PAGE皮具廠生產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)皮具廠生產(chǎn)檔案管理，確保生產(chǎn)過程中的各類文件、資料得到妥善保存與有效利用，保障生產(chǎn)活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高生產(chǎn)管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本廠生產(chǎn)部門涉及的所有生產(chǎn)檔案管理工作，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、人員培訓(xùn)記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：生產(chǎn)檔案應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，保證檔案資料的全面性和完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等信息應(yīng)清晰、明確，避免模糊或歧義。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的編制、整理和存儲(chǔ)，確保檔案的規(guī)范性和一致性。5.保密性原則：對(duì)于涉及商業(yè)秘密和技術(shù)機(jī)密的生產(chǎn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、生產(chǎn)檔案的分類與編號(hào)（一）生產(chǎn)計(jì)劃?rùn)n案1.年度生產(chǎn)計(jì)劃：記錄本年度皮具生產(chǎn)的總體目標(biāo)、產(chǎn)品種類、產(chǎn)量計(jì)劃等。2.月度生產(chǎn)計(jì)劃：根據(jù)年度計(jì)劃分解制定的月度生產(chǎn)任務(wù)安排，包括具體產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。3.編號(hào)規(guī)則：以“PJ”開頭，后接年份和月份，如“PJ202308”表示2023年8月的生產(chǎn)計(jì)劃?rùn)n案編號(hào)。（二）工藝文件檔案1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙：包含皮具的外觀設(shè)計(jì)、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)等詳細(xì)圖紙。2.工藝流程卡：明確每個(gè)皮具產(chǎn)品從原材料到成品的具體加工步驟、工藝要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。3.工藝變更記錄：記錄工藝文件在生產(chǎn)過程中的變更情況，包括變更原因、變更內(nèi)容、審批情況等。4.編號(hào)規(guī)則：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙以“TZ”開頭，后接產(chǎn)品型號(hào)和版本號(hào)，如“TZ001V1”表示001型號(hào)皮具的第1版設(shè)計(jì)圖紙編號(hào)。工藝流程卡以“GY”開頭，后接產(chǎn)品型號(hào)，如“GY001”表示001型號(hào)皮具的工藝流程卡編號(hào)。工藝變更記錄以“GB”開頭，后接變更日期和流水號(hào)，如“GB2023090101”表示2023年9月1日的第1次工藝變更記錄編號(hào)。（三）質(zhì)量記錄檔案1.原材料檢驗(yàn)報(bào)告：記錄原材料的采購(gòu)批次、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果等信息。2.半成品檢驗(yàn)記錄：對(duì)生產(chǎn)過程中半成品的質(zhì)量檢驗(yàn)情況進(jìn)行記錄，包括檢驗(yàn)時(shí)間、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)人員、合格情況等。3.成品檢驗(yàn)報(bào)告：詳細(xì)記錄皮具成品的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)檢驗(yàn)結(jié)果，判定產(chǎn)品是否合格。4.質(zhì)量事故記錄：對(duì)生產(chǎn)過程中發(fā)生的質(zhì)量事故進(jìn)行記錄，包括事故發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、原因分析、處理措施等。5.編號(hào)規(guī)則：原材料檢驗(yàn)報(bào)告以“YL”開頭，后接原材料批次號(hào)，如“YL202309001”表示2023年9月第1批原材料的檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)。半成品檢驗(yàn)記錄以“BC”開頭，后接產(chǎn)品型號(hào)和檢驗(yàn)批次，如“BC00120230901”表示001型號(hào)皮具2023年9月第1批半成品的檢驗(yàn)記錄編號(hào)。成品檢驗(yàn)報(bào)告以“CP”開頭，后接產(chǎn)品型號(hào)和檢驗(yàn)批次，如“CP00120230901”表示001型號(hào)皮具2023年9月第1批成品的檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)。質(zhì)量事故記錄以“ZL”開頭，后接事故發(fā)生日期和流水號(hào)，如“ZL2023090101”表示2023年9月1日發(fā)生的第1次質(zhì)量事故記錄編號(hào)。（四）設(shè)備維護(hù)記錄檔案1.設(shè)備臺(tái)賬：記錄本廠所有生產(chǎn)設(shè)備的基本信息，包括設(shè)備名稱、型號(hào)、購(gòu)置日期、使用部門等。2.設(shè)備維護(hù)計(jì)劃：針對(duì)每臺(tái)設(shè)備制定的定期維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期、責(zé)任人等。3.設(shè)備維修記錄：詳細(xì)記錄設(shè)備發(fā)生故障的時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修過程、更換零部件等信息。4.設(shè)備保養(yǎng)記錄：記錄設(shè)備日常保養(yǎng)的執(zhí)行情況，如清潔、潤(rùn)滑、緊固等工作的完成情況。5.編號(hào)規(guī)則：設(shè)備臺(tái)賬以“SBTZ”開頭，后接設(shè)備編號(hào)，如“SBTZ001”表示001號(hào)設(shè)備的臺(tái)賬編號(hào)。設(shè)備維護(hù)計(jì)劃以“SBWH”開頭，后接設(shè)備編號(hào)和計(jì)劃年份，如“SBWH0012023”表示001號(hào)設(shè)備2023年的維護(hù)計(jì)劃編號(hào)。設(shè)備維修記錄以“SBWX”開頭，后接設(shè)備編號(hào)和維修日期，如“SBWX00120230901”表示001號(hào)設(shè)備2023年9月1日的維修記錄編號(hào)。設(shè)備保養(yǎng)記錄以“SBBY”開頭，后接設(shè)備編號(hào)和保養(yǎng)日期，如“SBBY00120230901”表示001號(hào)設(shè)備2023年9月1日的保養(yǎng)記錄編號(hào)。（五）人員培訓(xùn)記錄檔案1.培訓(xùn)計(jì)劃：制定本廠員工生產(chǎn)技能培訓(xùn)的年度、月度計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)記錄：記錄每次培訓(xùn)的實(shí)際情況，包括培訓(xùn)日期、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容、參與人員簽到等。3.考核記錄：對(duì)員工培訓(xùn)后的考核情況進(jìn)行記錄，包括考核時(shí)間、考核方式、考核成績(jī)等。4.編號(hào)規(guī)則：培訓(xùn)計(jì)劃以“PXJH”開頭，后接年份和月份，如“PXJH202309”表示2023年9月的培訓(xùn)計(jì)劃編號(hào)。