PAGE辦公耗材財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公耗材的財(cái)務(wù)管理，規(guī)范辦公耗材的采購、使用、庫存管理等流程，確保公司辦公耗材的合理使用和成本控制，提高公司財(cái)務(wù)管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門辦公耗材的采購、使用、庫存管理及相關(guān)財(cái)務(wù)核算。（三）基本原則1.預(yù)算控制原則：辦公耗材的采購應(yīng)納入公司年度預(yù)算管理，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，確保費(fèi)用支出的合理性和可控性。2.集中采購原則：對于通用性較強(qiáng)的辦公耗材，實(shí)行集中采購，以降低采購成本，提高采購效率。3.節(jié)約使用原則：各部門應(yīng)合理使用辦公耗材，避免浪費(fèi)，降低辦公成本。4.規(guī)范管理原則：辦公耗材的采購、使用、庫存管理等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保管理規(guī)范、有序。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)辦公耗材的市場調(diào)研，選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。2.根據(jù)各部門需求和庫存情況，制定辦公耗材采購計(jì)劃，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施采購。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保采購合同的合法性、有效性和完整性。4.負(fù)責(zé)辦公耗材采購款項(xiàng)的支付申請和結(jié)算工作。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公耗材需求的統(tǒng)計(jì)和申報，確保需求信息的準(zhǔn)確、及時。2.按照規(guī)定的流程領(lǐng)用辦公耗材，合理使用辦公耗材，避免浪費(fèi)。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行辦公耗材的驗(yàn)收工作。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)辦公耗材的驗(yàn)收入庫、存儲保管、出庫發(fā)放等工作，確保庫存辦公耗材的安全、完整。2.定期對庫存辦公耗材進(jìn)行盤點(diǎn)，編制庫存盤點(diǎn)報表，及時反映庫存情況。3.協(xié)助采購部門和使用部門做好辦公耗材的庫存管理工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定辦公耗材財(cái)務(wù)管理制度和核算辦法，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門執(zhí)行辦公耗材財(cái)務(wù)制度。2.審核辦公耗材采購計(jì)劃、采購合同、報銷憑證等，確保財(cái)務(wù)支出的合規(guī)性。3.負(fù)責(zé)辦公耗材費(fèi)用的賬務(wù)處理和財(cái)務(wù)分析，定期編制辦公耗材費(fèi)用報表，為公司決策提供依據(jù)。4.參與辦公耗材的采購招標(biāo)、供應(yīng)商評估等工作，從財(cái)務(wù)角度提出意見和建議。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作需要和實(shí)際情況，每月[具體時間]前向采購部門提交次月辦公耗材需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公耗材的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.采購部門收到各部門提交的需求計(jì)劃后，應(yīng)結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，制定辦公耗材采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦公耗材采購計(jì)劃經(jīng)審批后，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃組織采購，不得擅自變更采購計(jì)劃。如因特殊情況需要變更采購計(jì)劃，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道進(jìn)行辦公耗材供應(yīng)商的選擇，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)采購等方式。2.對擬選擇的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行資質(zhì)審查和實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等情況，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和實(shí)力。3.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評價情況等內(nèi)容，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和調(diào)整。4.與供應(yīng)商簽訂采購合同前，采購部門應(yīng)將合同文本提交財(cái)務(wù)部門審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)出采購訂單或詢價單，明確采購品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)等要求。2.供應(yīng)商收到采購訂單或詢價單后，應(yīng)及時確認(rèn)并按照約定的時間和地點(diǎn)交貨。3.辦公耗材到貨后，采購部門應(yīng)會同倉庫管理部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.驗(yàn)收合格的辦公耗材，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)包括日期、供應(yīng)商名稱、品種、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息。5.采購部門根據(jù)驗(yàn)收合格的入庫單和采購合同，及時辦理采購款項(xiàng)的支付申請。支付申請應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、采購合同編號、采購金額、已支付金額、本次申請支付金額等信息，并附上發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證。6.財(cái)務(wù)部門收到采購部門提交的支付申請后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行審核。審核通過后，辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。四、使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公耗材的領(lǐng)用工作。領(lǐng)用人員應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用日期、部門名稱、領(lǐng)用人姓名、辦公耗材品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.倉庫管理部門根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請表，按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放辦公耗材，并填寫出庫單。出庫單應(yīng)包括日期、領(lǐng)用部門名稱、領(lǐng)用人姓名、辦公耗材品種、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息。