PAGE財務(wù)制度管理制度采購一、總則（一）目的本財務(wù)制度管理制度采購旨在規(guī)范公司采購活動中的財務(wù)行為，確保采購流程合法、合規(guī)、透明，有效控制采購成本，提高資金使用效益，保障公司資產(chǎn)安全，維護公司利益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及采購業(yè)務(wù)的部門和人員，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等各類采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全采購流程和財務(wù)管理制度，規(guī)范采購操作和財務(wù)核算，保證采購活動有序進行。3.透明性原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門檢查，防止暗箱操作和不正當(dāng)利益輸送。4.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購決策，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。5.職責(zé)分離原則：明確采購、審批、財務(wù)等各環(huán)節(jié)職責(zé)，實行不相容崗位相互分離，防止舞弊行為發(fā)生。二、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.需求部門：各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和實際業(yè)務(wù)需求，提前編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.歸口管理部門：歸口管理部門負(fù)責(zé)對需求部門提交的采購預(yù)算進行審核和匯總，結(jié)合公司資源狀況和市場價格波動等因素，對預(yù)算進行調(diào)整和完善，并提交給財務(wù)部門。3.財務(wù)部門：財務(wù)部門依據(jù)公司整體財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進行綜合平衡和審核。審核通過后的采購預(yù)算納入公司年度預(yù)算管理體系，作為采購資金安排的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.嚴(yán)格執(zhí)行：采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，必須按照規(guī)定的程序進行審批。2.動態(tài)監(jiān)控：財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時掌握采購進度、資金支付情況等信息。對于預(yù)算執(zhí)行偏差較大的項目，要及時查明原因，采取有效措施加以糾正。3.預(yù)警機制：建立采購預(yù)算執(zhí)行預(yù)警機制，當(dāng)采購預(yù)算執(zhí)行進度達(dá)到一定比例或出現(xiàn)異常情況時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門關(guān)注并采取措施。三、采購流程管理（一）采購申請1.需求提出：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批環(huán)節(jié)：采購申請表按照公司規(guī)定的審批流程進行流轉(zhuǎn)，依次經(jīng)過歸口管理部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等審批環(huán)節(jié)。審批通過后，采購申請表作為采購活動的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選和評估工作。根據(jù)采購項目的要求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進行實地考察、資質(zhì)審查、信譽評估等，選擇符合要求的供應(yīng)商作為候選對象。2.供應(yīng)商確定：采購部門組織相關(guān)部門對候選供應(yīng)商進行綜合評審，根據(jù)評審結(jié)果確定最終供應(yīng)商。評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)、信譽狀況等方面。3.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評價結(jié)果等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進行考核和評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整合作策略，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時進行淘汰。（三）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購申請和評審結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。2.合同審核：采購合同初稿完成后，提交給歸口管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等進行審核。各審核部門應(yīng)從專業(yè)角度對合同條款進行審查，提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改和完善，確保合同符合法律法規(guī)和公司要求。3.合同簽訂：采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并妥善保管合同副本。（四）采購驗收1.驗收準(zhǔn)備：采購部門在采購項目到貨前，通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。驗收部門應(yīng)制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法、驗收人員等內(nèi)容。2.到貨驗收：采購項目到貨后，驗收部門按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、外觀等方面。驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，并簽字確認(rèn)。3.不合格處理：如驗收過程中發(fā)現(xiàn)采購項目存在質(zhì)量問題或其他不符合合同要求的情況，驗收部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。對于不合格產(chǎn)品，供應(yīng)商應(yīng)負(fù)責(zé)更換、退貨或采取其他補救措施，直至驗收合格。（五）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請表，詳細(xì)說明付款金額、付款方式、付款時間等內(nèi)容，并提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)審核：財務(wù)部門對付款申請表進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等方面。審核通過后，按照公司資金管理制度辦理付款手續(xù)。3.付款方式：公司采購付款方式主要包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。具體付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定和公司資金狀況確定。對于金額較大的采購項目，可采用分期付款方式，但應(yīng)在合同中明確分期付款的比例和時間節(jié)點。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：采購過程中可能面臨的風(fēng)險包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等。采購部門應(yīng)定期組織相關(guān)人員對采購風(fēng)險進行識別，分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。2.風(fēng)險評估：采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的采購風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和優(yōu)先級。對于高風(fēng)險的采購項目，應(yīng)制定專門的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動信息，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂價格調(diào)整條款、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，增加對采購產(chǎn)品的檢驗頻次和力度，確保采購產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：建立供應(yīng)商風(fēng)險預(yù)警機制，對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、信譽狀況等進行實時監(jiān)控。對于出現(xiàn)經(jīng)營困難、信譽下降等情況可能影響采購業(yè)務(wù)的供應(yīng)商，及時采取更換供應(yīng)商、增加擔(dān)保措施等應(yīng)對措施。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進行操作，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。在合同履行過程中，密切跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更、違約等問題。5.財務(wù)風(fēng)險應(yīng)對：合理安排采購資金，優(yōu)化付款方式，確保資金安全。加強對采購資金的預(yù)算管理和監(jiān)控，防止出現(xiàn)資金短缺或資金閑置等情況。五、采購內(nèi)部控制（一）不相容崗位分離1.采購與審批分離：采購部門負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行，審批部門負(fù)責(zé)對采購申請進行審核和批準(zhǔn)，兩者不得由同一人兼任。2.采購與驗收分離：采購部門負(fù)責(zé)采購項目的采購工作，驗收部門負(fù)責(zé)對采購項目進行驗收，兩者不得由同一人兼任。3.采購與付款分離：采購部門負(fù)責(zé)采購合同的簽訂和執(zhí)行，財務(wù)部門負(fù)責(zé)采購付款的審核和支付，兩者不得由同一人兼任。（二）內(nèi)部監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。2.內(nèi)部審計：內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行專項審計，深入分析采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度的有效性、采購成本的合理性、采購效益的實現(xiàn)情況等。通過審計發(fā)現(xiàn)問題，完善采購管理制度，提高采購管理水平。六、采購信息化管理（一）采購信息系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)規(guī)劃：根據(jù)公司采購業(yè)務(wù)需求和管理要求，制定采購信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃。采購信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購申請、供應(yīng)商管理、采購合同管理、采購驗收、采購付款等采購業(yè)務(wù)全流程，實現(xiàn)采購信息的集中管理和共享。2.系統(tǒng)選型：按照采購信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，進行系統(tǒng)選型和采購。在選型過程中，充分考慮系統(tǒng)的功能、性能、穩(wěn)定性、安全性、易用性等因素，選擇符合公司實際需求的采購信息系統(tǒng)。3.系統(tǒng)實施：采購信息系統(tǒng)建設(shè)項目確定后，組織相關(guān)人員進行系統(tǒng)實施。系統(tǒng)實施過程中，要做好系統(tǒng)測試、數(shù)據(jù)遷移、用戶培訓(xùn)等工作，確保系統(tǒng)順利上線運行。（二）采購信息系統(tǒng)應(yīng)用與維護1.系統(tǒng)應(yīng)用：采購人員應(yīng)熟練掌握采購信息系統(tǒng)的操作方法，按照系統(tǒng)流程進行采購業(yè)務(wù)操作。通過采購信息系統(tǒng)，及時錄入采購申請、供應(yīng)商信息、采購合同等數(shù)據(jù)，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的信息