PAGE財務(wù)信息化與財務(wù)制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司財務(wù)信息化管理，確保財務(wù)信息的準(zhǔn)確性、及時性、安全性，加強(qiáng)財務(wù)內(nèi)部控制，提高財務(wù)管理效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的財務(wù)信息化工作，包括財務(wù)軟件系統(tǒng)、電子會計檔案管理系統(tǒng)、財務(wù)數(shù)據(jù)傳輸與共享平臺等相關(guān)信息系統(tǒng)的使用、維護(hù)、安全管理等方面。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保財務(wù)信息化工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：財務(wù)信息應(yīng)準(zhǔn)確反映公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，數(shù)據(jù)錄入、處理、存儲應(yīng)準(zhǔn)確無誤。3.及時性原則：及時記錄、處理和傳遞財務(wù)信息，滿足公司財務(wù)管理和決策需要。4.安全性原則：建立健全安全防護(hù)機(jī)制，保障財務(wù)信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止信息泄露、篡改和丟失。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密和敏感財務(wù)信息嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得對外披露。二、財務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)與管理（一）系統(tǒng)規(guī)劃與選型1.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和財務(wù)管理需求，制定財務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，明確系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)、功能模塊、實施進(jìn)度等。2.成立系統(tǒng)選型小組，負(fù)責(zé)對市場上各類財務(wù)軟件進(jìn)行調(diào)研、評估和選型。選型過程中應(yīng)充分考慮軟件的功能適用性、穩(wěn)定性、安全性、易用性、擴(kuò)展性以及供應(yīng)商的技術(shù)支持能力、售后服務(wù)水平等因素。3.與選定的軟件供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括系統(tǒng)功能、技術(shù)支持、培訓(xùn)服務(wù)、升級維護(hù)、數(shù)據(jù)安全等條款。（二）系統(tǒng)實施與上線1.制定系統(tǒng)實施計劃，明確各階段工作任務(wù)、責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)。實施計劃應(yīng)包括系統(tǒng)安裝調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移、用戶培訓(xùn)、系統(tǒng)測試、上線切換等環(huán)節(jié)。2.組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，確保財務(wù)人員熟悉系統(tǒng)操作流程和功能應(yīng)用。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋系統(tǒng)概述、基礎(chǔ)設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理、報表生成與查詢、系統(tǒng)維護(hù)等方面。3.在系統(tǒng)上線前進(jìn)行全面測試，包括功能測試、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性測試、性能測試、安全測試等，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。測試通過后，制定上線切換方案，確保系統(tǒng)平穩(wěn)上線運(yùn)行。（三）系統(tǒng)維護(hù)與升級1.建立系統(tǒng)維護(hù)管理制度，明確系統(tǒng)維護(hù)職責(zé)和流程。指定專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)日常維護(hù)，及時處理系統(tǒng)故障和異常情況，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查和評估，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，及時提出系統(tǒng)升級需求。與軟件供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，制定升級計劃，組織實施系統(tǒng)升級工作。3.在系統(tǒng)升級過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和風(fēng)險評估，采取必要的防范措施，確保升級過程中數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)穩(wěn)定。升級完成后，進(jìn)行全面測試和驗證，確保系統(tǒng)升級后的功能正常、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（四）系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理1.建立健全系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理制度，規(guī)范數(shù)據(jù)錄入、審核、存儲、備份、恢復(fù)等操作流程。確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和完整性，對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，防止錯誤數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。3.加強(qiáng)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問范圍。對涉及公司核心財務(wù)數(shù)據(jù)的操作進(jìn)行審計記錄，以便追溯和查詢。三、財務(wù)制度與財務(wù)信息化的融合（一）財務(wù)制度在信息化系統(tǒng)中的固化1.將公司各項財務(wù)制度和業(yè)務(wù)流程在財務(wù)信息化系統(tǒng)中進(jìn)行固化，通過系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限控制、審批流程等功能，確保財務(wù)工作按照制度要求規(guī)范執(zhí)行。2.在系統(tǒng)中明確各類財務(wù)業(yè)務(wù)的操作規(guī)范和審批流程，如費(fèi)用報銷、資金支付、會計憑證制作、報表生成等，實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)的自動化處理和流程控制。3.根據(jù)財務(wù)制度的變化，及時對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，確保系統(tǒng)功能與財務(wù)制度保持一致。（二）信息化助力財務(wù)制度執(zhí)行與監(jiān)督1.利用財務(wù)信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能，對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實時監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)制度執(zhí)行過程中的異常情況和問題。