PAGE生產(chǎn)記錄檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)記錄檔案的管理，確保生產(chǎn)記錄的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、可追溯，規(guī)范生產(chǎn)過程，提高生產(chǎn)管理水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)活動(dòng)相關(guān)的記錄檔案管理，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)指令、工藝文件、操作記錄、檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、物料出入庫記錄等。（三）職責(zé)分工1.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)記錄的填寫、收集、整理和初步審核，確保記錄內(nèi)容與生產(chǎn)實(shí)際相符，并按時(shí)提交至檔案管理部門。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對生產(chǎn)過程中的檢驗(yàn)記錄進(jìn)行審核，確保檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性，并對記錄的規(guī)范性進(jìn)行監(jiān)督。3.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備運(yùn)行記錄的填寫、審核和保管，保證設(shè)備運(yùn)行記錄的完整性和真實(shí)性，為設(shè)備維護(hù)、維修提供依據(jù)。4.檔案管理部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)記錄檔案的統(tǒng)一接收、分類、編號、存儲(chǔ)、保管和查閱管理，確保檔案的安全和有效利用。5.各部門負(fù)責(zé)人對本部門生產(chǎn)記錄的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性負(fù)責(zé)，督促本部門員工按照規(guī)定做好記錄工作，并配合檔案管理部門進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作。二、生產(chǎn)記錄檔案的內(nèi)容與要求（一）生產(chǎn)計(jì)劃與指令1.內(nèi)容包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃以及具體的生產(chǎn)指令單。記錄應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)時(shí)間、交付時(shí)間等信息。2.要求生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)市場需求、訂單情況和公司產(chǎn)能制定，確保合理安排生產(chǎn)資源。生產(chǎn)指令單應(yīng)準(zhǔn)確傳達(dá)生產(chǎn)任務(wù)，相關(guān)人員簽字確認(rèn)，確保責(zé)任明確。（二）工藝文件1.內(nèi)容涵蓋產(chǎn)品工藝流程圖、工藝操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。工藝文件應(yīng)詳細(xì)描述產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的每一道工序、工藝參數(shù)、質(zhì)量要求等。2.要求工藝文件應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)要求和實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)制定，確保工藝的可行性和穩(wěn)定性。如有工藝變更，應(yīng)及時(shí)更新工藝文件，并做好記錄。（三）操作記錄1.內(nèi)容操作人員應(yīng)如實(shí)記錄每一批次產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)操作情況，包括原材料投入量、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、操作時(shí)間、操作人員等信息。2.要求操作記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確填寫，不得漏記、錯(cuò)記。記錄字跡應(yīng)清晰、工整，如有涂改，應(yīng)在涂改處簽字確認(rèn)。（四）檢驗(yàn)記錄1.內(nèi)容包括原材料檢驗(yàn)記錄、半成品檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄等。檢驗(yàn)記錄應(yīng)詳細(xì)記錄檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等信息。2.要求檢驗(yàn)記錄應(yīng)嚴(yán)格按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行填寫，確保檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。檢驗(yàn)人員應(yīng)簽字確認(rèn)檢驗(yàn)結(jié)果，對檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品，應(yīng)詳細(xì)記錄不合格情況及處理措施。（五）設(shè)備運(yùn)行記錄1.內(nèi)容記錄設(shè)備的啟動(dòng)時(shí)間、運(yùn)行參數(shù)、停機(jī)時(shí)間、維修保養(yǎng)情況等。設(shè)備運(yùn)行記錄應(yīng)包括設(shè)備名稱、型號、編號、運(yùn)行時(shí)段等信息。2.要求設(shè)備操作人員應(yīng)按時(shí)記錄設(shè)備運(yùn)行情況，設(shè)備維護(hù)人員應(yīng)及時(shí)記錄設(shè)備維修保養(yǎng)情況。記錄應(yīng)真實(shí)反映設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，為設(shè)備故障分析和維修提供依據(jù)。（六）物料出入庫記錄1.內(nèi)容包括原材料入庫記錄、成品入庫記錄、半成品入庫記錄以及原材料出庫記錄、成品出庫記錄、半成品出庫記錄等。記錄應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次、出入庫時(shí)間、經(jīng)手人等信息。2.要求物料出入庫應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤。出入庫單據(jù)應(yīng)妥善保管，作為物料管理的重要憑證。三、生產(chǎn)記錄檔案的填寫規(guī)范（一）記錄填寫要求1.生產(chǎn)記錄應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。2.記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，不得隨意更改記錄格式或遺漏重要信息。3.記錄內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛假記錄或隱瞞事實(shí)。（二）簽字確認(rèn)要求1.所有生產(chǎn)記錄必須由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)，簽字應(yīng)清晰、完整，不得代簽。2.簽字確認(rèn)應(yīng)在記錄填寫完成后及時(shí)進(jìn)行，確保記錄的真實(shí)性和有效性。（三）日期填寫要求1.記錄中的日期應(yīng)填寫年、月、日，不得簡寫或省略。2.日期填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與實(shí)際生產(chǎn)時(shí)間一致。四、生產(chǎn)記錄檔案的收集與整理（一）收集時(shí)間1.生產(chǎn)部門應(yīng)在每個(gè)生產(chǎn)批次完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本批次的生產(chǎn)記錄收集整理完畢，并提交至檔案管理部門。2.質(zhì)量部門、設(shè)備管理部門等相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將各自負(fù)責(zé)的記錄提交至檔案管理部門。（二）收集要求1.生產(chǎn)記錄應(yīng)按照類別和批次進(jìn)行收集，確保記錄的完整性和連續(xù)性。2.收集的記錄應(yīng)保持整潔、無破損，如有破損或缺失，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。（三）整理要求1.檔案管理部門收到生產(chǎn)記錄后，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理。首先對記錄進(jìn)行分類，然后按照時(shí)間順序或批次順序進(jìn)行排列。2.整理過程中，應(yīng)檢查記錄的填寫是否規(guī)范、簽字是否齊全，對不符合要求的記錄應(yīng)及時(shí)返回相關(guān)部門進(jìn)行整改。五、生產(chǎn)記錄檔案的編號與存儲(chǔ)（一）編號規(guī)則1.生產(chǎn)記錄檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案管理和查找。2.編號格式為：[年份][部門代碼][檔案類別代碼][流水號]。例如：20230101001，其中“2023”表示年份，“01”表示生產(chǎn)部門代碼，“01”表示生產(chǎn)計(jì)劃檔案類別代碼，“001”表示流水號。3.部門代碼和檔案類別代碼應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行統(tǒng)一編制，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行維護(hù)。（二）存儲(chǔ)方式1.生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。電子檔案應(yīng)按照檔案編號進(jìn)行分類存儲(chǔ)，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索。（三）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案存儲(chǔ)場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。六、生產(chǎn)記錄檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)記錄檔案時(shí)，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱生產(chǎn)記錄檔案的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（三）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立生產(chǎn)記錄檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等信息，以便對檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤和管理。七、生產(chǎn)記錄檔案的保密與銷毀（一）保密規(guī)定1.生產(chǎn)記錄檔案涉及公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和生產(chǎn)經(jīng)營信息，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得在非規(guī)定場所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得向無關(guān)人員透露檔案信息。（二）銷毀規(guī)定1.生產(chǎn)記錄檔案應(yīng)根據(jù)其保存期限進(jìn)行定期清理，對于超過保存期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.檔案