公司檔案管理制度第一章總則1.1制度定位公司檔案是業(yè)務(wù)活動(dòng)、決策過(guò)程、產(chǎn)權(quán)歸屬、風(fēng)險(xiǎn)防控、知識(shí)沉淀的原始憑證與核心信息資產(chǎn)。本制度以“全生命周期、全業(yè)務(wù)覆蓋、全場(chǎng)景可用”為目標(biāo)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、責(zé)任化手段，確保檔案真實(shí)、完整、可用、安全、可追溯，直接服務(wù)于戰(zhàn)略決策、合規(guī)審計(jì)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、客戶(hù)服務(wù)及歷史研究。1.2適用范圍本制度適用于公司境內(nèi)及境外所有分支機(jī)構(gòu)、子公司、項(xiàng)目部、合資公司、并購(gòu)實(shí)體；覆蓋紙質(zhì)、電子、音視頻、實(shí)物、模型、數(shù)據(jù)湖、云端鏡像等全部載體；適用于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)營(yíng)層、全體員工、外包團(tuán)隊(duì)、臨時(shí)顧問(wèn)、實(shí)習(xí)生。1.3法規(guī)銜接本制度以《檔案法》《電子簽名法》《數(shù)據(jù)安全法》《個(gè)人信息保護(hù)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》為底線(xiàn)，同時(shí)對(duì)接ISO15489、ISO16175、ISO27040、DoD5015.2等國(guó)際最佳實(shí)踐，確保境內(nèi)合規(guī)、境外可控。第二章組織與職責(zé)2.1治理架構(gòu)2.1.1檔案管理委員會(huì)（ARMC）由CEO任主任，CFO、CTO、法務(wù)總監(jiān)、審計(jì)總監(jiān)、業(yè)務(wù)分管副總裁任委員，季度例會(huì)，負(fù)責(zé)審批檔案戰(zhàn)略、年度預(yù)算、分級(jí)方案、銷(xiāo)毀清單、應(yīng)急預(yù)案。2.1.2檔案管理中心（AMC）直屬總裁辦，設(shè)總監(jiān)1名、經(jīng)理3名、專(zhuān)員6名、系統(tǒng)工程師2名、保密安全員1名，統(tǒng)籌制度、系統(tǒng)、培訓(xùn)、檢查、外包監(jiān)管。2.1.3業(yè)務(wù)檔案責(zé)任單元（BRU）按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則，研發(fā)、采購(gòu)、銷(xiāo)售、生產(chǎn)、工程、人力、財(cái)務(wù)、法務(wù)、品牌、投資、行政、信息安全、ESG、內(nèi)控、客服、供應(yīng)鏈、質(zhì)量、設(shè)備、能源、安環(huán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、數(shù)字化、海外事業(yè)部等23個(gè)條線(xiàn)，各設(shè)兼職檔案聯(lián)絡(luò)員1名，接受AMC垂直考核。2.2崗位職責(zé)清單a)檔案總監(jiān)：戰(zhàn)略解碼、資源調(diào)配、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告、向上匯報(bào)。b)系統(tǒng)工程師：四性檢測(cè)、格式遷移、區(qū)塊鏈固證、AI標(biāo)簽、長(zhǎng)期保存。c)保密安全員：密級(jí)標(biāo)識(shí)、權(quán)限矩陣、日志審計(jì)、泄密調(diào)查。d)聯(lián)絡(luò)員：收集、整理、立卷、移交、借閱、更新、銷(xiāo)毀申請(qǐng)。e)審計(jì)部：年度專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)、離任審計(jì)、并購(gòu)盡調(diào)、系統(tǒng)穿透測(cè)試。