2.通過系統(tǒng)生成的各類財務(wù)報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和分析報告，為財務(wù)制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查提供有力支持。管理層和財務(wù)部門可以根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，及時調(diào)整管理策略和改進(jìn)措施，確保財務(wù)制度有效執(zhí)行。3.利用系統(tǒng)的審計功能，對財務(wù)業(yè)務(wù)操作進(jìn)行全程記錄和審計，便于追溯和查詢。審計人員可以通過系統(tǒng)審計功能，對財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性進(jìn)行審計監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。四、財務(wù)信息化安全管理（一）安全管理體系建設(shè)1.建立完善的財務(wù)信息化安全管理體系，明確安全管理目標(biāo)、安全策略、安全組織架構(gòu)、安全管理制度和流程等。2.成立安全管理小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司財務(wù)信息化安全管理工作。安全管理小組應(yīng)定期召開會議，研究解決安全管理工作中的重大問題，制定安全工作計劃和措施。3.制定安全管理制度，包括網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、系統(tǒng)安全管理制度、數(shù)據(jù)安全管理制度、用戶安全管理制度等，明確各項安全管理工作的具體要求和操作流程。（二）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.加強(qiáng)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問和攻擊。2.對公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限。對涉及財務(wù)核心業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)區(qū)域進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)，限制非授權(quán)人員訪問。3.定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時更新系統(tǒng)補(bǔ)丁和病毒庫，確保網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)的有效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.對財務(wù)信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全加固，設(shè)置系統(tǒng)訪問密碼、加密機(jī)制、安全審計等功能，防止系統(tǒng)被非法入侵和篡改。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)安全漏洞。對系統(tǒng)安全風(fēng)險進(jìn)行分類分級管理，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。3.建立系統(tǒng)安全應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對系統(tǒng)安全突發(fā)事件的能力。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的安全性。采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密算法，對重要財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被竊取和篡改。2.加強(qiáng)對數(shù)據(jù)備份介質(zhì)的安全管理，備份介質(zhì)應(yīng)存放在安全可靠的地方，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行異地存儲，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，根據(jù)用戶崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置不同的數(shù)據(jù)訪問級別。對涉及公司機(jī)密的財務(wù)數(shù)據(jù)，實行專人專管，嚴(yán)格限制訪問范圍。（五）用戶安全管理1.對財務(wù)信息化系統(tǒng)用戶進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和授權(quán)管理，采用用戶名、密碼、數(shù)字證書等多種認(rèn)證方式，確保用戶身份的真實性和合法性。2.定期對用戶賬號進(jìn)行清理和審核，刪除長期未使用的賬號，對離職人員的賬號及時進(jìn)行停用和注銷。加強(qiáng)對用戶賬號密碼的管理，要求用戶定期更換密碼，并設(shè)置強(qiáng)密碼策略。3.對用戶的操作行為進(jìn)行審計記錄，包括登錄時間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等。審計記錄應(yīng)保存一定期限，以便進(jìn)行追溯和查詢。五、電子會計檔案管理（一）電子會計檔案的定義與范圍1.本制度所稱電子會計檔案是指公司在進(jìn)行財務(wù)信息化管理過程中形成的，具有保存價值的電子會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計資料。2.電子會計檔案包括系統(tǒng)生成的電子憑證、電子報表、電子文檔等，以及通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換為電子格式的會計檔案資料。（二）電子會計檔案的收集與整理1.財務(wù)部門應(yīng)按照會計檔案管理要求，及時收集、整理電子會計檔案。電子會計檔案應(yīng)保持原有的格式和內(nèi)容，確保其真實性和完整性。2.對收集到的電子會計檔案進(jìn)行分類整理，按照年度、月份、類別等進(jìn)行歸檔。建立電子會計檔案目錄索引，便于查詢和檢索。3.在整理電子會計檔案過程中，應(yīng)對電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、作者、格式、大小等信息，確保電子會計檔案的可理解性和可追溯性。（三）電子會計檔案的存儲與保管1.電子會計檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤等。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)存儲的安全性和可靠性。2.對電子會計檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。備份周期應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和業(yè)務(wù)需求確定，一般應(yīng)至少每月進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份。3.電子會計檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。在鑒定和銷毀電子會計檔案前，應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（四）電子會計檔案的查閱與使用1.嚴(yán)格控制電子會計檔案的查閱和使用權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和使用電子會計檔案。查閱和使用電子會計檔案應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。2