PAGE生產(chǎn)加工記錄制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)加工過程的管理，規(guī)范生產(chǎn)加工記錄行為，確保生產(chǎn)加工信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整和可追溯，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有生產(chǎn)加工環(huán)節(jié)，包括原材料采購、生產(chǎn)加工過程、成品入庫等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：生產(chǎn)加工記錄應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)加工過程中的各項(xiàng)活動(dòng)及實(shí)際情況。2.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、信息等應(yīng)與實(shí)際生產(chǎn)情況相符。3.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)加工全過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：各項(xiàng)記錄應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)填寫，不得拖延。5.可追溯性原則：通過記錄能夠清晰追溯生產(chǎn)加工過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)操作及相關(guān)責(zé)任人。二、記錄內(nèi)容與要求（一）原材料采購記錄1.供應(yīng)商信息記錄供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估，記錄評估結(jié)果，包括供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.原材料信息詳細(xì)記錄原材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次號、采購日期等。保存原材料的質(zhì)量證明文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等，并與采購記錄一一對應(yīng)。3.采購合同留存采購合同副本，合同中應(yīng)明確原材料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。記錄合同執(zhí)行情況，包括合同變更、交貨驗(yàn)收等相關(guān)信息。（二）生產(chǎn)加工過程記錄1.生產(chǎn)計(jì)劃制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)時(shí)間安排等。生產(chǎn)計(jì)劃如有調(diào)整，應(yīng)記錄調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及審批情況。2.設(shè)備運(yùn)行記錄對生產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行編號管理，記錄設(shè)備名稱、型號、編號、運(yùn)行時(shí)間、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，詳細(xì)記錄故障發(fā)生時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修過程、維修人員等信息。3.工藝操作記錄按照生產(chǎn)工藝要求，記錄每道工序的操作步驟、操作時(shí)間、操作人員、工藝參數(shù)等。工藝參數(shù)如有偏離，應(yīng)記錄偏離原因、采取的糾正措施及結(jié)果。4.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄設(shè)立質(zhì)量檢驗(yàn)崗位，對原材料、半成品、成品進(jìn)行檢驗(yàn)。記錄檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)人員等信息。對不合格品進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括不合格品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、不合格原因、處理方式等。（三）成品入庫記錄1.成品信息記錄成品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、批次號、入庫日期等。與生產(chǎn)加工記錄中的成品信息進(jìn)行核對，確保一致。2.入庫憑證填寫成品入庫單，入庫單應(yīng)包含成品信息、入庫倉庫、入庫經(jīng)手人等內(nèi)容。入庫單需經(jīng)倉庫管理人員、生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人等簽字確認(rèn)。三、記錄方式與載體（一）記錄方式1.紙質(zhì)記錄：對于一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)或需要簽字確認(rèn)的記錄，可采用紙質(zhì)記錄方式，如生產(chǎn)計(jì)劃審批表、設(shè)備維修記錄單、入庫單等。2.電子記錄：利用信息化系統(tǒng)進(jìn)行生產(chǎn)加工記錄，如企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)等。電子記錄應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理、備份存儲(chǔ)等功能，確保數(shù)據(jù)安全可靠。（二）記錄載體1.紙質(zhì)載體：使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張進(jìn)行記錄，紙張應(yīng)質(zhì)量良好，不易褪色、破損。記錄應(yīng)書寫工整、清晰，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改人印章或簽字確認(rèn)。2.電子載體：電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理制度，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和修改記錄數(shù)據(jù)。四、記錄的填寫與審核（一）填寫要求1.填寫人員：生產(chǎn)加工記錄由直接參與生產(chǎn)加工活動(dòng)的人員負(fù)責(zé)填寫，如操作人員、檢驗(yàn)人員、倉庫管理人員等。2.