第三章文件生命周期模型3.1階段劃分起草→審核→簽發(fā)→收發(fā)→辦理→辦結(jié)→整理→歸檔→保管→鑒定→銷(xiāo)毀/移交，共11個(gè)節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置“質(zhì)量門(mén)”，未達(dá)標(biāo)不得進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。3.2節(jié)點(diǎn)控制要點(diǎn)起草：套用模板，自動(dòng)帶入版本號(hào)、密級(jí)、保管期限、業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)。審核：雙人雙崗，系統(tǒng)留痕，PDF/A預(yù)覽水印“未歸檔無(wú)效”。簽發(fā)：電子簽章+CA證書(shū)，同步生成256bit哈希寫(xiě)入?yún)^(qū)塊鏈。收發(fā)：郵件、OA、CRM、ERP、MES、PLM統(tǒng)一接口，自動(dòng)捕獲。辦理：事項(xiàng)辦結(jié)前48小時(shí)系統(tǒng)彈窗提醒“預(yù)歸檔”，未點(diǎn)擊視為未結(jié)。整理：一文一件，一文多稿時(shí)保留終稿+過(guò)程稿壓縮包，自動(dòng)去重。歸檔：移交清單、元數(shù)據(jù)、載體、病毒報(bào)告、四性檢測(cè)報(bào)四單一并打包。保管：離線(xiàn)、近線(xiàn)、在線(xiàn)三級(jí)存儲(chǔ)，溫濕度、磁場(chǎng)、光照、生物、消防五防。鑒定：滿(mǎn)5年、15年、永久三檔，ARMC審批，系統(tǒng)觸發(fā)續(xù)存或銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀：雙人+視頻+粉碎+熔漿+消磁+區(qū)塊鏈注銷(xiāo)哈希，全程4K錄像保存10年。第四章分類(lèi)與編碼4.1門(mén)類(lèi)表采用“職能-年度-項(xiàng)目-階段-載體”五段式，共8大門(mén)類(lèi)66子類(lèi)：A行政管理（A01-A08）B人力資源（B01-B07）C財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)（C01-C09）D投融資與股權(quán)（D01-D06）E研發(fā)技術(shù)（E01-E12）F采購(gòu)與供應(yīng)鏈（F01-F07）G市場(chǎng)與銷(xiāo)售（G01-G08）H工程項(xiàng)目（H01-H09）4.2編碼規(guī)則A-2024-01-03-P-01表示：行政類(lèi)-2024年-董事會(huì)會(huì)議-第三階段決議-紙質(zhì)第1卷。系統(tǒng)支持二維碼、RFID、NFC三碼合一，掃碼即可調(diào)閱權(quán)限內(nèi)全文。4.3版本控制V1.0草稿、V2.0評(píng)審、V3.0簽發(fā)、V4.0修訂，系統(tǒng)強(qiáng)制遞增，人工無(wú)法跳號(hào)。第五章歸檔范圍與保管期限5.1正面清單董事會(huì)、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)全套紀(jì)要、表決票、授權(quán)委托、簽字頁(yè)永久保存；年度財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅審報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告永久；商標(biāo)注冊(cè)證、專(zhuān)利證書(shū)、軟件著作權(quán)、集成電路布圖、域名證書(shū)永久；建設(shè)工程施工合同、竣工圖、變更簽證、質(zhì)檢報(bào)告、消防驗(yàn)收保存到項(xiàng)目拆除后10年；員工入職、離職、績(jī)效、期權(quán)、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制到離職后5年；客戶(hù)合同、報(bào)價(jià)、訂單、發(fā)貨、驗(yàn)收、售后記錄到關(guān)系終止后3年；服務(wù)器日志、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、代碼倉(cāng)庫(kù)快照、漏洞掃描報(bào)告到系統(tǒng)下線(xiàn)后2年。