PAGE保證金費用收取財務制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司保證金費用的收取、管理與使用，確保公司財務活動的合法、合規(guī)、有序進行，保障公司及相關方的利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及保證金費用收取的業(yè)務活動，包括但不限于合同交易、項目合作、租賃業(yè)務等。（三）基本原則1.合法性原則：保證金費用的收取、管理與使用必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準的要求。2.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行操作，確保各項業(yè)務活動有章可循、規(guī)范有序。3.安全性原則：保障保證金資金的安全，防止資金損失和挪用等風險。4.透明性原則：保證金費用的收取、使用情況應保持公開透明，接受內部監(jiān)督和相關方的查詢。二、保證金費用的收?。ㄒ唬┦杖∫罁?.根據公司與客戶簽訂的合同條款，明確約定保證金的收取事項，包括保證金的金額、收取方式、收取時間等。2.對于法律法規(guī)或行業(yè)標準有明確規(guī)定需要收取保證金的業(yè)務，按照相應要求執(zhí)行。（二）收取標準1.保證金金額應根據業(yè)務風險程度、合同金額大小、合作期限長短等因素合理確定，確保既能有效防范風險，又不過高增加客戶負擔。2.在制定具體業(yè)務的保證金收取標準時，需經過相關部門的評估和審核，確保標準的合理性和公正性。（三）收取方式1.現金收?。簩τ诮痤~較小、客戶要求以現金方式繳納保證金的情況，應在公司指定的收款地點，由專人負責收取，并開具收款收據。收款收據應注明保證金的性質、金額、繳納人等信息，并加蓋公司財務專用章。2.銀行轉賬：鼓勵客戶通過銀行轉賬方式繳納保證金。財務部門應提供詳細的銀行賬戶信息，包括開戶行名稱、賬號等，并要求客戶在轉賬時注明保證金的相關信息，如合同編號、業(yè)務名稱等。財務人員在收到銀行到賬通知后，應及時核對轉賬信息，并進行相應的賬務處理。3.票據支付：對于符合規(guī)定的票據支付保證金的情況，財務人員應按照票據管理的相關規(guī)定進行審核、入賬等操作。（四）收取流程1.業(yè)務發(fā)起：業(yè)務部門在與客戶簽訂合同或開展相關業(yè)務前，根據合同條款或業(yè)務要求，確定保證金的收取事項，并填寫《保證金收取申請表》，詳細注明業(yè)務信息、保證金金額、收取方式、預計收取時間等內容。2.審批：《保證金收取申請表》提交至業(yè)務部門負責人進行初審，初審通過后，報分管領導審批。分管領導應根據業(yè)務情況和公司規(guī)定，對保證金的收取事項進行審核，簽署審批意見。3.通知客戶：業(yè)務部門根據審批通過的《保證金收取申請表》，及時通知客戶繳納保證金，并告知客戶具體的收取方式、時間要求等信息。4.收取與記錄：財務部門按照規(guī)定的收取方式收取保證金，并進行詳細記錄。記錄內容包括收取日期、繳納人、保證金金額、收取方式、合同編號等信息。同時，開具相應的收款憑證。5.信息傳遞：財務部門在收取保證金后，應及時將收款信息反饋給業(yè)務部門，確保業(yè)務部門能夠及時掌握保證金的繳納情況。三、保證金費用的管理（一）賬戶設置1.公司應設立專門的保證金賬戶，用于存放客戶繳納的保證金。保證金賬戶應與公司其他賬戶嚴格區(qū)分，確保資金的獨立性和安全性。2.保證金賬戶的開戶銀行應選擇信譽良好、資金管理規(guī)范的銀行，并簽訂相關的賬戶管理協議，明確雙方的權利和義務。（二）資金存放1.保證金應足額存入保證金賬戶，不得截留、挪用或擅自使用。財務人員應定期核對保證金賬戶余額，確保賬實相符。2.對于保證金賬戶中的資金，應按照銀行存款管理的相關規(guī)定進行存放，確保資金的收益最大化。如根據銀行規(guī)定可進行定期存款等操作，應在確保資金安全和流動性的前提下，合理安排存款期限和金額。（三）賬務處理1.財務部門應按照會計準則和公司財務制度的要求，對保證金的收取、退還、使用等情況進行及時、準確的賬務處理。2.在收到保證金時，應借記“銀行存款保證金賬戶”科目，貸記相應的保證金收入科目；在退還保證金時，應借記相應的保證金支出科目，貸記“銀行存款保證金賬戶”科目。3.對于保證金的使用情況，應根據實際用途進行明細核算，確保賬務清晰、準確反映保證金資金的流向。（四）定期盤點1.公司應定期對保證金賬戶進行盤點，確保賬實相符。盤點工作由財務部門牽頭，會同相關業(yè)務部門共同進行。2.盤點內容包括保證金賬戶余額、銀行存款對賬單、收款憑證、退款記錄等相關資料。盤點結束后，應編制《保證金盤點報告》，詳細記錄盤點情況，如發(fā)現賬實不符等問題，應及時查明原因并進行處理。（五）風險監(jiān)控1.建立保證金風險監(jiān)控機制，密切關注保證金賬戶的資金動態(tài)、業(yè)務進展情況以及客戶信用狀況等，及時發(fā)現和預警潛在的風險。2.對于保證金金額較大、業(yè)務風險較高的項目，應加強重點監(jiān)控，定期評估風險狀況，并采取相應的風險防范措施。四、保證金費用的退還（一）退還條件1.根據合同約定，在業(yè)務完成、客戶履行全部義務且無任何違約行為的情況下，公司應按照規(guī)定退還客戶繳納的保證金。2.如因公司原因導致業(yè)務無法正常開展或提前終止合同，且符合合同約定的退還保證金條件的，應及時退還客戶保證金。