PAGE收貨財務制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司收貨財務流程，確保收貨環(huán)節(jié)的財務數(shù)據(jù)準確、及時、完整，加強對收貨業(yè)務的財務管理和監(jiān)督，保障公司資產(chǎn)安全，提高運營效率，促進公司健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及收貨業(yè)務的部門和人員，包括采購部門、倉庫管理部門、財務部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關財務會計準則，確保制度的制定和執(zhí)行合法合規(guī)。2.準確性原則：收貨財務數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，如實反映收貨業(yè)務的實際情況。3.及時性原則：及時記錄、核算和報告收貨財務信息，保證財務數(shù)據(jù)的時效性，為公司決策提供及時有效的支持。4.內(nèi)部控制原則：建立健全收貨財務內(nèi)部控制機制，加強對收貨業(yè)務各環(huán)節(jié)的風險防控，防止舞弊和錯誤發(fā)生。5.成本效益原則：在保證收貨財務工作質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高工作效率，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。二、收貨業(yè)務流程及財務處理（一）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期等詳細信息。2.采購訂單經(jīng)采購部門負責人審核后，發(fā)送給供應商，并抄送至財務部門備案。財務部門據(jù)此建立采購訂單臺賬，記錄采購訂單的基本信息和執(zhí)行情況。（二）收貨通知與準備1.采購部門提前通知倉庫管理部門做好收貨準備工作，包括安排收貨人員、清理收貨場地、準備收貨工具等。2.倉庫管理部門收到通知后，根據(jù)采購訂單信息，核對收貨物資的預計到貨時間、數(shù)量、規(guī)格等，確保收貨工作順利進行。（三）貨物驗收1.貨物到達公司后，倉庫收貨人員按照采購訂單和相關質(zhì)量標準對貨物進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等。2.對于驗收合格的貨物，收貨人員在送貨單上簽字確認，并填寫收貨日期。送貨單應一式多聯(lián)，分別交給采購部門、倉庫管理部門和財務部門。3.如發(fā)現(xiàn)貨物存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題等不符合驗收標準的情況，收貨人員應及時與供應商溝通協(xié)商解決。對于無法解決的問題，應填寫《貨物驗收異常報告》，詳細說明問題情況，報采購部門和財務部門備案。財務部門根據(jù)異常報告，暫停相關采購款項的支付，并督促采購部門盡快處理。（四）入庫處理1.驗收合格的貨物，倉庫收貨人員按照規(guī)定的存儲方式和位置進行入庫操作。入庫時，應填寫入庫單，詳細記錄貨物的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。2.入庫單一式多聯(lián)，倉庫管理部門留存一聯(lián)作為庫存管理的依據(jù)，一聯(lián)交財務部門作為記賬憑證，一聯(lián)交采購部門核對采購訂單執(zhí)行情況。3.財務部門根據(jù)入庫單及時進行賬務處理，增加庫存商品或原材料等資產(chǎn)科目，并相應記錄應付賬款或預付賬款等負債科目。同時，更新采購訂單臺賬，標記該訂單已收貨。（五）退貨處理1.如因質(zhì)量問題或其他原因需要退貨，采購部門應與供應商協(xié)商一致后，填寫退貨申請單，注明退貨原因、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.退貨申請單經(jīng)采購部門負責人審核后，發(fā)送給倉庫管理部門安排退貨發(fā)貨。倉庫管理部門根據(jù)退貨申請單進行貨物清點和包裝，辦理退貨出庫手續(xù)，并填寫退貨出庫單。3.退貨出庫單一式多聯(lián)，倉庫管理部門留存一聯(lián)作為庫存減少的依據(jù)，一聯(lián)交財務部門作為記賬憑證，一聯(lián)交采購部門核對退貨情況。財務部門根據(jù)退貨出庫單及時進行賬務處理，減少庫存商品或原材料等資產(chǎn)科目，并相應調(diào)整應付賬款或預付賬款等負債科目。同時，更新采購訂單臺賬，標記該訂單部分退貨。（六）付款結算1.財務部門根據(jù)采購訂單、送貨單、入庫單等相關憑證，核對無誤后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款結算。2.對于貨到付款的采購業(yè)務，財務部門在收到供應商發(fā)票后，審核發(fā)票的真實性、合法性和準確性。如發(fā)票與采購訂單、送貨單、入庫單等憑證信息一致，且符合公司財務制度規(guī)定，財務部門辦理付款手續(xù)，支付貨款給供應商。3.對于先付款后收貨的采購業(yè)務，財務部門根據(jù)采購合同和付款申請，審核無誤后，辦理預付款支付手續(xù)。在貨物驗收合格并入庫后，按照上述貨到付款的流程進行后續(xù)處理，沖減預付款項。4.財務部門在付款結算過程中，應嚴格遵守銀行結算制度和公司資金管理規(guī)定，確保付款安全、準確、及時。