5.2負(fù)面清單下列文件無(wú)需歸檔：a)純事務(wù)性通知無(wú)決策依據(jù)；b)重復(fù)收件無(wú)新內(nèi)容；c)草稿紙、便簽、即時(shí)聊天無(wú)業(yè)務(wù)結(jié)果；d)已公開(kāi)的外部新聞剪報(bào)；e)個(gè)人學(xué)習(xí)筆記不含公司機(jī)密。5.3期限調(diào)整機(jī)制遇并購(gòu)、上市、訴訟、仲裁、監(jiān)管調(diào)查，ARMC可一鍵凍結(jié)即將到期檔案，延長(zhǎng)保管期至事件結(jié)束后5年，系統(tǒng)自動(dòng)郵件提醒。第六章整理與立卷6.1紙質(zhì)文件6.1.1去除金屬物、塑料封、回形針，80g無(wú)酸紙打印，左側(cè)三孔一線(xiàn)，棉線(xiàn)打結(jié)背面。6.1.2案卷厚度≤2.5cm，超厚度強(qiáng)制分卷，卷內(nèi)首頁(yè)置“卷內(nèi)目錄”，末頁(yè)置“備考表”，檔號(hào)章使用紅色印泥，壓蓋頁(yè)碼右下角。6.1.3聲像檔案：照片6寸光面，附30字內(nèi)文字說(shuō)明，錄音WAV48kHz，錄像MP41080P，刻錄至檔案級(jí)金盤(pán)，一式三套。6.2電子文件6.2.1格式：版式PDF/A-2b，圖紙PDF/A-3含圖層，音頻BWF，視頻MXF，郵件EML，數(shù)據(jù)庫(kù)XML+DDL。6.2.2元數(shù)據(jù)：包含25項(xiàng)核心集：題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、格式、大小、哈希、業(yè)務(wù)標(biāo)簽、密級(jí)、權(quán)限、保管期限、系統(tǒng)環(huán)境、軟件版本、硬件型號(hào)、遷移歷史。6.2.3四性檢測(cè)：真實(shí)性（哈希比對(duì)）、完整性（病毒查殺+結(jié)構(gòu)校驗(yàn)）、可用性（格式識(shí)別+縮略圖+全文索引）、安全性（加密算法+權(quán)限校驗(yàn)），檢測(cè)報(bào)告自動(dòng)附檔。6.3質(zhì)量抽檢AMC每季度按5%比例隨機(jī)抽檢，不合格率＞2%則整批返工，并扣減責(zé)任部門(mén)當(dāng)季績(jī)效2%。第七章存儲(chǔ)與保管7.1庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)7.1.1選址：避開(kāi)強(qiáng)震動(dòng)、強(qiáng)輻射、低洼積水，耐火等級(jí)二級(jí)以上，雙回路供電，獨(dú)立氣體滅火（IG541）。7.1.2環(huán)境：溫度14-24℃±2℃，相對(duì)濕度45-60%±5%，日波動(dòng)≤±5℃，每100m2設(shè)4個(gè)采集點(diǎn)，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)上傳云端，異常30分鐘內(nèi)短信+郵件+釘釘語(yǔ)音三重報(bào)警。7.1.3密集架：載重80kg/層，層距可調(diào)，防塵板、防鼠板、防光簾三件套，軌道埋入式，手搖式與電動(dòng)式雙模式，停電可手動(dòng)。7.2電子存儲(chǔ)7.2.1三級(jí)架構(gòu)：在線(xiàn)SSD陣列30天，近線(xiàn)藍(lán)光庫(kù)5年，離線(xiàn)磁帶庫(kù)30年。7.2.2藍(lán)光庫(kù)使用100GBBDXL，預(yù)期壽命50年，每5年批量回讀校驗(yàn)，誤碼率＞10-4即觸發(fā)遷移。7.2.3磁帶庫(kù)使用LTO-9，18TB/盤(pán)，加密算法AES-256-GCM，密鑰托管至硬件安全模塊（HSM），密鑰輪換周期90天。7.3異地備份7.3.1同城雙活：主數(shù)據(jù)中心與備用機(jī)房直線(xiàn)距離≥15km，光纖延遲＜2ms，RPO=0，RTO＜15min。