《訪客接待申請(qǐng)表》（見(jiàn)配套表單4），填寫訪客姓名、單位、事由、到訪及離開(kāi)時(shí)間、人數(shù)、陪同人、聯(lián)系方式及接待規(guī)格（如普通接待、標(biāo)準(zhǔn)接待、高級(jí)接待）。緊急申請(qǐng)：如遇臨時(shí)到訪（如未提前申請(qǐng)的客戶），陪同人需立即聯(lián)系行政部前臺(tái)，口頭說(shuō)明情況，前臺(tái)人員登記后通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)。2.接待準(zhǔn)備信息核對(duì)：行政部收到申請(qǐng)后，核對(duì)訪客信息，如為重要訪客（如大客戶、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），需提前知曉其背景、需求及特殊偏好（如飲食禁忌）。場(chǎng)地布置：根據(jù)接待規(guī)格準(zhǔn)備接待區(qū)域：普通接待：安排公司前臺(tái)或洽談室，準(zhǔn)備飲用水、公司宣傳資料；高級(jí)接待：安排獨(dú)立會(huì)議室，擺放鮮花、水果，調(diào)試投影儀、音響等設(shè)備，如需用餐，提前預(yù)訂餐廳并確認(rèn)菜單。3.接待實(shí)施訪客登記：訪客到達(dá)后，前臺(tái)人員引導(dǎo)至登記臺(tái)，核對(duì)證件號(hào)碼信息（如需），發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前），并通知陪同人。引導(dǎo)與接待：陪同人接到訪客后，引導(dǎo)至指定區(qū)域，主動(dòng)介紹公司情況，按流程開(kāi)展洽談；接待過(guò)程中需注意言行規(guī)范，維護(hù)公司形象。送客離司：洽談結(jié)束后，陪同人送訪客至公司門口，如訪客需乘車，協(xié)助聯(lián)系車輛；訪客離開(kāi)后，前臺(tái)人員回收《訪客證》，并在《訪客登記臺(tái)賬》中記錄離司時(shí)間。（三）配套表單4：訪客接待申請(qǐng)表申請(qǐng)日期接待部門陪同人訪客姓名訪客單位事由到訪時(shí)間離開(kāi)時(shí)間人數(shù)接待規(guī)格聯(lián)系方式備注2023-10-08市場(chǎng)部*楊帆張總XX科技有限公司合作洽談2023-10-0909:002023-10-0911:003標(biāo)準(zhǔn)接待1398888喜歡綠茶2023-10-10人力資源部*周婷李女士XX大學(xué)校園招聘2023-10-1114:002023-10-1116:002普通接待1376666需準(zhǔn)備宣講PPT（四）執(zhí)行要點(diǎn)提示訪客證僅限當(dāng)日有效，離司時(shí)需交回，禁止轉(zhuǎn)借他人；未經(jīng)允許，訪客不得進(jìn)入非開(kāi)放區(qū)域（如財(cái)務(wù)室、檔案室）；如需接待外部媒體人員，需提前報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)，并由指定人員負(fù)責(zé)溝通。五、公務(wù)用車管理流程（一）適用情境適用于員工公務(wù)外出（如客戶拜訪、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研、緊急事務(wù)處理）、客戶接送、大件物品運(yùn)輸?shù)葓?chǎng)景。（二）操作流程詳解1.用車申請(qǐng)線上申請(qǐng)：?jiǎn)T工通過(guò)OA系統(tǒng)“公務(wù)用車”模塊提交《用車申請(qǐng)表》（見(jiàn)配套表單5），填寫用車部門、申請(qǐng)人、用車時(shí)間、出發(fā)地、目的地、乘車人數(shù)、事由、所需車型等信息，并相關(guān)證明材料（如客戶邀請(qǐng)函、會(huì)議通知）。緊急申請(qǐng)：如遇突發(fā)緊急事務(wù)（如設(shè)備故障需立即維修），可通過(guò)電話（內(nèi)線：6666）向行政部申請(qǐng)，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填《用車申請(qǐng)表》。2.審核與調(diào)度部門審批：部門負(fù)責(zé)人審核用車必要性，簽字確認(rèn)后提交至行政部。行政調(diào)度：行政部收到申請(qǐng)后，根據(jù)車輛使用情況（如車輛狀態(tài)、駕駛員排班）進(jìn)行調(diào)度：若車輛可用，通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)送“用車確認(rèn)通知”，告知駕駛員姓名、車牌號(hào)、集合時(shí)間及地點(diǎn)；若車輛緊張，協(xié)調(diào)其他部門調(diào)車或安排外部租車（需提前報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。3.用車與還車出車檢查：駕駛員出車前需檢查車輛狀況（如油量、輪胎、剎車），填寫《車輛出車檢查表》，保證行車安全。行程記錄：用車過(guò)程中，駕駛員需如實(shí)記錄行車路線、里程及停車地點(diǎn)，如需改變路線，需提前告知行政部。還車檢查：用車結(jié)束后，駕駛員將車輛停至指定停車場(chǎng)，檢查車輛有無(wú)損壞、油量是否充足，填寫《車輛還車登記表》，申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。