（二）退還流程1.申請：業(yè)務部門在確認客戶符合保證金退還條件后，填寫《保證金退還申請表》，詳細注明業(yè)務信息、保證金金額、退還原因、預計退還時間等內容。2.審批：《保證金退還申請表》提交至業(yè)務部門負責人進行初審，初審通過后，報分管領導審批。分管領導應根據業(yè)務情況和公司規(guī)定，對保證金的退還事項進行審核，簽署審批意見。3.通知客戶：業(yè)務部門根據審批通過的《保證金退還申請表》，及時通知客戶辦理保證金退還手續(xù)，并告知客戶具體的退還方式、時間要求等信息。4.退還與記錄：財務部門按照規(guī)定的退還方式將保證金退還給客戶，并進行詳細記錄。記錄內容包括退還日期、退還人、保證金金額、退還方式、合同編號等信息。同時，開具相應的退款憑證。5.信息傳遞：財務部門在退還保證金后，應及時將退款信息反饋給業(yè)務部門，確保業(yè)務部門能夠及時掌握保證金的退還情況。（三）特殊情況處理1.如客戶對保證金退還金額、退還方式等存在異議，業(yè)務部門應及時與客戶溝通協商，查明原因并妥善處理。如協商不成，可通過法律途徑解決。2.對于因不可抗力等特殊原因導致無法按時退還保證金的情況，業(yè)務部門應及時向客戶說明情況，并在不可抗力因素消除后盡快辦理退還手續(xù)。五、保證金費用的使用（一）使用范圍1.保證金費用的使用應嚴格按照合同約定或相關規(guī)定執(zhí)行，主要用于保障公司在業(yè)務活動中的權益，如因客戶違約造成的損失賠償、合同履行過程中的費用支出等。2.在使用保證金時，必須確保資金用途合法、合規(guī)，不得挪作他用。（二）使用審批1.當需要使用保證金時，由相關業(yè)務部門填寫《保證金使用申請表》，詳細注明業(yè)務信息、保證金金額、使用原因、預計使用金額、使用時間等內容。2.《保證金使用申請表》提交至業(yè)務部門負責人進行初審，初審通過后，報分管領導審批。分管領導應根據業(yè)務情況和公司規(guī)定，對保證金的使用事項進行審核，簽署審批意見。3.對于金額較大的保證金使用事項，還需提交公司管理層會議審議通過。（三）使用流程1.根據審批通過的《保證金使用申請表》，財務部門按照規(guī)定的支付方式進行資金支付。支付方式包括銀行轉賬、支票支付、現金支付等，應根據實際情況選擇合適的支付方式，并確保支付過程的安全、準確。2.在支付保證金后，財務人員應及時進行賬務處理，借記相應的保證金支出科目，貸記“銀行存款保證金賬戶”科目。同時，將支付憑證等相關資料進行歸檔保存，以備查詢。3.業(yè)務部門應跟蹤保證金的使用情況，確保資金使用合理、有效，并及時向財務部門反饋使用進展情況。（四）使用監(jiān)督1.建立保證金使用監(jiān)督機制，財務部門會同內部審計部門等相關部門定期對保證金的使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保資金使用符合規(guī)定用途和審批要求。2.對于發(fā)現的違規(guī)使用保證金的行為，應及時責令糾正，并按照公司相關規(guī)定追究責任。六、信息披露與查詢（一）信息披露1.公司應按照法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的要求，定期向相關方披露保證金費用的收取、管理、使用等情況，確保信息公開透明。2.披露內容包括保證金收取金額、收取業(yè)務范圍、保證金賬戶余額、保證金退還情況、保證金使用情況等。披露方式可通過公司官網、年度報告、定期公告等形式進行。（二）查詢服務1.公司應建立保證金信息查詢渠道，接受客戶及其他相關方的查詢?？蛻艨赏ㄟ^電話、郵件、現場咨詢等方式，查詢其繳納保證金的相關信息。2.財務部門應及時、準確地回復客戶的查詢請求，并提供相關的證明材料和詳細信息，確?？蛻裟軌蛉媪私獗ＷC金的情況。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對保證金費用的收取、管理與使用情況進行審計監(jiān)督，檢查是否符合本制度及相關法律法規(guī)的要求。2.審計部門應制定詳細的審計計劃和審計程序，對保證金業(yè)務進行全面審查，包括合同簽訂、保證金收取、賬戶管理、賬務處理、退還與使用等環(huán)節(jié)。3.對于審計發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。整改情況應向公司管理層報告。（二）外部檢查1.積極配合外部監(jiān)管部門的檢查工作，按照要求提供保證金費用相關的資料和信息，確保公司的財務活動合法合規(guī)。2.對于外部監(jiān)管部門提出的意見和建議，應認真研究并及時整改，不斷完善保證金費用的管理工作。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反本制度規(guī)定，擅自收取、退還保證金或改變保證金使用范圍的行為。2.截留、挪用、侵占保證金資金的行為。3.在保證金收取、管理與使用過程中，故意隱瞞、虛報信息或提供虛假資料的行為。4.其他違反法律法規(guī)和本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關責任人警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成經濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。3.對于涉嫌違法犯罪的