7.3.2異地災(zāi)備：距主中心≥300km，選用國(guó)家綠色數(shù)據(jù)中心，數(shù)據(jù)加密傳輸，每年至少做一次災(zāi)備演練，演練報(bào)告提交ARMC。第八章利用與借閱8.1權(quán)限模型采用RBAC+ABAC混合，角色7級(jí)：普通員工、主管、經(jīng)理、總監(jiān)、副總裁、CXO、外部審計(jì)；屬性含部門(mén)、項(xiàng)目、密級(jí)、地域、時(shí)間段，支持動(dòng)態(tài)細(xì)粒度授權(quán)。8.2借閱流程系統(tǒng)申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人審批→AMC復(fù)核→保密安全員二次校驗(yàn)→電子水印→限時(shí)訪(fǎng)問(wèn)；紙質(zhì)檔案出庫(kù)需RFID門(mén)檢，全程4K錄像，歸還時(shí)逐頁(yè)高清拍攝比對(duì)。8.3利用統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)自動(dòng)生成年度利用排行榜，高頻檔案自動(dòng)轉(zhuǎn)入“熱區(qū)”SSD，低頻檔案下沉藍(lán)光；利用數(shù)據(jù)反哺業(yè)務(wù)，形成知識(shí)圖譜，支持CEO駕駛艙實(shí)時(shí)查看。第九章鑒定與銷(xiāo)毀9.1鑒定程序保管期滿(mǎn)前180天，AMC發(fā)起鑒定通知，BRU提供續(xù)存依據(jù)，ARMC審批，系統(tǒng)生成《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，結(jié)論分續(xù)存、縮微、移交、銷(xiāo)毀四類(lèi)。9.2銷(xiāo)毀方式紙質(zhì)：工業(yè)碎紙機(jī)4×4mm級(jí)，隨后制漿；光盤(pán)：刨片機(jī)2mm片；硬盤(pán)：消磁+物理穿孔+折彎；磁帶：消磁+剪斷；全程雙人監(jiān)督、視頻記錄、區(qū)塊鏈哈希注銷(xiāo)，銷(xiāo)毀報(bào)告永久保存。9.3環(huán)保要求廢紙交由具有省級(jí)環(huán)保部門(mén)資質(zhì)的單位回收再生，廢磁介質(zhì)交由具有《危險(xiǎn)廢物經(jīng)營(yíng)許可證》的單位無(wú)害化處理，轉(zhuǎn)移聯(lián)單保存10年。第十章保密與信息安全10.1密級(jí)劃分核心商密（絕密）、重要商密（機(jī)密）、一般商密（秘密）、內(nèi)部、公開(kāi)五級(jí)，使用公司自主開(kāi)發(fā)的“密級(jí)標(biāo)識(shí)生成器”，自動(dòng)嵌入頁(yè)眉、頁(yè)腳、元數(shù)據(jù)、水印、二維碼。10.2權(quán)限最小化默認(rèn)拒絕一切訪(fǎng)問(wèn)，授權(quán)需雙人審批；離職人員賬號(hào)30分鐘內(nèi)凍結(jié)，30天內(nèi)自動(dòng)刪除；外部顧問(wèn)使用一次性賬號(hào)，到期即焚。10.3日志審計(jì)所有操作寫(xiě)入只讀日志，使用國(guó)密SM3哈希鏈，每10分鐘同步到審計(jì)專(zhuān)用藍(lán)光庫(kù)，保存15年；異常行為（批量下載、深夜訪(fǎng)問(wèn)、跨區(qū)登錄）觸發(fā)AI預(yù)警，3分鐘內(nèi)推送安保值班長(zhǎng)。第十一章外包與子公司管理11.1外包準(zhǔn)入服務(wù)商須通過(guò)ISO9001、ISO27001、ISO27040認(rèn)證，背景調(diào)查涵蓋股東、實(shí)際控制人、技術(shù)團(tuán)隊(duì)，簽署《保密協(xié)議》《檔案處理協(xié)議》《數(shù)據(jù)跨境傳輸協(xié)議》，繳納不低于500萬(wàn)元保密保證金。11.2過(guò)程監(jiān)管外包人員使用公司臨時(shí)域賬號(hào)，VPN+堡壘機(jī)+屏幕水印+行為審計(jì)；紙質(zhì)檔案不得帶離現(xiàn)場(chǎng)，掃描設(shè)備禁用USB口，掃描影像實(shí)時(shí)上傳公司私有云，本地緩存24小時(shí)內(nèi)自動(dòng)擦除。