PAGE財(cái)務(wù)制度中采購流程一、總則1.目的本采購流程旨在規(guī)范公司采購活動(dòng)，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司利益，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。通過明確采購流程各環(huán)節(jié)的職責(zé)、操作規(guī)范和審批程序，加強(qiáng)對采購過程的控制和管理，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。2.適用范圍本流程適用于公司內(nèi)部所有采購活動(dòng)，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等各類物資及服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)遵循公平競爭的原則，對待所有供應(yīng)商一視同仁，不得偏袒任何一方，確保采購結(jié)果的公正性。效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。透明原則：采購過程應(yīng)保持透明度，各項(xiàng)采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。二、采購需求的提出與審批1.需求部門職責(zé)各需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及實(shí)際工作需要，提出采購需求。需求部門應(yīng)詳細(xì)填寫采購申請表，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、用途等信息。對于重大采購項(xiàng)目或涉及金額較大的采購需求，需求部門應(yīng)進(jìn)行可行性研究和成本效益分析，并在采購申請表中提供相關(guān)說明。2.審批流程采購申請表由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至歸口管理部門審核。歸口管理部門應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)需求，對采購需求的合理性、必要性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并提出審核意見。經(jīng)歸口管理部門審核通過的采購申請表，按照公司授權(quán)審批制度，依次提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批權(quán)限根據(jù)采購金額大小、重要性程度等因素進(jìn)行劃分，確保采購決策的科學(xué)性和合理性。對于緊急采購需求，需求部門可在獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)口頭批準(zhǔn)后先行采購，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。三、采購計(jì)劃的制定1.采購部門職責(zé)采購部門根據(jù)已審批的采購申請表，結(jié)合公司庫存情況、市場供應(yīng)狀況、采購周期等因素，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、交貨地點(diǎn)、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購部門應(yīng)定期對采購計(jì)劃進(jìn)行跟蹤和評估，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，確保采購工作按計(jì)劃順利進(jìn)行。2.采購計(jì)劃的審核與調(diào)整采購計(jì)劃制定完成后，提交至歸口管理部門進(jìn)行審核。歸口管理部門重點(diǎn)審核采購計(jì)劃與公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃的匹配性、采購數(shù)量的合理性、采購時(shí)間的準(zhǔn)確性等方面，并提出審核意見。根據(jù)歸口管理部門的審核意見，采購部門對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善。如遇特殊情況需要對采購計(jì)劃進(jìn)行重大調(diào)整，應(yīng)重新履行審批程序。四、供應(yīng)商的選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會(huì)等方式，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商信息庫應(yīng)包含供應(yīng)商基本信息、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購部門應(yīng)對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，篩選出符合公司采購要求的潛在供應(yīng)商，并將其納入供應(yīng)商候選名單。2.供應(yīng)商評估與選擇采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商候選名單中的供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、交貨期等方面。評估可采用實(shí)地考察、樣品檢驗(yàn)、市場調(diào)研、供應(yīng)商問卷調(diào)查、與供應(yīng)商以往合作情況評價(jià)等方式進(jìn)行。根據(jù)評估結(jié)果，采購部門按照公司制定的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，確定最終的供應(yīng)商。對于重大采購項(xiàng)目或關(guān)鍵物資的采購，應(yīng)采用招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商，確保采購過程的公平公正和充分競爭。采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保采購合同的合法性、完整性和有效性。3.供應(yīng)商管理采購部門建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、采購合同執(zhí)行情況、產(chǎn)品質(zhì)量反饋、售后服務(wù)記錄等進(jìn)行詳細(xì)記錄和管理。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取警告、減少采購份額、暫停合作、終止合作等措施，督促供應(yīng)商改進(jìn)提高。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量變化、市場價(jià)格波動(dòng)等信息，以便及時(shí)調(diào)整采購策略和合同條款。五、采購合同的簽訂與執(zhí)行1.采購合同簽訂采購合同由采購部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)公司法律部門審核后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。采購合同應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合法。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如需求部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲(chǔ)部門等，以便各部門做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作。2.采購合同執(zhí)行采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。如遇供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商限期整改或承擔(dān)相應(yīng)違約責(zé)任。需求部門應(yīng)按照采購合同約定，及時(shí)驗(yàn)收采購物資或服務(wù)。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告，并將驗(yàn)收情況反饋給采購部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收報(bào)告，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定執(zhí)行，確保公司資金安全和支付合規(guī)。六、采購驗(yàn)收與付款1.采購驗(yàn)收采購物資或服務(wù)到貨后，倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購合同、采購訂單、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等文件，對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對和檢驗(yàn)。對于重要物資或關(guān)鍵設(shè)備的采購，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格不符等問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫驗(yàn)收不合格報(bào)告，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對不合格物資進(jìn)行更換或處理，直至驗(yàn)收合格。2.付款采購物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)及時(shí)將驗(yàn)收報(bào)告提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收報(bào)告，審核付款申請，并按照公司資金審批流程辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定執(zhí)行，一般包括預(yù)付款、貨到付款、驗(yàn)收合格后付款、分期付款等方式。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制付款進(jìn)度，確保公司資金安全和支付合規(guī)。對于涉及增值稅發(fā)票的采購業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到合規(guī)發(fā)票后辦理付款手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對發(fā)票的審核管理，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。七、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等，確保采購工作合法合規(guī)、高效透明。公司紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對采購活動(dòng)中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的腐敗行為和不正當(dāng)競爭行為，維護(hù)公司利益和市場秩序。各部門應(yīng)積極配合內(nèi)部監(jiān)督工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息，主動(dòng)接受監(jiān)督檢查。2.外部審計(jì)公司按照法律法規(guī)要求，定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對公司采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)獨(dú)立、客觀、公正地對采購工作進(jìn)行審計(jì)評價(jià)，并出具審計(jì)報(bào)告。公司應(yīng)認(rèn)真對待外部審計(jì)意見，及時(shí)整改審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，不斷完善采購管理