PAGE公司辦公費(fèi)財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公費(fèi)的管理，規(guī)范辦公費(fèi)的使用行為，提高資金使用效益，確保公司各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：辦公費(fèi)的支出應(yīng)嚴(yán)格按照年度預(yù)算執(zhí)行，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出在預(yù)算范圍內(nèi)。2.合規(guī)性原則：辦公費(fèi)的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得用于違法違規(guī)活動(dòng)。3.效益性原則：在保證辦公需求的前提下，合理控制辦公費(fèi)支出，提高資金使用效益。4.真實(shí)性原則：辦公費(fèi)報(bào)銷憑證必須真實(shí)、合法、有效，嚴(yán)禁虛報(bào)、冒領(lǐng)等行為。二、辦公費(fèi)的定義及范圍（一）定義辦公費(fèi)是指公司為滿足日常辦公需要而發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用支出。（二）范圍1.辦公用品：包括文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾、筆記本、計(jì)算器等。2.辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等設(shè)備的購(gòu)置、維修、保養(yǎng)費(fèi)用。3.辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等家具的購(gòu)置及相關(guān)費(fèi)用。4.通訊費(fèi)用：公司固定電話、移動(dòng)電話的月租費(fèi)、通話費(fèi)、短信費(fèi)等。5.水電費(fèi)：辦公區(qū)域的水電費(fèi)支出。6.郵寄費(fèi)：公司日常業(yè)務(wù)往來(lái)的信件、包裹等郵寄費(fèi)用。7.清潔用品：掃帚、拖把、清潔劑、衛(wèi)生紙等清潔工具及用品費(fèi)用。8.綠植租賃及養(yǎng)護(hù)費(fèi)用：為營(yíng)造良好辦公環(huán)境而租賃綠植及養(yǎng)護(hù)的費(fèi)用。9.其他與辦公相關(guān)的費(fèi)用：如辦公區(qū)域的物業(yè)費(fèi)、網(wǎng)絡(luò)費(fèi)等。三、預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的工作任務(wù)和實(shí)際需求，于每年年末編制下一年度的辦公費(fèi)預(yù)算。2.預(yù)算編制應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)辦公費(fèi)的預(yù)計(jì)支出金額，并說(shuō)明支出的理由和依據(jù)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)匯總各部門(mén)的預(yù)算，形成公司年度辦公費(fèi)預(yù)算草案，報(bào)公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.公司年度辦公費(fèi)預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，各部門(mén)必須嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算支出。2.如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整的原因、金額及調(diào)整后的預(yù)算安排，經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.每月末，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)向各部門(mén)通報(bào)辦公費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行情況，包括實(shí)際支出金額、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度等，以便各部門(mén)及時(shí)掌握費(fèi)用支出情況，合理控制費(fèi)用。四、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)因辦公需要采購(gòu)辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具等物品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等信息。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)方式1.對(duì)于金額較小、通用性較強(qiáng)的辦公用品，可由各部門(mén)自行采購(gòu)，但應(yīng)選擇正規(guī)的供應(yīng)商，并保留采購(gòu)發(fā)票等相關(guān)憑證。2.對(duì)于金額較大、專業(yè)性較強(qiáng)的辦公設(shè)備、辦公家具等物品，應(yīng)通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行評(píng)估和管理，選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商合作。（三）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)的物品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)，確保采購(gòu)物品符合要求。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《采購(gòu)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并將采購(gòu)發(fā)票等相關(guān)憑證交財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷手續(xù)。五、報(bào)銷管理（一）報(bào)銷憑證1.辦公費(fèi)報(bào)銷必須提供真實(shí)、合法、有效的報(bào)銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。2.發(fā)票應(yīng)符合國(guó)家稅務(wù)部門(mén)的規(guī)定，具備發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額等要素，且加蓋發(fā)票專用章。3.對(duì)于無(wú)法取得發(fā)票的小額支出，可憑收據(jù)報(bào)銷，但收據(jù)應(yīng)注明收款單位名稱、地址、電話、收款日期、金額、用途等信息，并由收款單位蓋章確認(rèn)。（二）報(bào)銷流程1.報(bào)銷人應(yīng)將填寫(xiě)完整的《費(fèi)用報(bào)銷單》及相關(guān)報(bào)銷憑證粘貼整齊后，交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的實(shí)際情況，對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。3.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行審批，對(duì)于金額較大的報(bào)銷事項(xiàng)，需報(bào)公司總經(jīng)理審批。4.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷憑證的合法性、合規(guī)性及報(bào)銷金額進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理報(bào)銷手續(xù)。（三）報(bào)銷時(shí)間1.辦公費(fèi)報(bào)銷應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，原則上不得超過(guò)一個(gè)月。2.對(duì)于逾期未報(bào)銷的費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕受理。六、費(fèi)用控制（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同的辦公需求和業(yè)務(wù)性質(zhì)，制定相應(yīng)的辦公費(fèi)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。2.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制辦公費(fèi)支出，不得突破標(biāo)準(zhǔn)。（二）節(jié)約措施1.鼓勵(lì)員工節(jié)約使用辦公用品，提倡無(wú)紙化辦公，減少紙張浪費(fèi)。2.加強(qiáng)辦公設(shè)備的日常維護(hù)和管理，提高設(shè)備使用壽命，降低維修費(fèi)用。3.合理安排辦公區(qū)域的水電費(fèi)使用，做到人走燈滅、關(guān)閉電器設(shè)備，避免浪費(fèi)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，超預(yù)算支出、虛報(bào)冒領(lǐng)辦公費(fèi)等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對(duì)違規(guī)責(zé)任人，公司將責(zé)令其退還違規(guī)所得，并根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，將給予紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同。七、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公費(fèi)的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查辦公費(fèi)的支出是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議，并跟蹤整改情況。（二）財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公費(fèi)的報(bào)銷憑證進(jìn)行檢查，核實(shí)報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，要求其進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤。（三）員工監(jiān)督1.公司鼓勵(lì)全體員工對(duì)辦公費(fèi)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可向公司管理層或相關(guān)部門(mén)舉報(bào)。2.對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工，公司將給予一