11.3子公司審計(jì)AMC每年對(duì)子公司進(jìn)行“飛行檢查”，隨機(jī)抽查10%項(xiàng)目，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題24小時(shí)內(nèi)出具《整改通知書(shū)》，逾期不改的，扣減母公司年度分紅2%。第十二章系統(tǒng)與數(shù)字化12.1系統(tǒng)架構(gòu)采用微服務(wù)+容器云，模塊包括：捕獲中心、流程引擎、四性檢測(cè)、長(zhǎng)期保存、知識(shí)圖譜、權(quán)限中心、區(qū)塊鏈固證、AI標(biāo)簽、利用門(mén)戶(hù)、移動(dòng)小程序、駕駛艙。12.2區(qū)塊鏈固證選用國(guó)產(chǎn)自主可控鏈，共識(shí)算法BFT-SMART，TPS≥3000，每份文件寫(xiě)入哈希、時(shí)間戳、責(zé)任人、操作類(lèi)型，出塊即不可逆，司法節(jié)點(diǎn)同步公證處、仲裁委、法院，支持在線(xiàn)出證。12.3AI標(biāo)簽使用自研大模型，對(duì)合同、圖紙、郵件、會(huì)議紀(jì)要自動(dòng)提取50+維度標(biāo)簽，準(zhǔn)確率≥96%，支持中英法德四語(yǔ)，標(biāo)簽寫(xiě)入RDF三元組，支持SPARQL查詢(xún)。12.4數(shù)字孿生庫(kù)房3D建模真實(shí)庫(kù)房，溫濕度、視頻、門(mén)禁、RFID數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)映射，支持VR漫游，遠(yuǎn)程盤(pán)點(diǎn)，異常自動(dòng)推送釘釘。第十三章培訓(xùn)與考核13.1培訓(xùn)體系新員工入職3天內(nèi)完成“檔案安全第一課”線(xiàn)上闖關(guān)游戲，未通關(guān)賬號(hào)鎖定；每年6月“檔案文化月”舉辦密室逃脫、知識(shí)競(jìng)賽、辯論賽；總監(jiān)級(jí)以上每年參加一次外部高端論壇，提交學(xué)習(xí)心得。13.2考核指標(biāo)BRU考核權(quán)重占年度績(jī)效5%，指標(biāo)包括：歸檔及時(shí)率≥98%、完整率≥99%、準(zhǔn)確率≥99%、借閱滿(mǎn)意度≥90%、整改關(guān)閉率100%；未達(dá)標(biāo)則扣減績(jī)效，連續(xù)2年排名末位，部門(mén)負(fù)責(zé)人強(qiáng)制輪崗。第十四章應(yīng)急預(yù)案14.1場(chǎng)景覆蓋火災(zāi)、水災(zāi)、地震、爆炸、恐怖襲擊、網(wǎng)絡(luò)攻擊、勒索病毒、戰(zhàn)爭(zhēng)、罷工、瘟疫、供應(yīng)鏈中斷、關(guān)鍵人員失聯(lián)。14.2響應(yīng)分級(jí)IV級(jí)（黃色）30分鐘內(nèi)部處置；III級(jí)（橙色）2小時(shí)內(nèi)高管到場(chǎng)；II級(jí)（紅色）4小時(shí)內(nèi)董事會(huì)到場(chǎng)；I級(jí)（黑色）8小時(shí)內(nèi)政府、保險(xiǎn)公司、媒體對(duì)接。14.3演練頻率桌面演練每季度一次，實(shí)戰(zhàn)演練每半年一次，跨省災(zāi)備切換每年一次，演練報(bào)告48小時(shí)內(nèi)提交ARMC，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題7日內(nèi)整改閉環(huán)。第十五章監(jiān)督與持續(xù)改進(jìn)15.1內(nèi)部審計(jì)審計(jì)部每年開(kāi)展檔案專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，覆蓋100%門(mén)類(lèi)，采用CAAT工具抽樣，出具《管理建議書(shū)》，跟蹤整改。15.2管理評(píng)審ARMC每年12月召開(kāi)管理評(píng)審會(huì)，輸入包括審計(jì)報(bào)告、演練報(bào)告、利用統(tǒng)計(jì)、技術(shù)趨勢(shì)、法規(guī)