培訓(xùn)記錄以“PXJL”開頭，后接培訓(xùn)日期和流水號(hào)，如果培訓(xùn)日期為2023年9月10日，流水號(hào)為01，則編號(hào)為“PXJL2023091001”?？己擞涗浺浴癙XKH”開頭，后接考核日期和員工編號(hào)，如“PXKH20230901001”表示2023年9月1日對(duì)編號(hào)為001員工的考核記錄編號(hào)。三、生產(chǎn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)生產(chǎn)檔案的收集工作，確保各類檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.在生產(chǎn)活動(dòng)開始前，相關(guān)部門應(yīng)準(zhǔn)備好所需的各類檔案表格和記錄工具，以便在生產(chǎn)過程中及時(shí)記錄相關(guān)信息。3.對(duì)于生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，如生產(chǎn)指令單、檢驗(yàn)報(bào)告、維修記錄等，應(yīng)在完成相關(guān)工作后立即收集，不得拖延。（二）整理規(guī)范1.收集到的生產(chǎn)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行整理，同類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或編號(hào)順序排列。2.每份檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整，如有缺失應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或說明原因。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除無(wú)關(guān)的附件，如訂書釘、回形針等，保持檔案的整潔。4.電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾或存儲(chǔ)設(shè)備中，便于查找和管理。四、生產(chǎn)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案柜，按照檔案類別進(jìn)行分類存放，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和范圍。2.電子檔案：建立電子檔案庫(kù)，按照檔案分類建立文件夾結(jié)構(gòu)，每個(gè)文件夾應(yīng)注明檔案名稱和內(nèi)容簡(jiǎn)介。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。（二）保管期限1.生產(chǎn)計(jì)劃?rùn)n案：年度生產(chǎn)計(jì)劃保存5年，月度生產(chǎn)計(jì)劃保存3年。2.工藝文件檔案：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙和工藝流程卡長(zhǎng)期保存，工藝變更記錄保存至該產(chǎn)品停止生產(chǎn)后5年。3.質(zhì)量記錄檔案：原材料檢驗(yàn)報(bào)告、半成品檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告保存3年，質(zhì)量事故記錄長(zhǎng)期保存。4.設(shè)備維護(hù)記錄檔案：設(shè)備臺(tái)賬長(zhǎng)期保存，設(shè)備維護(hù)計(jì)劃保存至該設(shè)備報(bào)廢后5年，設(shè)備維修記錄和設(shè)備保養(yǎng)記錄保存3年。5.人員培訓(xùn)記錄檔案：培訓(xùn)計(jì)劃保存3年，培訓(xùn)記錄和考核記錄長(zhǎng)期保存。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)的房間內(nèi)，避免檔案受潮、發(fā)霉或被蟲蛀。2.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)注意存儲(chǔ)環(huán)境的溫度、濕度等條件，避免因環(huán)境因素影響電子設(shè)備的正常運(yùn)行。五、生產(chǎn)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本廠員工因工作需要查閱生產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、查閱原因、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.部門負(fù)責(zé)人查閱本部門相關(guān)生產(chǎn)檔案的，可直接到檔案管理部門查閱，但應(yīng)在查閱記錄上簽字確認(rèn)。3.涉及跨部門查閱生產(chǎn)檔案的，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審批后，方可查閱。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人填寫《生產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱等信息。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱登記表上注明歸還時(shí)間。（三）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱生產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、借閱原因、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。六、生產(chǎn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.生產(chǎn)檔案保管期限屆滿，且已無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。2.因生產(chǎn)工藝變更、產(chǎn)品停產(chǎn)等原因，相關(guān)生產(chǎn)檔案不再使用且已無(wú)保存必要的，可申請(qǐng)銷毀。3.涉及商業(yè)秘密或技術(shù)機(jī)密的生產(chǎn)檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門審批同意，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)到期或無(wú)保存價(jià)值的生產(chǎn)檔案進(jìn)行清理，編制《生產(chǎn)檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《生產(chǎn)檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)本廠主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織專人對(duì)擬銷毀的生產(chǎn)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、參與人員等信息。4.對(duì)于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎的方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。5.銷毀工作完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《生產(chǎn)檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)生產(chǎn)檔案的管理情況進(jìn)行自查，確保檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱、銷毀等工作符合本制度的要求。2.本廠內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)生產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理工作的規(guī)范性、完整性和保密性，發(fā)現(xiàn)問題及