（三）配套表單5：公務(wù)用車申請(qǐng)表申請(qǐng)日期用車部門申請(qǐng)人用車時(shí)間出發(fā)地目的地乘車人數(shù)事由車型要求審批人調(diào)度員車牌號(hào)駕駛員2023-10-08銷售部*吳剛2023-10-0908:00公司XX機(jī)場(chǎng)3接送客戶7座商務(wù)車*黃經(jīng)理*劉洋京A·5*王強(qiáng)2023-10-10行政部*鄭華2023-10-1014:30公司XX展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)2運(yùn)輸展品貨車*李經(jīng)理*劉洋京B·67890*趙亮（四）執(zhí)行要點(diǎn)提示公務(wù)用車不得用于私人事務(wù)（如上下班通勤、旅游），違規(guī)用車將暫停申請(qǐng)人用車權(quán)限1個(gè)月；駕駛員需遵守交通規(guī)則，嚴(yán)禁超速、酒駕，如因違規(guī)駕駛產(chǎn)生罰款，由駕駛員自行承擔(dān)；車輛發(fā)生故障時(shí)，駕駛員需立即停車并聯(lián)系行政部，不得擅自維修；維修費(fèi)用需經(jīng)行政部審核后，按財(cái)務(wù)流程報(bào)銷。六、費(fèi)用報(bào)銷管理流程（一）適用情境適用于員工因公產(chǎn)生的差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)、交通費(fèi)等費(fèi)用的報(bào)銷。（二）操作流程詳解1.費(fèi)用發(fā)生與憑證收集費(fèi)用發(fā)生：?jiǎn)T工因公支付費(fèi)用時(shí)，需取得合規(guī)的費(fèi)用憑證（如增值稅發(fā)票、財(cái)政票據(jù)），憑證上需注明單位名稱（全稱）、費(fèi)用明細(xì)、金額、日期等信息，并加蓋開(kāi)具單位公章。憑證粘貼：費(fèi)用發(fā)生后3個(gè)工作日內(nèi)，員工將分類整理的憑證粘貼在《費(fèi)用報(bào)銷單》（見(jiàn)配套表單6）后，附件需按從小到大順序排列，并在憑證右上角注明“附件X/Y”（Y為附件總張數(shù)）。2.部門審核與提交部門審核：部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)銷單的真實(shí)性、合理性，確認(rèn)費(fèi)用與工作相關(guān)后簽字，提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部核對(duì)憑證是否合規(guī)、金額是否準(zhǔn)確、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司規(guī)定（如差旅住宿標(biāo)準(zhǔn)、招待費(fèi)限額），審核通過(guò)后簽字；如存在問(wèn)題，退回申請(qǐng)人補(bǔ)充說(shuō)明。3.審批與支付領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)報(bào)銷金額提交對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批：金額≤2000元：部門負(fù)責(zé)人審批；2000元＜金額≤5000元：分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞5000元：總經(jīng)理審批。費(fèi)用支付：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式將報(bào)銷款項(xiàng)支付至員工工資卡，并在OA系統(tǒng)中發(fā)送“報(bào)銷到賬通知”。（三）配套表單6：費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)銷日期部門報(bào)銷人費(fèi)用類型報(bào)銷金額費(fèi)用明細(xì)（如：交通費(fèi)：100元；住宿費(fèi)：300元）審批人財(cái)務(wù)審核領(lǐng)導(dǎo)審批支付狀態(tài)報(bào)銷編號(hào)2023-10-08市場(chǎng)部*徐靜差旅費(fèi)1200.00交通費(fèi)：300元；住宿費(fèi)：600元；餐費(fèi)：300元*張經(jīng)理同意*王經(jīng)理已支付BF202310080012023-10-10行政部*馬超辦公費(fèi)500.00A4紙：200元；簽字筆：150元；文件夾：150元*李經(jīng)理同意（無(wú)）已支付BF20231010002（四）執(zhí)行要點(diǎn)提示費(fèi)用需在發(fā)生后15個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷，逾期未報(bào)銷需向財(cái)務(wù)部說(shuō)明原因，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；禁止拆分報(bào)銷（如將5000元拆分為5筆1000元）規(guī)避審批，一經(jīng)發(fā)覺(jué)將追究申請(qǐng)人及部門負(fù)責(zé)人責(zé)任；招待費(fèi)報(bào)銷需附《招待事由說(shuō)明》，注明招待對(duì)象、單位、人數(shù)及目的，否則不予報(bào)銷。七、其他行政事務(wù)管理簡(jiǎn)要說(shuō)明（一）印章管理公司印章（公章、合同章、財(cái)務(wù)章等）由行政部專人保管，啟用前需備案，用印需填寫《印章