3.領(lǐng)用人員應(yīng)在出庫單上簽字確認(rèn)，并妥善保管領(lǐng)用的辦公耗材。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)教育和引導(dǎo)員工合理使用辦公耗材，提倡節(jié)約使用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。2.對于一些價格較高或用量較大的辦公耗材，如打印機(jī)墨盒、硒鼓等，應(yīng)采取限額使用或定期統(tǒng)計(jì)用量等方式進(jìn)行管理，確保合理使用。3.員工在使用辦公耗材過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他異常情況，應(yīng)及時向本部門負(fù)責(zé)人報告，并由部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。（三）廢舊耗材回收1.對于廢舊的辦公耗材，如紙張、墨盒、硒鼓等，各部門應(yīng)指定專人進(jìn)行回收和保管。2.倉庫管理部門應(yīng)定期對廢舊辦公耗材進(jìn)行盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。對于有回收價值的廢舊辦公耗材，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)的回收公司進(jìn)行回收處理，回收款項(xiàng)應(yīng)及時上繳公司財(cái)務(wù)。五、庫存管理（一）庫存管理要求1.倉庫管理部門應(yīng)建立健全辦公耗材庫存管理制度，確保庫存辦公耗材的安全、完整。2.辦公耗材應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和盤點(diǎn)。同時，應(yīng)做好防潮、防火、防盜等工作，確保庫存辦公耗材質(zhì)量不受影響。3.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存辦公耗材進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少盤點(diǎn)一次。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)編制庫存盤點(diǎn)報表，如實(shí)反映庫存情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（二）庫存盤點(diǎn)1.庫存盤點(diǎn)工作應(yīng)由倉庫管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)派人參與。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存辦公耗材的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保盤點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制庫存盤點(diǎn)報表，報表內(nèi)容應(yīng)包括日期、倉庫名稱、辦公耗材品種、規(guī)格、賬面數(shù)量、實(shí)際數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及金額等信息。4.對于盤盈或盤虧的辦公耗材，倉庫管理部門應(yīng)查明原因，并提出處理意見。盤盈的辦公耗材應(yīng)及時入賬，盤虧的辦公耗材應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批后處理。（三）庫存預(yù)警1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)辦公耗材的歷史使用情況和庫存周轉(zhuǎn)率等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于或高于預(yù)警指標(biāo)時，應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信息。2.庫存預(yù)警信息應(yīng)及時通知采購部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便采購部門及時組織采購，確保辦公耗材的正常供應(yīng)。六、財(cái)務(wù)核算與報銷（一）財(cái)務(wù)核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度和會計(jì)核算辦法，對辦公耗材的采購、使用、庫存等情況進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)核算。2.辦公耗材采購成本應(yīng)按照實(shí)際支付的金額進(jìn)行核算，包括采購價格、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等。3.辦公耗材領(lǐng)用成本應(yīng)按照加權(quán)平均法或先進(jìn)先出法等方法進(jìn)行核算，確保成本核算的準(zhǔn)確性和合理性。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期編制辦公耗材費(fèi)用報表，反映辦公耗材的采購、使用、庫存等情況，并進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供依據(jù)。（二）報銷規(guī)定1.辦公耗材的報銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)報銷制度執(zhí)行。報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、入庫單、領(lǐng)用申請表等相關(guān)憑證，且憑證內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、合法。2.采購部門報銷辦公耗材采購款項(xiàng)時，應(yīng)提供采購合同、發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證，并填寫費(fèi)用報銷單。費(fèi)用報銷單應(yīng)包括日期、供應(yīng)商名稱、采購合同編號、采購金額、已支付金額、本次申請支付金額等信息。3.使用部門報銷辦公耗材領(lǐng)用費(fèi)用時，應(yīng)提供領(lǐng)用申請表、出庫單等相關(guān)憑證，并填寫費(fèi)用報銷單。費(fèi)用報銷單應(yīng)包括日期、領(lǐng)用部門名稱、領(lǐng)用人姓名、辦公耗材品種、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)報銷制度對報銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后辦理報銷手續(xù)。對于不符合報銷規(guī)定的憑證，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對辦公耗材財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購、使用、庫存管理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注辦公耗材采購的合規(guī)性、費(fèi)用支出的合理性、庫存管理的準(zhǔn)確性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常監(jiān)督1.采購部門、使用部門和倉庫管理部門應(yīng)建立相互監(jiān)督機(jī)制，定期對辦公耗材的采購、使用、庫存管理等情況進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對辦公耗材財(cái)務(wù)核算和報銷的監(jiān)督，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。同時，應(yīng)定期對辦公耗材費(fèi)用進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進(jìn)行調(diào)