同時，做好付款記錄和賬務處理，定期與供應商核對往來賬款，及時發(fā)現(xiàn)和解決賬款差異問題。三、財務核算與報表（一）會計科目設置1.為準確核算收貨業(yè)務，財務部門應設置以下相關會計科目：“庫存商品”或“原材料”科目：核算公司采購入庫的各類商品或原材料的實際成本。“應付賬款”科目：核算公司因采購業(yè)務而應付給供應商的款項?！邦A付賬款”科目：核算公司因采購業(yè)務而預先支付給供應商的款項?！霸谕疚镔Y”科目：核算公司已支付貨款但尚未驗收入庫的物資采購成本?！安少徺M用”科目：核算公司在采購過程中發(fā)生的運輸費、裝卸費、保險費等相關費用。2.根據(jù)實際業(yè)務需要，可在上述一級科目下設置明細科目，以便更詳細地記錄和反映收貨業(yè)務的財務信息。（二）賬務處理流程1.采購訂單下達時，財務部門根據(jù)采購訂單臺賬記錄相關信息，不進行賬務處理。2.貨物驗收入庫時，財務部門根據(jù)入庫單，借記“庫存商品”或“原材料”科目，貸記“應付賬款”或“預付賬款”科目（貨到付款情況下貸記“應付賬款”，先付款后收貨情況下貸記“預付賬款”）。如采購過程中發(fā)生采購費用，借記“采購費用”科目，貸記“銀行存款”等相關科目，并按照一定的分配方法分攤計入采購成本。3.退貨處理時（包括部分退貨），財務部門根據(jù)退貨出庫單，借記“應付賬款”或“預付賬款”科目（根據(jù)原付款情況），貸記“庫存商品”或“原材料”科目。如因退貨發(fā)生相關費用，借記“采購費用”科目（紅字），貸記“銀行存款”等相關科目（紅字），并相應調(diào)整采購成本。4.付款結算時，財務部門根據(jù)付款憑證，借記“應付賬款”或“預付賬款”科目，貸記“銀行存款”科目。如涉及預付款沖減，按照實際沖減金額進行賬務處理。（三）財務報表編制1.財務部門應定期編制與收貨業(yè)務相關的財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.在資產(chǎn)負債表中，“庫存商品”或“原材料”項目反映公司期末庫存商品或原材料的實際成本；“應付賬款”和“預付賬款”項目分別反映公司應付未付和預付的采購款項余額。3.在利潤表中，“營業(yè)成本”項目反映公司本期銷售商品或提供勞務所發(fā)生的實際成本，其中包括采購成本和相關采購費用。4.在現(xiàn)金流量表中，“購買商品、接受勞務支付的現(xiàn)金”項目反映公司本期因采購業(yè)務而支付的現(xiàn)金金額，包括貨款、采購費用等。四、內(nèi)部控制與監(jiān)督（一）崗位分工與職責分離1.采購部門負責采購訂單的下達、與供應商溝通協(xié)調(diào)、跟蹤采購進度等工作。采購人員應與供應商保持獨立，不得兼任倉庫管理、財務等相關崗位。2.倉庫管理部門負責貨物的驗收、入庫、保管、出庫等工作。倉庫收貨人員、保管人員和發(fā)貨人員應相互分離，明確各自職責，防止貨物丟失、損壞和舞弊行為。3.財務部門負責收貨業(yè)務的財務核算、付款結算、財務報表編制等工作。財務人員應獨立于采購和倉庫管理部門，確保財務數(shù)據(jù)的真實性和準確性。4.建立崗位定期輪換制度，避免因長期從事同一崗位工作而產(chǎn)生的風險和弊端。（二）授權審批制度1.采購訂單的下達應經(jīng)過采購部門負責人的審核和授權，確保采購業(yè)務符合公司生產(chǎn)經(jīng)營需要和預算安排。2.貨物驗收過程中，驗收人員應嚴格按照驗收標準進行操作，驗收結果需經(jīng)倉庫管理部門負責人審核確認。對于驗收異常情況，應報采購部門和財務部門負責人審批后處理。3.入庫單、退貨出庫單等單據(jù)的填寫和審核應按照規(guī)定的流程進行，相關負責人應簽字確認，確保單據(jù)信息準確無誤。4.付款結算應嚴格按照公司資金審批制度執(zhí)行，根據(jù)采購金額大小和付款方式，分別由不同層級的管理人員進行審批，確保付款安全、合規(guī)。（三）內(nèi)部審計與監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對收貨業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查收貨財務制度的執(zhí)行情況，包括采購訂單的執(zhí)行、貨物驗收、入庫處理、付款結算等環(huán)節(jié)。2.審計人員應審查相關憑證、單據(jù)的真實性、完整性和合法性，檢查賬務處理是否正確，內(nèi)部控制是否有效。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.財務部門應定期對收貨業(yè)務的財務數(shù)據(jù)進行自查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正可能存在的錯誤和問題。同時，配合內(nèi)部審計部門的工作，提供相關財務資料和信息。（四）信息溝通與反饋1.采購部門、倉庫管理部門和財務部門應建立有效的信息溝通機制，及時傳遞收貨業(yè)務相關信息，確保各部門之間信息共享、協(xié)同工作。2.采購部門應定期向倉庫管理部門和財務部門通報采購訂單的執(zhí)行情況，包括預計到貨時間、變更情況等。倉庫管理部門應及時向采購部門和財務部門反饋貨物驗收、入庫、退貨等情況。財務部門應定期向采購部門和倉庫管理部門提供收貨業(yè)務的財務分析報告，為業(yè)務決策提供支持。3.對于收貨業(yè)務中出現(xiàn)的重大問題或異常情況，各部門應及時溝通