PAGE衛(wèi)生美容采購制度及流程一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司衛(wèi)生美容產(chǎn)品的采購行為，確保所采購的產(chǎn)品符合質(zhì)量要求，滿足公司業(yè)務(wù)需求，同時保證采購過程的透明、公正、廉潔，維護公司的合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于公司所有衛(wèi)生美容產(chǎn)品的采購活動，包括但不限于護膚品、化妝品、清潔用品、美容儀器及相關(guān)耗材等。3.采購原則質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購產(chǎn)品符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公平競爭原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機會參與投標(biāo)，不得偏袒任何一方。成本效益原則：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益，實現(xiàn)公司利益最大化。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益，確保采購活動的廉潔性。二、采購組織與職責(zé)1.采購部門負責(zé)制定采購計劃：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和庫存情況，定期制定衛(wèi)生美容產(chǎn)品采購計劃，明確采購品種、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等內(nèi)容。供應(yīng)商管理：建立和維護供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評估、選擇、考核和管理，確保供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽符合公司要求。采購執(zhí)行：按照采購計劃和相關(guān)審批流程，組織實施采購活動，與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。采購成本控制：通過市場調(diào)研、談判協(xié)商等方式，合理控制采購成本，降低采購價格，提高采購效益。采購數(shù)據(jù)分析：定期對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析和總結(jié)，為公司決策提供參考依據(jù)，不斷優(yōu)化采購流程和策略。2.需求部門提出采購需求：根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需要，及時向采購部門提出衛(wèi)生美容產(chǎn)品的采購申請，明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等詳細信息。參與供應(yīng)商選擇：協(xié)助采購部門對供應(yīng)商進行評估和選擇，提供相關(guān)技術(shù)支持和意見建議，確保所采購產(chǎn)品符合本部門實際需求。驗收采購產(chǎn)品：負責(zé)對采購產(chǎn)品進行驗收，檢查產(chǎn)品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等是否符合采購合同要求，如發(fā)現(xiàn)問題及時與采購部門溝通并處理。3.質(zhì)量控制部門制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定衛(wèi)生美容產(chǎn)品的質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法。參與供應(yīng)商評估：對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品樣品進行質(zhì)量檢驗和評估，確保供應(yīng)商具備生產(chǎn)符合公司質(zhì)量要求產(chǎn)品的能力。監(jiān)督采購產(chǎn)品驗收：在采購產(chǎn)品驗收過程中，對驗收工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保驗收結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。處理質(zhì)量問題：對采購產(chǎn)品出現(xiàn)的質(zhì)量問題進行調(diào)查、分析和處理，提出改進措施和建議，防止類似問題再次發(fā)生。4.財務(wù)部門審核采購預(yù)算：對采購部門提交的采購計劃進行財務(wù)審核，確保采購預(yù)算合理、合規(guī)，符合公司財務(wù)管理制度要求。支付貨款：按照采購合同約定和公司財務(wù)審批流程，及時支付供應(yīng)商貨款，確保公司資金安全和正常流轉(zhuǎn)。成本核算與分析：對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助采購部門控制采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。三、采購流程1.采購申請需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫衛(wèi)生美容產(chǎn)品采購申請表，詳細說明采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間、采購預(yù)算等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。提交采購申請表：采購申請表經(jīng)需求部門負責(zé)人簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門初審：采購部門收到采購申請表后，對采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性進行初審。審核內(nèi)容包括采購需求是否真實、準(zhǔn)確，采購預(yù)算是否合理，是否符合公司采購政策和相關(guān)規(guī)定等。如初審?fù)ㄟ^，采購部門將采購申請表提交至相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)。審批領(lǐng)導(dǎo)審批：審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司授權(quán)和職責(zé)范圍，對采購申請表進行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮采購需求、預(yù)算、市場情況等因素，做出審批決定。如審批通過，采購申請表進入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)；如審批不通過，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因，并根據(jù)審批意見進行調(diào)整或終止采購申請。3.供應(yīng)商選擇與評估發(fā)布采購信息：采購部門根據(jù)采購產(chǎn)品的特點和要求，通過公司內(nèi)部采購系統(tǒng)、行業(yè)網(wǎng)站、供應(yīng)商推薦等渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。采購信息應(yīng)明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、付款方式等內(nèi)容。供應(yīng)商報名：潛在供應(yīng)商收到采購信息后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)填寫報名登記表，提交相關(guān)資質(zhì)證明文件（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書、稅務(wù)登記證等）、產(chǎn)品樣本、報價單等資料，報名參與采購項目。供應(yīng)商篩選：采購部門對報名供應(yīng)商提交的資料進行初步篩選，剔除不符合要求的供應(yīng)商。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。實地考察與評估：采購部門組織對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)水平、人員素質(zhì)等情況。同時，采購部門還應(yīng)向供應(yīng)商的客戶、合作伙伴等進行調(diào)查，了解其口碑和信譽情況。根據(jù)實地考察和調(diào)查結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評估，確定入圍供應(yīng)商名單。確定中標(biāo)供應(yīng)商：采購部門組織入圍供應(yīng)商進行投標(biāo)報價，根據(jù)供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素進行綜合評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。中標(biāo)供應(yīng)商確定后，采購部門應(yīng)向其發(fā)出中標(biāo)通知書，并與其簽訂采購合同。