填寫規(guī)范：記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，字跡清晰、工整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。填寫時(shí)應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆，不得使用鉛筆或圓珠筆。3.填寫時(shí)間：各項(xiàng)記錄應(yīng)在活動(dòng)發(fā)生后及時(shí)填寫，不得提前或延后。如因特殊原因未能及時(shí)填寫，應(yīng)在事后盡快補(bǔ)填，并注明原因。（二）審核要求1.審核人員：生產(chǎn)加工記錄填寫完成后，應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，能夠?qū)τ涗泝?nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行判斷。2.審核內(nèi)容：審核記錄是否符合填寫規(guī)范，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章是否齊全，與實(shí)際生產(chǎn)情況是否相符等。3.審核意見：審核人員如發(fā)現(xiàn)記錄存在問題，應(yīng)及時(shí)提出審核意見，要求填寫人員進(jìn)行修改。填寫人員修改完成后，應(yīng)再次提交審核，直至審核通過。審核通過后的記錄應(yīng)加蓋審核章或?qū)徍巳藛T簽字確認(rèn)。五、記錄的保存與歸檔（一）保存期限1.生產(chǎn)加工記錄的保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。一般情況下，原材料采購記錄、生產(chǎn)加工過程記錄、成品入庫記錄等應(yīng)保存[X]年。2.對于涉及產(chǎn)品質(zhì)量追溯、客戶投訴處理、法律法規(guī)糾紛等重要事項(xiàng)的記錄，應(yīng)長期保存。（二）保存方式1.紙質(zhì)記錄：紙質(zhì)記錄應(yīng)分類整理，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，確保記錄的安全保存。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)記錄索引目錄，便于查找和查閱。2.電子記錄：電子記錄應(yīng)按照一定的分類規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)。每個(gè)文件夾應(yīng)命名清晰，便于識(shí)別和管理。同時(shí)，應(yīng)對電子記錄進(jìn)行備份，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（三）歸檔管理1.每年定期對生產(chǎn)加工記錄進(jìn)行歸檔整理，將當(dāng)年的記錄按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行裝訂和存儲(chǔ)。2.建立歸檔記錄清單，詳細(xì)記錄歸檔記錄的名稱、年份、保存期限等信息，并定期進(jìn)行核對，確保歸檔記錄的完整性和準(zhǔn)確性。3.歸檔記錄應(yīng)便于查閱和檢索，如有需要查閱歸檔記錄，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。六、記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)加工記錄的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司機(jī)密信息或商業(yè)秘密的生產(chǎn)加工記錄，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露記錄內(nèi)容。未經(jīng)公司授權(quán)，不得將記錄提供給外部單位或個(gè)人。3.外部單位或個(gè)人因法律法規(guī)要求、客戶投訴處理、質(zhì)量調(diào)查等原因需要查閱生產(chǎn)加工記錄的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并提供有效證明文件。查閱申請應(yīng)經(jīng)公司高層管理人員審批，并由專人陪同查閱，查閱過程中不得進(jìn)行拍照、復(fù)印、拷貝等操作。（二）使用規(guī)定1.生產(chǎn)加工記錄僅供內(nèi)部管理、質(zhì)量追溯、法律法規(guī)合規(guī)性檢查等目的使用，不得用于其他非法或不當(dāng)用途。2.使用生產(chǎn)加工記錄時(shí)，應(yīng)確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性，不得對記錄進(jìn)行篡改、偽造或刪除。如需引用記錄中的數(shù)據(jù)或信息，應(yīng)注明出處和記錄日期。3.對于因查閱和使用生產(chǎn)加工記錄而獲取的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向任何第三方披露。如因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門，負(fù)責(zé)對生產(chǎn)加工記錄制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查部門應(yīng)定期或不定期對各部門的生產(chǎn)加工記錄工作進(jìn)行抽查，確保記錄制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.記錄的填寫是否符合規(guī)范，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.記錄的審核是否及時(shí)、認(rèn)真，審核意見是否落實(shí)。3.記錄的保存與歸檔是否符合要求，保存期限是否達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。4.記錄的查閱與使用是否符合權(quán)限規(guī)定，有無違規(guī)行為。（三）問題處理1.監(jiān)督檢查部門在檢查過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改通知書應(yīng)明確整改內(nèi)容、整改期限、整改責(zé)任人等信息。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求制定整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。整改完成后，應(yīng)向監(jiān)督檢查部門提交整改報(bào)告，經(jīng)復(fù)查合格后方可結(jié)案。3.對于違反生產(chǎn)加工記錄制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法