4.采購合同簽訂合同起草：采購部門根據(jù)中標(biāo)結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確保合同的合法性、有效性和可操作性。合同審核：采購合同起草完成后，應(yīng)提交至公司法律部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。法律部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險防范條款；財務(wù)部門主要審核合同付款方式、結(jié)算周期等財務(wù)條款；其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對合同相關(guān)條款進行審核。審核通過后，采購合同提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。合同簽訂：采購合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后由采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同約定履行職責(zé)。5.采購訂單下達采購訂單生成：采購部門根據(jù)采購合同，生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、付款方式等內(nèi)容，并與采購合同保持一致。采購訂單審核：采購訂單生成后，應(yīng)提交至采購部門負責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括采購訂單與采購合同的一致性、訂單信息的準(zhǔn)確性、交貨時間的合理性等。審核通過后，采購訂單發(fā)送至供應(yīng)商。6.采購產(chǎn)品驗收到貨通知：采購產(chǎn)品到貨前，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購部門和需求部門。采購部門收到到貨通知后，應(yīng)及時通知質(zhì)量控制部門和需求部門安排驗收人員進行驗收。驗收準(zhǔn)備：驗收人員在驗收前應(yīng)熟悉采購合同要求和產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗收所需的工具和設(shè)備，如檢測儀器、量具、文件資料等。初步驗收：驗收人員按照采購合同要求和產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對采購產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、外觀等進行初步驗收。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)量不符、規(guī)格錯誤、外觀損壞等問題，應(yīng)及時記錄并與供應(yīng)商溝通解決。質(zhì)量驗收：質(zhì)量控制部門按照制定的質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法，對采購產(chǎn)品進行質(zhì)量檢驗。質(zhì)量檢驗可采用抽樣檢驗、全檢等方式進行。如檢驗結(jié)果符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量控制部門出具質(zhì)量檢驗報告；如檢驗結(jié)果不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨等處理方式。驗收報告：驗收完成后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量檢驗結(jié)果、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認后，提交至采購部門、需求部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)部門存檔。7.采購付款付款申請：采購產(chǎn)品驗收合格后，供應(yīng)商應(yīng)向采購部門提交付款申請。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上驗收報告、發(fā)票等相關(guān)證明文件。付款審核：采購部門收到供應(yīng)商付款申請后，對付款申請的真實性、準(zhǔn)確性、完整性進行審核。審核內(nèi)容包括采購合同執(zhí)行情況、驗收報告是否真實有效、發(fā)票是否合規(guī)等。審核通過后，采購部門將付款申請?zhí)峤恢霖攧?wù)部門。財務(wù)付款：財務(wù)部門收到采購部門提交的付款申請后，按照公司財務(wù)管理制度和采購合同約定，對付款申請進行財務(wù)審核。審核內(nèi)容包括付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合規(guī)定、資金是否充足等。審核通過后，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)，支付供應(yīng)商貨款。四、采購風(fēng)險管理1.供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商可能存在提供虛假信息、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等風(fēng)險。為降低供應(yīng)商風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強供應(yīng)商管理，建立嚴(yán)格的供應(yīng)商評估和選擇機制，定期對供應(yīng)商進行考核和評價，及時淘汰不合格供應(yīng)商。同時，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款，以保障公司的合法權(quán)益。2.質(zhì)量風(fēng)險：采購產(chǎn)品可能存在質(zhì)量問題，影響公司業(yè)務(wù)正常開展和客戶滿意度。為降低質(zhì)量風(fēng)險，質(zhì)量控制部門應(yīng)制定嚴(yán)格的質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法，加強對采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗和監(jiān)督。采購部門應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量認證證書等相關(guān)證明文件。在采購合同中應(yīng)明確質(zhì)量條款，約定質(zhì)量問題的處理方式和賠償責(zé)任。3.價格風(fēng)險：市場價格波動可能導(dǎo)致采購成本上升，影響公司經(jīng)濟效益。為降低價格風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強市場調(diào)研和價格分析，及時掌握市場價格動態(tài)，合理制定采購預(yù)算和采購計劃。在采購過程中，采購部門應(yīng)通過談判協(xié)商、招標(biāo)采購等方式，爭取有利的采購價格。同時，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過批量采購、戰(zhàn)略合作等方式，降低采購成本。4.合同風(fēng)險：采購合同可能存在條款不明確、違約責(zé)任不清、法律風(fēng)險等問題。為降低合同風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強合同管理，起草合同前應(yīng)充分征求公司法律部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門的意見建議，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、嚴(yán)謹。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，督促雙方履行合同義務(wù)，如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的法律措施維護公司合法權(quán)益。五、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督采購部門內(nèi)部監(jiān)督：采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，規(guī)范采購行為。采購部門負責(zé)人應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正處理。公司內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購成本是否合理、采購質(zhì)量是否符合要求等。審計部門應(yīng)出具審計報告，提出審計意見和建議，督促采購部門改進工作，提高采購管理水平。2.外部監(jiān)督法律法規(guī)監(jiān)督：公司采購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查。如發(fā)現(xiàn)公司采購活動存在違法違規(guī)行為，將依法追究相關(guān)責(zé)任人員的法律責(zé)任。社會監(jiān)督：公司應(yīng)主動接受